「EXCEL WORKSHOP TRIAL」カテゴリーアーカイブ

EXCEL WORKSHOP TRIAL

EXCEL◇ オートフィルタ― 空白行削除

2012-12-13 Gucchi_ig

オートフィルタは、選択したデータを抽出することができますが、逆に、不要なデータ行をフィルタで抽出して、削除することができます。

たとえばデータ表に、番号だけでデータがない行がある場合に、オートフィルタで「空白セル」にチェックを入れて実行します。（すべてを選択）のチェックをはずして、一番下に（空白セル）のチェックのみ。OKすると、空白行が抽出されますので、データ表範囲の空白行を行選択して行の削除をしますと、データ表がすっきりします。

他の列のデータが表示され、データが必要な場合は、そのデータ列でさらに空白行セルをチェックして抽出します。

空白セルばかりでなく、不要なデータ行があれば、フィルタで空白セルと同様に、チェックを入れて抽出して削除することができます。

［Deleat］キーでデータ削除することと、行削除の操作することは、意味が違います。

ですが、いずれにしろ、行削除やデータ削除を操作したあとで、やっぱり消さない方がよかったと気付いたら、ショートカットで・キー Ctrl + Z（元に戻す）を試します。Ctrl キーを押しながら、Zキーを何度か押す、削除したデータが元に戻るまで、 Ctrl + Z　を繰返します。

この元に戻す操作は、ショートカット・キー Ctrl + S (Save) で上書き保存しても、EXCELが開いたままの状態であれば、Ctrl + Zで元に戻すことができます。

しかしながら、いったんEXCELを終了して、閉じてしまうと、上書き保存した状態のまま元に戻らなくなります。

データベース作業の前に、念のためバックアップ(シートのコピー操作)を1回、心得ておくことが大事です。

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EXCEL◇RAND()がはたらく

2012-12-12 Gucchi_ig

RAND関数のランダム値は、サンプルデータに利用できます。
EXCELがダイナミックな働きをします。
表の値に =rand() を入力して列にコピー、ワークシートを［F9］キーで再読み込みするたびに乱数、ランダムに値が表示され、サンプル値などに使われます。

=RAND() のみでは 1未満の数値が発生しますので、数式を追加して10倍、100倍、1000倍に見せる、また関数を組み合わると整数値にすることも可能です。

ところで、このRAND関数 =RAND() を、Microsoft Word で使用してみますと、手頃な日本語サンプル文がWORD文書の画面に出てきます。WORDの空白のどこでも構いませんので、

=rand()

と入力して、［Enter］キーを押します。

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EXCEL◇PHONETIC・考察

2012-12-10 Gucchi_ig

YouTube(インターネット動画共有サービス) で、自作EXCEL動画講座をグローバル配信している管理者が増えています。キーワード　EXCEL、FUNCTION（関数）で検索すると、EXCELの関数に関する様々な動画レクチャーを見ることが出来ます。

検索キーワードを「PHONETIC 」に絞り込むと、、PHONETIC関数の仕様解説、チュートリアルのサイトが検索されます。日本語(Furigana)、中国語(Pinyin)、Hindi、 URDU 、等々、PHONETIC 機能をインストールする説明が見られることから、PHONETIC関数は、 Microsoft Officeの外国語版ユーザ向けのアドイン機能と思われます。Microsoft Japan の製品ソフトは、既定で日本語ふりがな機能やPHONETIC関数のフリガナがセットされているものということです。

さらに、WEBサーチで、キーワード PHONETIC を検索すると、キッズ向けアルファベット学習絵本のような学習教材の動画が多数ヒットします。動画の画面に単語や短文、文字が表示され、それを読み上げるキャラクターが登場しています。画面に描かれている文字や短文がPHONETIC なのか、読みの音声の方がPHONETIC なのかは解りません。

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EXCEL◇SUBTOTAL とSUM関数

2012-12-09 Gucchi_ig

オートフィルタでデータ抽出して、表の列データを合計する場合です。
どこか空いているセルに［Σ］ AutoSum (オートサム・ボタン)を使って合計を計算する数式を作ろうとすると、「=SUBTATAL」が表示されています。オートフィルタをオフにしている時はSUMなのですが、オートフィルタが実行されているとSUBTATAL です。

#NAME?

SUBTATAL は、オートフィルタを条件でセットあるいはリセットして表示されているデータの合計を計算しています。
SUM関数の合計値は、選択範囲や選択データの合計を計算しますので、SUBTATALの場合と計算結果が異なる場合と同じ値の場合があります。SUM関数を使うときは、オートフィルタで非表示のセルも引数で選択していると合計されています。

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EXCEL◇EXCEL 2013評価版ダウンロード　

Excel2013がまた進化してます！
Microsoft Office のWebサイトから評価版無料ダウンロードできます。

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EXCEL◇ 表計算とバーチャル損得勘定

2012-12-03 Gucchi_ig

日々の収支をEXCEL表にする場合です。「損得勘定」表を実際に作成してみるとき、毎月の給料日を「収入」データの列に設定すると、条件不足です。お財布の中身の金額をテーマにすると、毎日のように出費があるので、レシートや領収書を保管しておいて、あとでまとめてEXCEL表に入力することができますが、空っぽになりそうなお財布に資金を追加する時に、収入のデータを追加入力、「本日の予算」として、表計算で「収入ー支出」の数式を見ると、日々の収支が一見して明らかになります。

たいていは、頭の中で追加した資金分をバーチャル加算していて、「本日の予算」の金額入力は省略、日々の収支はアバウトになりがちです。まだまだある、と思っていたのに、もうお財布が空っぽになりそう。実際の数式に依存、感覚的な収支勘定よりも、EXCEL計算式の方が現実です。自分自身で作成したEXCEL表が気になって、終始使ったお金を見張られている気がすると、予算に余裕ができるかも。

EXCEL表計算は、コンピュータがやる仕事ですから。情け容赦なく、絶対に正しい。自分で作ったEXCEL表に従わざるを得なくなり、無情な事です。日報や日記より、自分の日常を自分で知る手掛かりになるかもしれません。

「本日の予算」を、「本日の賭け金」などと置き換えて表計算を活用したり、ほとんどの場合、実際にEXCEL表を作ってみなくても、頭の中で日々の収支のくらいできるはずなのに、と思ってしまいます。

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EXCEL◇名刺から個人情報データベースを作成　

2012-12-01 Gucchi_ig

名刺を整理するシーズンです。Outlookなどグループウェアのアドレス帳や名刺管理ソフトなど便利なツールがありますが、最初に1度データを入力しておかなければなりません。名刺管理ソフトに一度データ入力してあれば、EXCELにエクスポートして加工管理が出来るようになります。
住所などのや個人情報データ入力を面倒に感じるのは、
・氏名(姓,名)
・郵便番号(3桁-4桁）
・住所(都道府県,市区町村,丁目番地号,建物名,室番号)
・電話番号（市外局番―市内局番―個別番号）
・モバイル(携帯)番号　(電話番号,モバイルアドレス)
・勤務先名（郵便番号,住所,電話番号,内線番号,部署名,役職名,勤務先アドレス,URL）

以上の情報がすべて揃って1人分の個人データです。ローマ字入力で人名漢字変換など、誤字が無いように入力しなければなりませんので、とても億劫に感じます。

しかも、データ入力にルールがあります。

・氏名　全角フィールド，英字は文字数制限あり
・郵便番号　半角数字
・住所「都道府県」全角フィールド

　「以下住所」全角フィールド

　「番地」全角数字フィールド、ハイフン記号等あり

　「建物名号室」全角フィールド、アラビア数字などあり
・電話番号　半角数字、ハイフン記号あり
・メールアドレス　半角英数字

「個人情報」入力には、日本語データ入力のすべての要素があります。

機密性が高い個人情報のデータベース入力、顧客情報テーブルを作成する際に、データ入力専門の事業者や、入力専門職のスタッフさんに依頼するほどです。パソコン入力のスキルが問われます。

住所人名固有名詞漢字仮名英数字データ入力、全角半角切替え、専門があります。名刺データ入力は手近な入力練習になります。データ入力を経験すればするほど、入力が速く間違いなく上達すると思います。

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EXCEL◇妄想的損得勘定を表にして見る

2012-12-01 Gucchi_ig

EXCELでシンプルな表を作成します。
列Ａに本日の日付、列Ｂに本日の予算（概算で構いません)、列Ｃに本日の支出(百円以下切捨て感覚で結構です)で、Ｄ列に =B－C という数式です。次行は上行Ｄ列(前日残高)=下行Ａ列(本日の予算)で、同額でなくて構いません。子供のお小遣い帳みたいな簡単な数式なのですが、月初には確かにお財布の中にあったお金をよく覚えていて、使ったお金は大体の金額で端数の小銭を切捨てて考えます。B-Cの値（列D）は頭の中で悲観的な勘定より、もう少し残っているはずです。また、もし小さな儲けがあった日があれば、それを何日間もよく覚えていて頭の中で、或る日「あの日得した分を今日使おう」などと良かった日の記憶を何度も呼び出して自分自身で許可していたりします。しかも、得した日のデータ結果を翌日以降の列Ｄに値のみコピーして、表の数式を上書きして消してしまうみたいです。数式で計算できる正確な残高より、過去の良かった結果の方が弾みになって、将来的に儲けに繋がっていくかもしれません。
実際にEXCEL表で列B，列Cに本日の収支データを入力して、列Dの値が思いがけず少なかったという場合は、日常的に期待値が高めで、頭の中のどこかで損得勘定を間違えてしまっている可能性も高いです。

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EXCEL◇相対参照と絶対参照ふたたび

2012-11-30 Gucchi_ig

「相対参照」と「絶対参照」　の例

　（相対参照）A1　（絶対参照） $Ａ$１　とします。

絶対参照の参照セルの値や数式は、コピーしても、データ表を移動しても、参照元の値が変わりません。

また、
　Ａ$１　列の相対参照、行の絶対参照

行の先頭セルの値や数式を、列方向(右方向)にコピーする

　$Ａ１　列の絶対参照、行の相対参照

列の先頭セルの値や数式を、行方向(下方向)にコピーする

いずれか、絶対参照を逆して値や数式をコピーすると、先頭行、先頭列の値がずらっと連続でコピーされてしまいます。

もし、絶対参照が必要で、どちらか解らなくなっってしまったら、途中の適当なセルや、行の一番端のセルに、実際の値を代入してみればすぐに解ると思います。

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EXCEL◇PHONETIC関数と日本語フリガナ

2012-11-29 Gucchi_ig

PHONETIC関数は、漢字をカナ読み「フリガナ(furigana)」に変換できますが、IMEやATOKなど日本語入力システムを使っていると「フリガナ」変換となる日本専用の関数で、日本語版にしかないのでしょうか。

ちなみに、日本語版WindowsOS、英語版(ベータ版)Officeで、PHONETIC関数は、日本語フリガナです。

他国の言語のEXCELで、日本語のPHONETIC関数はあるのでしょうか。

ほかにも、言語が気になるEXCEL関数がいくつかあります。

AMORLINC関数　フランスの会計システムで減価償却費を求める
AMORDEGRC関数　フランスの会計システムで減価償却費を求める

ARABIC 関数　ローマ数字をアラビア数字に変換する
ROMAN関数　数値データをローマ数字表記に変換する

BAHTTEXT(バーツ）関数　は、タイ国の通貨表記バーツテキストに変換されます。

NUMBERSTRING　という関数は、数値が漢字書式に変換されます。
漢字書式は、三種類の表示方法があるようですが、

元データが　１２３　の場合、

１　百二十三

２　壱百弐拾参

３　一二三

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EXCEL◇続 A列とB列は等しい

2012-11-23 Gucchi_ig

True、Falseを数値に置き換えするなら、

＝A1＝B1

という数式をさらに、1で乗算、除算します。

＝(A1＝B1)*1
または
＝(A1＝B1)/1

True は “1”　, False は”0″ ですから、
オートフィルタ▼ のプルダウンの中に “0”　がなければ、A列=B列はすべてOKです。

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EXCEL◇絶対参照ドル記号($)について　

2012-11-21 Gucchi_ig

セル参照の操作例です。

A1セルに＝（イコール）を入力して、そのあとB1セルを選択します。A1セルは「＝B1 」と表示されていると思います。　

［F4］を1回押下、F4キー 1回目「＝＄B＄1 」

［F4］をもう1回押下、F4キー 2回目　「＝B＄1 」

［F4］をもう1回押下、F４キー３回目　「＝＄B1 」

［F4］をさらにもう1回押下、F４キー４回目　「＝B1 」

もとに戻ります。繰返しF4をたたくと、上記の参照を切替えします。

F４キーでセル番地の「B1」にドル記号（＄）が切り替わります。数式でセル番地を参照する場合でも、F4キーで絶対参照に切替えすることができます。

セル番地は、普通はドル記号（＄）が付きません。「相対参照」の状態です。

セル番地にドル記号（＄）付けると「絶対参照」になり、参照セルの＄の部分が固定されます。

B1セルの場合、B1のBがB列のこと、B1の１が1行目のことですので、

＄B＄1　は、列も行も絶対参照

B＄1　は、行のみ絶対参照（列は相対参照：複合参照）

＄B１　は、列のみ絶対参照（行は相対参照：複合参照）

データ表で、列につくった数式を、下向き(行方向）にコピーするとき、相対参照では各行のセルの値に応じて計算の値が変化しますが、絶対参照に設定すると、その列・行の参照元の値が変わりません。

どこか１つのセルの値を参照元データにするとき、列にも行にもドル記号(＄）の絶対参照が必要になります。

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EXCEL◇ITユーザサポート・デスク 2

2012-11-21 Gucchi_ig

社内PCの移行後に、アップグレードされたEXCELで困ったとき、ITサポート業者や社内ヘルプデスクの電話番号やメールアドレスに問合せするとすぐに解決してくれると思います。

パソコンはひとりで学習できます。自宅でもインターネットで調べたり、eラーニングや本を買ったりでマイペースでできると思うのですが、会社のPCの設定に関しては、社内セキュリティ、社内のポリシーで管理されていますので、独断で判断したり、頑張らない方が解決が早いです。

自分で使うパソコンだから自分で解決したい、パソコンくらい教わらなくてもわかるし、ひとりでやれたし出来たと思ったから… 等など。社内ヘルプデスクを敬遠しがちです。

パソコンが充分に得意な人は、パソコンスキルを活かして「会社のパソコンとネットワーク管理」に興味を持つことは、期待されています。「ITヘルプデスク」担当業者と積極的に業務連携して、会社PCを活用して頂けたら、社内はとても助かると思います。

社内PCがバージョンアップされる時期には、サポート担当用のマニュアルも更新されます。パソコンが新しくなっただけなのに、会社の雰囲気が変わったように感じることもあると思います。ヘルプデスクに「答えを教わる」という使い方でなく、「自分の会社のネットワーク環境を確認する」感覚で結構だと思います。

「ヘルプデスク」とは、もともと金融機関系ATMカード等の電話サポートデスク担当の通称だったそうですが、社内のどこかに社内PCを管理しているチームがあり、「ITヘルプデスク」のメンバーがいると思います。

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EXCEL◇プリントプレビューヴァージョン

2012-11-20 Gucchi_ig

Excel Print Preview Version
Excel2003 からExcel2007 にアップグレードしたとき、Excelの操作に非常に手間取りますが、2012年まで私が勤務したほとんどの会社のPCがまだOffice2003を使っていたので、仕事であまり困ることはなくExcel2007 , Excel2010 の「リボン」を充分にマスターせず、分からない時はヘルプを使ったり、よく使うメニューがある場所くらいはマウス操作で感覚的に覚えていたのですが、そろそろWindowsXPの公式サポート終了期限を気にしてどこの会社もWindows7にバージョンアップの時期に来ているようですので、私もそろそろ、Excel2010もユーザサポートレベルになっておかなければなりません。
Excel2003とExcel2007、2010の違いで一番戸惑うのが印刷プレビューです。Excel2007では印刷プレビュー(クィックアクセスツールバー等)と改ページプレビュー(表示―ブックの表示)が別のタブにあります。デフォルトで印刷プレビューがセットされていないバージョンもありますが、「ctrl + F2」で印刷プレビューが直接出ますので、ショートカットキーを使った方が素早いかもしれません。

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EXCEL◇A列とB列は等しい

2012-11-19 Gucchi_ig

A列とB列の値が等しいことを照合する数式といえば、IF関数を使うことができます。

セルC1に
＝IF ( A1=B1, ならば〇,でなければ ×　) 、という数式でよいわけですが、

もっと単純な方法があります。　

右隣りC1セルに　＝A1＝B1

入力した数式を2行目以降にコピーします。

AとBが等しければ、数式の結果は True 、

AかBのいずれかの値がちがっている行は、False が表示されます。

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EXCEL◇Excellent ？英語版評価グレード

2012-11-17 Gucchi_ig

ご訪問ありがとうございます。今後ともどうぞヨロシクお願いします！
さて、海外からもサーチエンジンやタグクラウドで私のページを閲覧して戴いているアクセスログやコメントが励みもになるものですが、某日某WebStoreからの書込みで、冒頭に“Excellent”と書かかれていたのが目にとまり、その英文コメントをじっくり読んでみたのですが、どうやら当方のExcelの記事の評価がExcellent と書いてあったわけではなく “Excellent Article” 　つまりコメント元のウェブショップが「ウチの掲載品がExcellent だよ」　と宣伝しに来られたみたいでした。タイトルが”Excel”だと類似キーワードで検索ヒットするのだと思います。　“Excellent” の語感は褒められたように感じるのですが実際商品の状態で ”Excellent Article” の意味は「良品」「標準品」とのことです。

Excellent
Great
VeryGood

Good

順にそれぞれ、日本語翻訳で、Excellent「良品」 Great「美品」VeryGood「使用可能」Goodは「B級品」「ジャンク品」でした。　“Good”という単語は「良い」、“VeryGood”ならば「とても良い」と読んでいましたすが、英語の表現はおだて上手なのでしょうか。

常套句に惑わされず、モノを見る目を持たなければと思います。

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EXCEL◇ピボットテーブルを値貼付け

2012-11-16 Gucchi_ig

EXCELデータ100行程度の集計でしたが、照合して集計が複数項目あったのでピボットテーブルを5シート分作成したところで、EXCELの動作が不具合になってしまいました。

EXCELは操作に慣れると便利ですが、万能ではありません。割当てられたメモリ容量が不足してくると、動作が鈍くなって、上書き保存されなくなったり、酷い場合は、SUM関数の合計値を正確に出せなくなる、ということもあります。

ピボットテーブルで、抽出フィールドを変更しながらデータ処理を繰返す作業で、ワークシート5シートを交互に開いて同様の作業をしていたところ、またEXCELが固まってしまいました。抽出項目のカウント結果が表示されなくなっていて、１表あたりのデータ数を考えると、無理な作業を繰返していました。

ピボットテーブルを操作した結果を全選択　→値貼付けしてデータ値だけをシートに残すようにすると、支障なく作業を継続できると思います。

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EXCEL◇手順書作成の手順

2012-10-23 Gucchi_ig

既に作業手順書が準備されている、ということはそのプロジェクト現場には頼れるベテランスタッフがいるという事です。作業手順書や作業ツールは、出入りのITエンジニアスタッフばかりでなく、システム担当者や事務スタッフが各自作成します。

後任スタッフに仕事を引継ぎする時、作業手順を伝えたときのノートを、すぐにWORDかEXCELに入力してもらうようにしています。

作業手順を教わった直後に、もうオリジナルの手順書が出来上がっていて、後日新入のスタッフが加わった際に、作業手順について教えられるように準備してもらうのです。

箇条書きのメモやノートも、ファイルにしておくと便利です。

ページをレイアウトしたり、画面イメージやイラストを挿入したり、コンテンツ制作やドキュメント作成の練習になります。ファイルを保存して、毎日作業を継続していると、手順書にメモ書き、内容が追加され、作業を身につけながら、手順書の方も完成させていきます。

別シフトで作業するスタッフ達が、出来上がったオリジナル手順書を使って、作業内容が理解できれば、成果になり評価があがります。

共有フォルダに、過去に同様の作業に関わったスタッフ達のオリジナル・作業手順書が、圧縮フォルダに保存されていたりします。スタッフによって作業手順書の体裁が様々なので、参考になり、面白いと思います。

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EXCEL◇ CSVデータ加工、並べ替え

2012-10-22 Gucchi_ig

CSVのデータ表が、4行組の表になっている場合、A列に 1,2,3,4,1,2,3,4 と行頭に連番を入力してフィルコピー、オートフィルタで抽出する方法を前述しましたが、

他にも方法があります。

行頭1,2,3,4,1,2,3,4 ..連番を入力したA列を、昇順で並べ替えします。

各表データの比較が、1回の操作で比較できます。

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EXCEL◇CSVデータ加工、オートフィルタ抽出

2012-10-21 Gucchi_ig

共用サーバの既存システムから出力したCSVデータを、Excelのワークシートにインポートします。CSVはカンマ区切りのテキストデータです。メモ帳エディタで開くと、カンマ記号が目立ちますが、EXCELワークシートで開くと、カンマ記号が列の区切りということが解ります。EXCELと同じデータ表ですが、CSV形式のままでも、作業ができることは出来るのですが、EXCELの仕様で数式などを使うデータ操作で支障が出ることがあり、EXCEL形式（拡張子が.xlsx)で保存しておくとよいと思います。

CSVデータで、4行1組の表が、出力されている場合です。

1行目から4行目まで1表

5行目から8行目までが2表、

という連続データです。

このような場合、A列に1列挿入して、1表の1行目2行目3行目4行めの右端に1,2,3,4と連続データを入力して、4行セットで下方向にフィルコピーします。

CSVのデータは、表の書式設定に不向きなので、行頭に連番を入力することで、データ加工の手掛かりになり、オートフィルタでデータ抽出や、各表データの比較などが容易で見やすくなります。

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EXCEL◇ネストした数式の列

2012-10-21 Gucchi_ig

Excelのデータ元表の右列に、数式をつくって結果のデータを作成します。

データ表の1行目で、計算式を試作します。空白セルに直接＝ (イコール) を入力して、つづけて数式を入力してみます。シンプルな数式なら、数式バーに関数ボックスから検索して関数を呼び出す必要もありません。

条件分岐がある場合など、数式が複雑になりそうな時は、1列で1度に解決出来ません。1列ごとに数式を区切って、空白セルに、左隣セルを参照した数式をつくっていきます。

データ表の一番右の列に結果が出たところで、フィルのコピー、数式を最下行までコピーします。

数列に渡って参照した数式については、あとで説明が必要になりますので、さらに、1列で長い数式にしてみます。

関数を組み合わせて数式の(括弧)で関数の中に別の関数を二重三重…に入れ子にするやり方を「ネスト」と呼びます。左隣りセルを代入した数式をつくる作業を繰返して、結果が合っていたら成功です。最後につくったひと続きの数式が有効かもしれません。

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EXCEL◇レポート仕上げは値貼付け

2012-10-21 Gucchi_ig

「レポートは、値貼付けで上書きして出してください」と指示をもらいました。

レポート仕上げは値貼付けでよいということは、要するにシートに作成した数式やマクロは納品に必要ないということです。

EXCELデータで納品する時は、作ったマクロを解放して、削除しておいた方がよいです。時間を掛けて仕掛けを考えて、頑張ってEXCELで数式やマクロを作ったのに、見てもらったり評価してもらうことが出来なくて、等と言うスタッフさん達がいたりします。

お客様が求めているのは、会議資料で使う図表やグラフ、データの結果だけです。「印刷して提出して下さい」とだけの場合もあります。せっかく作ったマクロまでは見てもらえないわけなのです。

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EXCEL◇IF関数 (じゃない，ではなく，それ以外)

2012-10-20 Gucchi_ig

たとえば、A列参照B列数式で、IF関数の引数が
＝IF (A1=0 , True , False )　、ではなくても
＝IF (A1<>0 , True , False )、でも同じ結果ですが、
TrueとFalseの中身が入れ替わります。

つまりは、
＝IF(A列の値=0，1，0）、で済むところで、
＝IF(A列の値<>0， “A列＝0 のときの0” ， ”A列＝0の1” )　、と書いて、

＝IF(A列の値が”0”じゃないので, こっちがTrueなら, NotTrue)

なので、
＝IF (”A1=0” じゃない ”A1<>0”ならば, Trueは”A1=0”のFalseではなく , それ以外False)

些細な事なので、Trueじゃなかったかもしれないのですが、

IF関数（じゃない，ではなく，それ以外）　

という記述をしています。
これがFalseでいいのだ！

ですが、この法則が必ずしも通用しないIF関数の例が、またあるのですが..

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EXCEL◇データベース最下行までスクロール

2012-10-19 Gucchi_ig

ダウンロードしたデータ表が非常に大きく行数が多くて、マウスでドラッグしたまま最下行まで引張る操作をするとき、あとどのくらい時間がかかるか気掛かりな事があるかもしれません。その場合は右スクロールバーを見ます。スクロールバーが徐々に下方に移動していますので、その位置で操作の経過がだいたい分かると思います。

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EXCEL◇データベース操作の準備

2012-10-19 Gucchi_ig

Excelデータベース操作の基本はデータ表に空白行がない状態、A列かどこか表の1列が入力済みの一連のデータで埋まっていることです。

それから、データがすべて表示されていること。

共有で、作業中のシートにオートフィルタが設定されているのに気付かない事があります。行番号が青文字になっている場合です。また「非表示」行がある場合も要注意です。

既にシートがレポート表になっていて、表のタイトルが「セル結合」などデザインされていたりして、列選択やフィルタ操作がいったん出来ない様に設定されている時もあります。

データベース操作に書式設定はほとんど必要ありません。元データのシートをコピーしてレポートのデザインイメージをとっておいて、作業するシートの表でタイトルなどの行は削除し1行目からデータ表にします。操作のエラーがあってもなくても、作業シートをコピーしてバックアップとして保存しておくと、作業に集中できると思います。バックアップは、データが消えたり元に戻せなくなったりパソコンに何か問題が起こった時にその前の時点に手順を戻すための一番良い対策です。なにごとも問題無いのがなによりで、取り越し苦労かもしれませんが、事前にシート1回コピーして保存しておく操作は、誰でも簡単に出来ることですから、億劫がらない事が肝心です。

あとは、データの1行目は各列の項目名(フィールド名)があってもなくても構いませんが、データ数をカウントするとき列の名前があればデータ数は行数-1になること等です。

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EXCEL◇よく使うメニュー

2012-10-18 Gucchi_ig

仕事でよく使うExcelのメニュー、

たとえば「データ」 →「フィルタ(オートフィルタ)」とか「並べ替え」

「区切り位置」「ウィンドウの整列」です。

「桁区切り」「桁上げ(下げ)」も経理データ処理でよく使います。

「印刷プレビュー」は、ユーザ様向けにたびたび回答したEXCELメニューです。

「書式のコピー」ボタンをダブルクリックして、コピー操作する事もよくあります。書式のコピーボタンは、シングルクリックでは1箇所だけ書式をコピーしますが、ダブルクリックで書式コピーを何度も繰返し、複数セルに書式の貼付けができます。

EXCEL操作する時、メニューやツール名と各仕事先のスタッフさんとをセットで覚えていたりします。教わった手順をそのまま、覚えたEXCELの操作で、過去の仕事経験を次の仕事で、繰り返し活用することができます。

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EXCEL◇空白行を削除する

2012-10-16 Gucchi_ig

EXCEL表でデータ加工作業をする場合、まず、データ表に空白行がないかを確認します。データ表がその空白行で区切られて、上下2表に分かれてしまうからです。タイトル行と接している上表の結果しか出ません。

作業手順書など、EXCEL行に文章入力するスタッフは、セルに入力すると改行して空白行を入れる習慣があるかもしれませんし、また途中のどこかの1行を行選択、Deleatしてデータを消しただけで「行の削除」をしないと、空白行が出来てしまいます。

表全体の行数、最終行が何行目のデータ表か確認して空白行は「行を削除」します。

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EXCEL◇会社のエクセル制限

2012-10-16 Gucchi_ig

プロジェクト先のデータ処理作業で、EXCEL関数がまったく使えない事があります。その理由は、オフィスのパソコンでEXCELが正常に動作しなかったからです。

オフィス・ネットワークのパソコンは、セキュリティ設定やウィルス対策ソフト、アクセス権の設定等などで様々な制限がかかっています。プライベートで自宅で使うパソコンとは使い勝手がまったく違います。通常オフィスでは、特定の関数やマクロ(VBA)を制限している事が多いです。

SUM関数が使えないオフィスでは、計算式の合計セルの値が動いて値が決まらないので、注意しなければなりません。

社内ヘルプデスクで人気の遠隔操作ツールや社内ポータル、あるいはMicrosoft以外のソフトと競合して、EXCELの動作がとても鈍くなる事があります。EXCEL関数に依存しない正確なデータ作成を推奨しているプロジェクト先では、作業が慎重になります。SUM関数の計算結果が正確かどうか、そのオフィス・ネットワーク環境でEXCEL関数が正常に使えるかどうか、なによりまず、事前に確認しなければならない事があります。

数式が正確に動作しない場合は、電卓や筆算等であらかじめ計算しておいて、数式のない空白のセルに手入力で結果の値を入力すれば、問題ありません。

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EXCEL◇関数ばやりのころ

2012-10-12 Gucchi_ig

Excel関数、三百数十種、Officeバージョンが新しくなると既定の関数が更新されて、関数の種類が増えていきますが、EXCELマスターするために、たとえばEXCEL全関数を全制覇する事でも良い、有意義なわけです。

Microsoft Office Excelは元々米国の会社で開発された他国向けのアプリケーションですので実際、日本の社会でEXCEL関数は全部使わないと思います。関数のカテゴリ「数学」「財務」「統計・データベース」「エンジニアリング」は、それぞれ業界が異なりますので、全EXCEL関数をマスターするということは、業界を股掛けするような羽目になりかねません。記憶力マスター、一般教養でEXCELマスターする程度で差支えないかもしれませんが、EXCEL関数を全部記憶していても、仕事ができるとは限りません。EXCEL関数を全然知らなくても、仕事で支障はありません。

それでも、インターネットやEXCEL本で学習していて、「この関数はどういう時にどうやって使うの？」とふと思った時に、EXCELを極めて全部知っているという物知りさんがいてくれると、便利だと思います。ふと気になっちゃうので、ヘルプデスクに電話問い合わせしてみると、話し相手になってくれるたりして、連帯感を感じることでしょう。

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EXCEL◇表の値の単位

2012-10-11 Gucchi_ig

シンプルな表がありました。
3 1 4
2 1 3
・・　（以下略）
3+1 =4　，2+1 =3　なのですが、Excelでなくても、小学生でも計算できると思います。

ですが、単位が（億円）

という概算表で、

見出しもなにもなく嘘みたいな表で、千万の桁で四捨五入しているとか切上げしている表なのかもよく分かりませんでしたが、もしも、どこかで値が1 違うと言われると1億円、焦ってきますので、要確認です。

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EXCEL◇合計をROUND関数で四捨五入

2012-10-10 Gucchi_ig

行の集計値を千円単位としてROUND関数で千円未満を切捨てた数値にして、この表の結果を合計行のSUM関数で計算すると、実際の残高と合わないということがよくあります。

全体の合計を計算するときは千円未満切捨てした概算とは別の列に、1の位まで正確に表示させた元データが必要で、1円まで正確なデータ列を合計した結果を、ROUND関数で千円未満切捨てしなければなりません。金額にもよりますが、前述した、切捨てして千円未満の各行を合計する、その差額分が結果に影響しているのがお解りになると思います。

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EXCEL◇データのおみやげ

2012-10-10 Gucchi_ig

OAオペレータ初心者の頃、作業データを保存したFD（フロッピーディスク）を、自宅に持ち帰ったことがあります。

社外秘で、持ち出せないデータもたくさんある中で、自宅に持ち帰ることができる機会というのは希少です。

データベースの本番作業をするには、熟練といえるくらいの練習が必要だと思います。手元に手順書があっても、手順書の一連の操作に慣れて理解するのに、相当時間がかかってしまいましたので、自宅にパソコンがあるのなら練習しておきなさい、と言われたような気がしました。

機密データの持ち帰りなど本当はダメなんだと思いますが、一度アレ（データ持ち帰り）をやると何故か、次の勤務先でも、その次のプロジェクトでも、なんにも喋っていないのに、データを持ち帰ることができるようになります。

作業場から帰る時に下りのエレベーターの中で、その日に作業で使ったフロッピーディスクを、おみやげにと手渡された事がありました。

おみやげに持ち帰ったEXCELデータは、それぞれ懐かしい思い出です。

最近は、自宅PCにメールで手順書が届くことはあります。個人情報保護法やPマーク取得事業者でのプロジェクト勤務、セキュリティ・マネジメントがブームになり、USBメモリが普及してデータセキュリティ管理等が徹底され、データの持ち帰りの機会は滅多にありません。データベース管理やデータ操作に馴れてきたことで、短時間で問題解決、即日で完了できる作業など、技術面でよりスマートで恰好良い仕事ぶりが求められているのでと思います。

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EXCEL◇そもそものExcelオペレータ

2012-10-08 Gucchi_ig

パソコンをはじめたばかりだった頃に、学校や公民館でOAインストラクターやIT講習講師を担当しました。

講習会テキストでEXCELを学習しましたが、テキストのサンプルデータで5行×5列の表作成、SUM関数で合計、AVERAGE関数で平均値、全体合計値と各項目の構成比、グラフ作成など。EXCELとはどんなソフトなのか、EXCEL操作を実習する講習です。

しかし、実際、オフィスワークでEXCELはどのように使われているのだろう。

EXCEL2000は65536行あるけど、5×5行の表を作成して、あと6万5千5百行余りも空白行、EXCELとは、いったい何に使うのだろう。

実際、講習会の受講生の方からの問い合わせに対応できずに、困った経験があります。「問屋さんから送信されてきた経理データ」という、色付きでキレイな表だったのですが、講習会のテキストにはそのような実例が載っていません。「実はパソコンで事務経験がないので、経理のEXCELはよく解りません」と恐縮して、パソコンの先生などと呼べないかしら、と。

その後「オフィスでEXCELがどんな風に使われているか、知りたい」と相談すると、OAオペレータの職場に案内されました。

お陰さまで、いまやパソコンで経理や決算データ処理も出来るし、EXCELで数万行以上の顧客データベースを集計したり、売上実績管理表、基幹システム等の運用管理などまで、出来るようになりました！

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EXCEL◇上書き保存10分

2012-10-08 Gucchi_ig

Excelデータベースのデータ件数が数万行ともなると関数やマクロ、「保存」操作にも時間がかかります。左手でCtrlキーを押しながらSキーで上書き保存、でステータスバーに「保存しています。残り時間10分」などよくあります。せっかくの作業を失いたくないので習慣でCtrl＋Sキーを無意識にたびたび操作していることがあり、その度パソコン作業が中断してしまうのです。

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EXCEL◇紙の資料をPCファイルにする

2012-10-05 Gucchi_ig

メール添付ファイルや、ポータルでダウンロードしたPDFファイルのように、郵送された封書やペーパー冊子、専門誌、あるいはワープロ全盛期からキャビネットにある古いファイル、コピー資料等を、スキャナーで取込んで保存すると、パソコンでデータ共有やアップロード、インターネット閲覧もできるようになります。また、紙の書類を一度エクセルやワードに入力すれば、パソコンであとで編集したり何度も使える便利な電子ファイルになります。過去ファイルを部分的に引用してコピペて、年月日を「当年度」や「今月」に変更し、過去の書類も本日付で手軽に発行できるようになります。

最初に一度パソコンで文章を入力するのが少し億劫かもしれませんが、書式全部を入力する時に一度全文を丁寧に読む機会になります。なにか読みながら入力する仕事を毎日の習慣にすると、パソコンが上達すると思います。

ちなみに印刷は既定で、ワードでA4縦、パワーポイントでA4横、というのが定番ですが、Excelなら縦、横どちらでも出力できます。プリントするとき印刷プレビューを見てはみ出したページが次ページで出力されないように印刷プレビューで確認して下さい。

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EXCEL◇マクロでできない仕事

2012-10-04 Gucchi_ig

Excelマクロは、繰返しの操作を登録する単純な作業に向きますが、例外的なデータが多い場合や込み入った手順、1回だけの操作の場合にはあまり使われません。

マクロを考えている時間は、EXCEL表のデータ処理する作業自体は全然進んでいませんので、マクロを作った方が効率的かどうかを、短時間で判断しなければなりません。その日の作業は、実際のデータ処理の作業が「ゼロ件完了」で、つまりぜんぜん進んでいない．．
この案件はマクロではムリ、と判断したら、即座に1件ずつ入力作業したり、根気のいる照合作業に切り替えなければなりません。

マクロができる上級技術者なのに、この案件はなぜマクロで作業出来なかったのか、説明できなければなりません。

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EXCEL◇ふりがな五十音昇順

2012-10-02 Gucchi_ig

PHONETIC関数・・Excel表の地名や人名のふりがな、どうしよう、ふりがなが全部合っているデータと、一部合っている、全然合ってないデータが出てくるので困ってしまいます。PHONETIC関数の法則で、漢字の読み方が、音読み訓読みが適当に組合せてあります。元データにふりがなが無い時、いちおうPHONETIC関数を使ってみるのですが、地名や人名は固有名詞なので正確なふりがなを求めてしまいます。PHONETIC関数の読みが正確かどうかを調べて、違っているふりがなをキーボードで入力修正しなければなりません。正しい地名や人名のふりがな入力する作業を考えると、あまりに時間がかかり過ぎます。

Vlookup関数でデータ抽出する場合、検索値列の地名や人名を五十音順の昇順に並べ替えしますが、ふりがなは省略できます。
表の左端列の地名や人名リストを昇順で並べ替えする場合に、ふりがなは必要ではありません。元表の市区町村名を漢字表記のまま、並べ替えの[A-Zボタン]で昇順にします。PHONETIC関数の結果と同じことで、EXCELの仕様で、昇順は固定され決定されているはずだからです。Vlookup関数で検索するわけですから、読み方が正確な五十音順でなくても、Excelが認識する昇順であれば、大丈夫です。

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EXCEL◇四則計算と SUM関数

2012-10-01 Gucchi_ig

Excel関数をマスターして、様々なサンプル例を学ぶことになりますが、実際に職場では、システムツールなどで、それほどレベルの高い関数式やプログラムを使っていません。たとえば、月次決算表にしても、合計セルはSUM関数で集計をするだけです。

もともと決算書類は手書き伝票を転記して、電卓や算盤で集計していたものを、今はシステム入力するパソコンで作業しているわけで、それほど複雑な計算はしていません。足し算ならA＋B＋Cなど、関数も使わずに、四則計算式で充分なのです。

データが十数行以上になると、SUM関数が必須です。プラス記号(＋)で各行を加算入力すると、数式が長くなりすぎるので、四則計算式だけで数式を作ると、限界を感じます。

SUM関数なら、マイナス値のセル・データでも気にせず、セル範囲を加算する計算式になるので、意外と便利です。

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EXCEL◇続・A列に連番タイトル行

2012-09-27 Gucchi_ig

A列の表タイトル行1行目のA1が空白セルのままなら｢ID｣とか｢No｣にせず「0(ゼロ)」を入力して、A列に0から連番、フィルドラッグ、連続データで一括、入力しておきます。データ加工やオートフィルタで並べ替えしたあとでも、タイトル行が迷子にならず元表に戻れます。

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EXCEL◇データベースの合計行

2012-09-25 Gucchi_ig

EXCEL表の合計は、たいてい一番下の行にあります。

しかしながら、新着データが日々追加されるような表は、EXCELデータの行数が続々と増えていきます。合計行が最下行にあると、合計行の手前に新着データを追加、挿入しなければならない仕組みになってしまいます。また、データが増えて数百、数千行になると、一番下の行が集計結果では、見づらくなってくるし、数式がずれてくるかもしれません。

そこで、ワークシートの上方に、合計やデータ表の集計結果を表示するスペースを作ることを考えました。

データ表の一番上の項目行は、10行目あたりにします。次行からデータ表を下方へ追加していきますが、ワークシートには充分に余裕があります。データベースの項目行にオートフィルタ設定できますので、条件付きデータ抽出を実行することも可能です。

合計の値や、件数など、１～９行目の空白のセルどこかに、関数式を作って、集計結果が見られるように準備しておきます。データ表とは異なるフォントやフォントサイズにしたり、分かりやすくデザインすることもできます。データ管理が比較的、楽になると思います。

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EXCEL◇EXCELで差込みできるかも

2012-09-20 Gucchi_ig

Excelで、Word文書の差込み印刷みたいな事ができれば便利でしょう。Excelで作成してある書類の「個別番号」や「名前」、あるいは「請求金額」のセルに、データリストをリスト順に代入する仕掛けを作っておけばよいわけです。

リストのデータを1件ずつコピペしたり入力したりする作業ばかりに時間をかけるより、数式を使って効率的な帳票にする事を考えます。

そのうち、Excelのワークシートで、リストの差し込みができるようになればいいと思います。

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EXCEL◇EXCEL帳票シート試作

2012-09-16 Gucchi_ig

ここ数年の不景気から、なんとなく正気にかえってきて、バーチャル的マイナス勘定をちゃんと見直そうかと、そうしないと、節約生活を楽しめない、もっと遊びたいのに実現できない、夢を見ることしかできません。

昨日は「収入振替概算シート」をいうツールを作成してみました。私は個人で普通預金通帳を複数の銀行に作っているのですが、10数年来お給料が1社のみでなく、入金日も会社毎に違うので、銀行引落しなど残高不足で引落エラーになったり、その後のすべての支払が滞ってしまわないように気を付けています。

「振替」用の数式がうまく出来ませんでした。結局数式を使わずに、合計金額を手入力をする事で落ち着きました。

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EXCEL◇都道府県市区町村データベース

2012-08-31 Gucchi_ig

デスクワークで非常に多いのは、住所項目を含むデータベースを取扱う作業です。データ数千件から十万件以上、もはや私達は住所情報を1件ずつデータを入力しません。CSV形式データをExcelにインポートして、住所リストを必要条件で抽出できるように加工します。

たとえば都道府県名とそれ以外、住所を2列に分割します。また、市区町村からはじまる住所リストを要求されますので、「都道府県＋郡」の左列と、それ以外「市区町村名以下」列に2分割して右列を別シートに値貼付け、市区町村住所リストにします。
「郡」「市」「町」などの文字を含む地名があるので気をつけなければなりません。「郡」郡山市、「市」四日市市、市原市　等　あと「都」京都府京都市等

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EXCEL◇長すぎる数式

2012-08-31 Gucchi_ig

数式が長いとき、数式バーでワークシート上の表の一部のデータが隠れて見えません。全画面でExcelをリサイズ、ワークシートをドラッグして下の方に動かせば作業を続けることができます。

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EXCEL◇A列に連番

2012-08-26 Gucchi_ig

EXCEL表を加工するとき、A列に挿入して連番を入力しておくと、作業の後でA列を昇順に並べ替えして、元の表に戻れます。

When processing an EXCEL table, if you insert it into column A and enter a sequential number, you can sort column A in ascending order after the work and return to the original table.

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EXCEL WORKSHOP トライアルについて

2012-08-25 kzb 84件のコメント

私が37歳でITデビューした頃、自分のPCライフ経験がテーマの私設ホームページをはじめて、OAインストラクターを経てOAオペレータでIT系OLとして、気付けば10年以上が経ちました。
会社で毎日PCを使い、さらにPCが得意になり仕事もとても早くなったのですが、仕事で知りえた情報やデータは決して漏らさない、業務終了以降も絶対喋らない、という日本社会の常識は周知の事ですから、次第に自分の私設サイトも日記のようなPCライフの話題を避けるようになってしまいました。
せっかく世の中で通用する仕事ができるようになったというのに、自分の得意について敢えてWEB投稿しなくなったので、自分自身をアピールする機会を逸してしまっていることに気付きました。何も喋らないという事は、何もしていない事と同じではないかと悩んだ時期もあります。
自分に、声なき、リクエストの声が聞こえる事があります。また自分をWEBで探している人がいるのかもしれないし。
Excelを親身に教えてくれるWebページは数多くありますが、自分の知りたいExcelを熱心に検索している人も数多くいると思います。
たかがExcelですが、業務契約の際には機密保持契約書にサインして入職します。これまで何枚もの機密保持契約書にサインしていますので当然、機密データやExcelに入力された情報等をありのままに投稿する覚書き等は非公開にするなど回避しなければなりません。EXCELについてどのように書ければWeb投稿更新できるものか、トライアルしてみようと思います。具体的には、敢えてExcel図表サンプル例を置かない事にします。
ところで、WordPressは、東北のSOHO支援某社に教わりました。
Gucchi「私は Word、Excelができます。」
SOHO社「そうですか？　私たちは WordPress」
自分は彼らから WordPressというキーワードを戴きました。彼らはすでに、WordPressで数々の企業Webサイト構築を手掛けているに違いない。
それでは、私は、WordPress で何をやろう。
WordPress で　Excel　を書いてみることにしました。
Gucchiの、WordPress、Excel、トライアル、です。

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