既存の「なにか」紙の書類や、本や雑誌のページをお手本にして、パソコンで、EXCELやWORDの新規作成を開いて、タイトルや文章を入力、レイアウトして文書作成の練習してみます。お手本と、印刷した文書が同じに見えれば、成功です。

印刷する前に、印刷プレビュー(A4)で、作成したページ全体のイメージをお手本と見比べてから、印刷ボタンを押します。

お手本は、議事録や作業手順書など仕事で使うドキュメントばかりでなく、読書中の本やマガジン、通販カタログのページ、広告チラシやパンフレットなどでも練習できます。ページに画像がある場合は、画像サイズやレイアウトまで、お手本そっくりにEXCELやWORD画面に配置して、印刷プレビューしてみます。

印刷した紙の資料の元ファイルが、EXCELかWORDか、分からなくても、どちらでもよいのですが、EXCELとWORDでまったく同じ印刷イメージを作る事は、けっこう難しいかもしれません。

EXCELの場合、行列枠線の幅を調整して構いません。セル内で中央揃えや均等割付など、書式設定の小技を試すより、ページ横幅の半分の位置とか4分の3のくらいの位置などと、入力する位置を列ごと左右に移動して調整します。表内のレイアウトはセル結合が必要な場合もよくあります。またセルの適当な位置から項目名やデータ文を配置したり行頭を揃えるために、インデントでなく、列幅で（列幅が狭い列、広い列）2列分で分割して表示する方法もあります。表罫線はワンタッチで格子にせず、印刷した時に表に見えるように、罫線を設定します。