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EXCEL◇ACCESSだったらできるかも

Microsoft Officeには種類があります。おもなエディションは、

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OFFICEに[ACCESS]というデータベースソフトがあることは知っているけれど、使ったことはないという人は多いと思います。あらゆる勤務先のPCにOffice Professional が入っているわけではありません。

ACCESSの初心者には、もともとSQLとかORACLEやIBM等データベース技術者、VB(VisualBasic)プログラマーなど、WindowsPCがはじめてで、OFFICEをやらなければならず、マウスでACCESS、のようです。

PCでWORD、EXCELを知っているから、ACCESSもやってみたい、というならば、WORDの[差込印刷]、EXCELの[データ]などのスキルがそのまま活かせます。EXCELとの違いが、ACCESSということです。EXCELで出来なかったことが、ACCESSなら出来るかもしれません。

ACCESSの[テーブル]は、EXCELのデータ表と同じデータです。

ACCESSの[クエリ]は、EXCELのフィルタで抽出されたデータ表と同じです。

ACCESSの[フォーム]は、入力フォーム、検索フォームにあたります。

ACCESSの[レポート]は、WORDの差込印刷と要領が同じです。データを出力(印刷)する画面イメージを作成します。

ACCESSの[マクロ]は、WORDやEXCELのマクロと使い方が異なります。VBAやコードを知らない人でも、作業手順を設定してACCESSマクロを組むことができます。さらにマクロを開発する場合に[モジュール]でVBAを記述します。

ACCESSは、WORDやEXCELのように、マウス操作で直感的に「なにか」作業を進めることが難しいのかもしれません。本やWEBサイトでACCESSのサンプル例で学んだので、だいたい解っているんだけれど、仕事で実際に管理しているファイルやデータに関して、情報を置き換えして「デスクトップやドキュメントにMyACCESSツールを作って置く」などと、なかなか..

アレ、欲しいんだけど、ACCESSで。

本などで学習して2~3年くらい経って、身近で「はじめてACCESS本を読んでいる」だれかに「ACCESSを教える」くらい、喋れるという事実にお気付きになるかもしれません。ということは理解しているのに..

EXCEL◇シャカシャカ ピボット

EXCELといえばオートフィルタとピボットテーブル、と言われるほど、[ピボットテーブル]はEXCELでよく使われるデータベース・ツールです。データベース表を集計・分析する機能があります。2003以前と2007以降で画面メニューの見た目から操作方法も様変わりしていて、操作に戸惑うかもしれません。

実際、操作をやってみれば、と思っても[ピボットテーブル]はどんな場合に使えるのか、[ピボットテーブルのフィールド]で[フィールドをドラッグ]する、これが列かな、こっちを行にしてみて、あ ドラッグアンドドロップしてみて、やっぱり逆かな、さっきの方だったかも、などとシャカシャカとフィールドの置き換えを繰り返し、よく解らない状態のまま諦めたという事があったかもしれません。

[ピボットテーブルのフィールド]で[列][行]で、各フィールドをドラッグする時に迷うのが、列・行の配置をどちらにするか、ですが、表のたてよこに特に決まり事はなく、PCモニターでプレビューして、あまりにも横長に幅広くなり見づらいから、縦長の表に置換えてみたら「見栄えがよくなった」感覚でよいと思います。

[フィルタ]は、EXCELの[オートフィルタ]と同様にデータ抽出する[フィルタ]で表データを絞り込み、フィルタで切替えします。

[値]は、[値]に設定した[フィールド名]をクリックして、[値フィールドの設定]で集計方法を確認します。[合計]の場合は[SUMIF関数]、[個数]の場合は[COUNTIF関数]で集計したのと同様の結果が取得できます。

[ピボットテーブル]でなければ集計できない、ということはないと思いますが、「複数の条件で抽出して集計する」場合に[ピボットテーブル]がよく使われます。マルチ・フィールド表から複合グラフが作成されます。

EXCELより、ACCESSのピボットテーブルの方が優れているのではないか、という提案があり、実例でEXCELとACCESSを比較する案件がありました。EXCELで出来なかったことが、ACCESSで出来るかもしれないとのことでしたが、両者のイメージを比較する図表を作成しました。

結局、ACCESSより、EXCELピボットテーブルの評価が上がりました。

Digital/デジタルテレビで通信

私の部屋の地デジ液晶TVには残念ながらLANポートがありません。TV本体にLANケーブルを接続してインターネット通信ができるタイプのテレビなら、TVを視聴しながらリアルタイムに番組に参加できる時代です。
昨年末の「紅白歌合戦」で審査の時間前に、テレビ画面の片隅に縦書きメッセージが出ていました。投票に「参加する」「参加しない」選択ボタンが出ますが「インターネットに接続していないと参加できません。」と書かれていました。またお正月のクイズ番組で、TV出演者の回答と同時にクイズ問題に参加できる番組を見ました。
選挙速報特番やオリンピック、スポーツ番組など画面に視聴者コメントが表示されているのも、通信可能なTVから視聴者が直接メッセージ投稿などできるのでしょう。ツィッターみたいに投稿が全てTVで読めるのか、番組スタッフが選んだコメントがTVに出演しているのかはわかりません。

以前、新車レビューのTV番組を見ていて番組の終わりごろに無料カタログプレゼントの告知をしていた時、TV画面に2次元バーコード表示が出ていたので片手間に手に持っていた携帯をかざしモバイルWebサイトからエントリーしたのですが、TVに直接通信できたわけではありません。TV通販番組も、現在のところTV番組を見ていったんTVを離れて、電話やPC・モバイル等から申込みしている事になりますので、TV番組はまだまだ当分テレビのままかもしれません。

EXCEL◇単位千円で加減

[単位:千円]で表示すると 

1,000円 = 1千円 なので、1,000 が1

1万円 が 10千円

10万円 が 100千円

100万円 が 1,000,000円で 1,000(千円)になります。

[単位:千円]で前年度と今年度4~12月データ比較表を作成しました。

3行×10列の表で

行が年度、2行、H23年度、H24年度の2年分

列が月別、4月~12月、9ヶ月分で「各月データ/1000」の値が列方向に並びます。

3行目、年度2行の下行に H24-H23 という数式を作成します。

[単位:千円]で表す数値は、ROUND関数(セル参照,‐3)と同じですが、 H24-H23 を計算すると、±1の誤差が出てしまいます。気付かないかもしれません。

1の位で

H24の値が0-H23の値が 1  で  0- 1= 0

H24の値が8 -H23の値が 4 で 8-4 = 3

[単位:千円]で1/1000にして表示した数値を、×1000 で[単位:円]の桁数に戻して計算してみると、実際の金額は1,000円未満のようですが[単位:千円]で1千円に切り上げされていて、EXCELが「1,000円あったよ」と言ってきます。実際の金額より増えていたり、計算上で1,000円分が消えていたり、各月でいろいろな結果が混在して出てきて、つじつまを合わせなければと困ってしまいます。EXCELがやる仕事はこんなアバウトな感じなんですけど、人間がお仕事するオペレータの方が、EXCELに振り回されてぼやいてばかりでは、お仕事になりません。このまま黙々とEXCELを認めていると嫌われてしまうと思います。千円も過不足があるなんて、会社で大問題ですから!

このような時はまず冷静に、[単位:千円]で千円未満を切り捨てしいる計算している元々の数式を撤回して、計算結果をよく観察します。

また、実際の金額は1の位まで数字があることを考えます。

さきほど、100円の位を四捨五入では計算が合わない、駄目だったので、100円の位でROUNDUP関数で切上げ、または、ROUNDDOWN関数で切捨て、などと試して結果を比較します。

それでも結果が揃わなければ、

10円の位で ROUND(金額セル,-1) にしてから

さらに

100円の位で ROUND(金額セル,-2) の結果を出して、丁寧に数式を合わせていきます。

表全体を狂わさないコツは、部分的に修正するのではなく、修正した作業状態を更新する度に、行全体(列全体)に数式をコピーして確認します。確実に正しい結果が求められる数式を、オペレータ自身が「決める」ことです。

さらに「よく見る」こと。切上げした値が入ったセルを選択して、セルの値を見ると、小数点以下の1,000円未満の値が表示されていますので、それらを改めて整数値にします。

EXCEL表で見えている数値は「表示形式」ですので、[単位:千円]の値ですが、計算式は元の金額で計算されていますので、小数点以下を消してみます。整数値だけ抜き出し、整数値のデータを右隣りの列に直接手入力で打ち直ししても、それほど時間はかかりません。関数式を使ってもできますが、それでほとんど解決していると思います。

モーションウィジット 広告

モーションウィジット チラチラ目に付く画像広告が鬱陶しいと感じるようになった時、見飽きた画像を消したくなって、ブラウザから広告画像を?消せるのかしらとふと考えました。ショッピングサイトを閲覧していて気になってクリックした画像に違いないのですが、気になっている時の画像はまだ良かったのですが、もう買ったとか、もう食べたとか、少し前に見たモノはいい加減見飽きてきます。

某Webサイトでは広告枠の隅に小さくリンクボタンがあり、リンク先の広告サポートページでモーションウィジットの画像表示を手動でオフ設定にしてWebページをリロード(再読み込み)して、もうマイページでクリックした画像がすっきり消えていました‥ ショッピングサイトでお気に入り登録を削除とか、MyPageの退会手続などは不要です。モーションウィジットは既定で過去にブラウザでクリックして表示して見た画像が表示される仕掛けになっているようで、ウィジットですので、ブラウザのオプションで閲覧履歴のクッキーの削除など試してみても、広告画像は消せないようです。

EXCEL◇日付に曜日を表示する

日程表の「日付」列1行目「1日」セルに「今月1日」の日付を入力すると、右隣「曜日」列に曜日が表示されるように数式か何か仕掛けを作成しておきたいと思います。日付に対応する曜日を表示させる方法は幾通りか考えられます。今年1月1日の曜日を入力していればオートフィルで機能で7曜日が繰返しコピーされますので、日付と曜日2列セットで、1シートに1年分365行(366行)の日付と曜日の値が一気に得られます。各月シートを作成する場合は、同様に先頭の1日の曜日をカレンダーで調べ、以降はオートフィルで曜日をコピーします。

曜日列に「曜日」の書式を設定しておく方が比較的簡単かもしれません。セルの書式設定の「日付」に曜日はありませんが、ユーザ定義で日付のシリアル値を aaa あるいは aaaa とすると日本語の曜日名(日月火水..及び曜日)をセルで表わす事が出来ます。書式のユーザ定義を ddd あるいは dddd とすると、sun,mon,tue.. など曜日を英語表記できます。

また、曜日といえば[WEEKDAY関数] が挙げられますが、[WEEKDAY関数]は、番号で曜日名を取得します。

EXCELが曜日を下記のように1~7の数字で表示するように、[WEEKDAY関数]の表示形式を1に設定します。

=WEEKDAY(シリアル値,[種類])

引数の[シリアル値]は日付を入力したセルを参照します。

引数の[種類]に1を入力します。引数の1は、1から7までの番号で1を日曜に設定する表示の種類です。日曜からはじまるカレンダーが1、月曜からはじまるカレンダーが2.. などと[種類]の番号で決めておきます。(引数の[種類]は省略できます。[種類]を設定しない場合は自動的に1)

下記表の曜日名の 日曜日(SUNDAY)の1とは異なります。

※曜日名表

1 日 日曜日 SUN SUNDAY

2 月 月曜日 MON MONDAY

3 火 火曜日 TUS TUSDAY

4 水 水曜日 WED WEDNESDAY

5 木 木曜日 THU THURSDAY

6 金 金曜日 FRI FRIDAY

7 土 土曜日 SAT SATURDAY

[WEEKDAY関数]は、数字で曜日名を表すだけですので、数字を曜日名に置き換えなくてはなりません。

[セルの書式設定]でユーザ定義を曜日にします。

WEEKDAY関数で曜日の番号が出ているセルについて、[セルの書式設定][表示形式タブ]の[ユーザ定義]の[種類]のテキストボックスに aaa(日本語の曜日)または ddd(英語表記)を設定します。

aaa( または aaaa)  と入力すると、日(または日曜日)

ddd ( または dddd) と入力すると、SUN(またはSUNDAY)

また、他の関数と組合せ(ネスト)して、関数で曜日名が表示されるように、数式を作る方法もあります。

[TEXT関数]は、[セルの書式設定][表示形式タブ]の[ユーザ定義]で設定する表示形式を、関数式で記述することができます。

=TEXT(シリアル値,表示形式) です。

TEXT関数の引数の[シリアル値]は、「日付を入力したセルを参照して曜日の数式を作ったセル」を選択します。

TEXT関数の引数の[表示形式]は、[セルの書式設定]で設定する aaa など曜日の表示にします。

=TEXT(WEEKDAY(日付セル ),aaa)

さらに別の関数で、7通りの「曜日名」に置き換える方法があります。[CHOOSE関数]は、引数のインデックスを1以上の整数で表し、イデックスの番号に当たる文字列を設定することで、番号と置き換えする曜日名の表示などに使えます。

=CHOOSE(インデックス、値1,値2,値3,値4,値5,・・)

=CHOOSE(WEEKDAY(日付セル),”日”,”月”,”火”,”水”,”木”,”金”,”土”)

あるいは、別表で「番号と曜日表」を作成、表を範囲選択して参照することで[VLOOKUP関数]が使えます。

VLOOKUPで参照する表は、前述のWEEKDAY関数の※曜日名表 などを参考にしてください。

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,[検索方法])

=VLOOKUP(WEEKDAY(日付セル),表の範囲,2,0)

引数の[列番号]を 2にすると、aaa なので 日

引数の[列番号]3にすると、aaaa で 日曜日

引数の[列番号]4にすると、ddd で  SUN

引数の[列番号]5にすると、dddd で SUNDAY

EXCEL◇たとえばEXCELタイムシート

勤怠管理のタイムシートをEXCELで作ってみます。

1シート1ヶ月分として、表の左端列に[日付(当月1日~月末日)]を行方向に入力します。

右隣り列に[曜日]

[日付]と[曜日]は、日付書式を設定します。

[セルの書式設定]の[表示形式タブ]、[分類]リストから[日付]を選択すると、日付書式が表示されてきます。

「〇月〇日」がシンプルに使えると思います。

セルには 1/1 と日付を入力して、2013/1/1 の日付に「〇月〇日」の書式を設定します。1/1 と入力したセルを[コピー]、[書式の貼り付け]で書式を揃えます。

先に1日から月末日まで入力して、範囲選択して[セルの書式設定]を操作すると、一括で書式が変換されます。

[日付]の[種類]「〇月〇日」 を選択した状態で、[分類]リストの一番下[ユーザ定義]に切替えしてみます。[種類]の一番上に[書式]が表示されています。

m”月”d”日”

m は month(月)

d は  day(日)

書式にテキスト文字列を使う場合は、半角ダブルクォーテーション記号(” ”)で囲みます。

曜日の列は、日付を入力して、ユーザ定義で書式を aaa  と手入力して設定します。

曜日を括弧に入れる場合は、”(“aaa”)” 括弧の記号は文字列になりますので、はじまりの括弧と閉じる括弧どちらも半角ダブルクォーテーション記号(” ”)で囲みます。

次の列に、勤務時間の項目を作成します。

開始時刻

終了時刻

休憩時間

毎日の勤怠の時間数と、月毎の合計勤務時間数が計算できる表です。

1日6時間以上勤務の場合、休憩時間を減算します。

終了時刻 ー 開始時刻 ー 休憩時間 = 勤務時間数/日

時間の計算は、一通りではありません。

セルに 半角で 9:30 のように入力して、[セルの書式設定]の[表示形式タブ]、[分類]リストから[時刻]を選択して、時刻の書式を設定します。 

h: mm

h (hour) m (minutes) です。  

□時□分(□:□)コロン記号(:)で区切って時刻を表示する場合に、時間(hour) と 分(minute)を、別の列に分けて入力することもあります。コロン記号(:)に1列使う例もあります。

EXCEL関数で、勤務時間数を集計することもできます。

月末に、EXCELタイムシートの勤務時間数の合計を数式で計算して、電卓をたたいて合計した時間数と、結果が合っていれば提出できます。

節電対策、残業超勤削減、フレックス勤務やシフト勤務など、時間の計算がややっこしく複雑になりますが、パソコンで入力する勤怠システム管理が導入されています。タイムカードやタイムシートと併用する事業者もありますし、それぞれに色々な勤怠管理を実施しています。

朝9時頃出社して、社内にいるのに、PCの起動や勤怠システムにログインするのに時間がかかって、出勤時刻の朝9時を過ぎてしまうと、「遅刻」が記録されてしまいます。忙しい朝、少し早めに出勤してPC起動しなければなりません。

EXCEL◇金額の桁区切りカンマ記号

ツールバーの[桁区切りスタイル]ボタンで、選択したセルの数値がカンマ記号(,)付きの金額表示になります。列選択して[桁区切りスタイル]で一括して金額表示にすることができます。カンマ記号(,)が付いている数値は一見して「金額」とわかります。

しかし、1度[桁区切りスタイル]を設定したセルを、もう一度[桁区切りスタイル]ボタンで元に戻すことができません。

会員番号や商品コード番号などの数字にカンマ記号(,)が付いているのは、おかしいと思いますので、[書式をクリア]で消さなければなりません。[桁区切りスタイル]ボタンで、カンマ記号(,)を消すことはできません。

フォント(Bold,Italic etc)やセル結合、小数点以下の桁上げ桁下げ等のボタンは、ツールバーで各ボタンをもう一度押すと元に戻す事ができますが、[桁区切りスタイル]は同様の仕様ではないようです。

数値を[通貨スタイル]設定にすると、3桁ごとのカンマ記号(,)が表示され、金額の表示になります。

また、セルの数値を手入力してカンマ記号(,)で区切っても、[桁区切りスタイル]と同じ結果になります。

[通貨スタイル]ボタンで、金額に[円マーク(¥)]を追加することがありますが、[桁区切りスタイル]と切り替えして、[円マーク(¥)]を入れたり消したりすることは出来るようです。

EXCEL2010以前のヴァージョンで、桁区切りのカンマ記号(,)を元に戻すには、[書式をクリア]するか、[セルの書式設定]を開いて[標準書式]に設定するしかありませんでした。最近のバージョンにはリボンに書式設定のプルダウンメニューが追加されていますので、この部分の書式の切り替え操作が改善されています。

EXCEL◇パソコンで文書入力作成

既存の「なにか」紙の書類や、本や雑誌のページをお手本にして、パソコンで、EXCELやWORDの新規作成を開いて、タイトルや文章を入力、レイアウトして文書作成の練習してみます。お手本と、印刷した文書が同じに見えれば、成功です。

印刷する前に、印刷プレビュー(A4)で、作成したページ全体のイメージをお手本と見比べてから、印刷ボタンを押します。

お手本は、議事録や作業手順書など仕事で使うドキュメントばかりでなく、読書中の本やマガジン、通販カタログのページ、広告チラシやパンフレットなどでも練習できます。ページに画像がある場合は、画像サイズやレイアウトまで、お手本そっくりにEXCELやWORD画面に配置して、印刷プレビューしてみます。

印刷した紙の資料の元ファイルが、EXCELかWORDか、分からなくても、どちらでもよいのですが、EXCELとWORDでまったく同じ印刷イメージを作る事は、けっこう難しいかもしれません。

EXCELの場合、行列枠線の幅を調整して構いません。セル内で中央揃えや均等割付など、書式設定の小技を試すより、ページ横幅の半分の位置とか4分の3のくらいの位置などと、入力する位置を列ごと左右に移動して調整します。表内のレイアウトはセル結合が必要な場合もよくあります。またセルの適当な位置から項目名やデータ文を配置したり行頭を揃えるために、インデントでなく、列幅で(列幅が狭い列、広い列)2列分で分割して表示する方法もあります。表罫線はワンタッチで格子にせず、印刷した時に表に見えるように、罫線を設定します。

EXCEL◇白背景フォーマット

EXCELで作成してある仕事用ツールで、白背景フォーマットのワークシートを使う事があります。以前に別のプロジェクトでも、同じような白背景のEXCELツールを使ったことがありました。システムに付属する同じEXCELツールを作っているメンバーが同じで、白背景フォーマットを信頼していて、色々な事業者で使っているのだと思います。

白背景フォーマットというのは、「枠線なし」のワークシートです。表を選択して背景色を「白」で設定すると、表の部分の枠線がなく真っ白な表になります。ワークシート全体を白背景にすることもできます。オプションの詳細設定で「枠線を表示する」のチェックボックスをオフに設定して「枠線なし」にすればよいのですが、オプション設定では「枠線の色」が設定できるので、枠線をピンクやグリーンに変えてみたりするように「枠線を白色に設定」して白背景にすることも考えられます。EXCEL2007以降は表示タブに「枠線」チェックボックスが出ていますので、もっと手軽に白背景が作成できます。

白背景フォーマットをまた見たとき、別のプロジェクトに移っても、システム環境が似通っていて、安心して作業に集中できたりします。EXCELがバージョンアップしても、白背景に期待しています。

EXCEL◇2013シート

今年2013年用シートの作成を手掛けています。「2012」シートをコピーして、シート名を「2013」に変更して、表のデータを全消しする等の方法をまず考えるかもしれません。今後毎年シートを追加していくつもりで「年」シートの表を作るつもりです。毎年同じ書式の表を使って、データ入力だけすればよいものにします。

EXCELではじめて作った表ですが、 2000年から毎年追加してPCに保存しているEXCEL表があります。2007年まで同じシートをコピーしていて、2008年シートで表のタイトルをカラーにしています。2010年にフォーマットを変更し、表自体をまったく違う形にしていて表全体がカラフルになってきました。その後2012シートで、それまで表が2段だったものを1段にして、2013も引続き2012書式をコピーして、それで2013の準備をしています。

ところで、シートをコピーする時、[同じシート名(2)] という名前のシートが出来ますが、(2)の方がバックアップで、元のシート名の方を実際に使用するようにしています。

EXCEL◇御社名のあとの御中

EXCELの差込み印刷で宛名ラベルを作成するとき、会社名とか個人名の後に「御中」「様」を付けます。アドレス帳は、宛名リストのためだけに使っているわけではないので、「御中」や「様」などの項目を載せたくないのですが、宛名には不可欠です。差し込み印刷する時に、一時的に[御中、様」の列を追加しなければなりません。

宛名が、事業者名なら「御中」

宛名が、個人名なら「様」

毎回、差し込み印刷のリストが変わらないのであれば、「御中」か「様」か、は固定されますので、送付用のEXCELで宛名リスト・シートを準備しておくといいかもしれません。

あるいは、アドレス帳に、事業者名のみなら「1」、個人名があれば「2」と、番号であらかじめ振り分けておいて、アドレス帳から送付リストを抽出してから、1なら御中、2なら様、とすぐに置換えることができると思います。

または、EXCELリストで御中、様の列を非表示にしておくのも方法です。宛名でデータを使う時に一時的に表示すれば、作業のときに慌てることがありません。

EXCEL◇OFFICEライセンス認証

PCに新しくOFFICEをインストールする時、最初にアプリケーションを起動した際に、一度ライセンス認証手続きが必要になります。パソコンがインターネットに接続されていればライセンス認証ウィザードで、数秒で完了します。

OFFICEのライセンス認証はEXCELかWORD、POWERPOINTのいずれか、一番最初に開いたファイルの画面で実行します。一度ライセンス認証できていれば、すべてのOFFICEアプリケーションに適用されています。EXCELでライセンスが完了していれば、WORDを起動した時に、もうライセンス認証のウィザードは出てきません。

Windows/Win8評価版 あと90日ライセンス

昨日中古車Web検索中に、「Windows8Enterprise評価版」90日トライアルのライセンス有効期限切れのダイアログが出てきました。Excel等のMicrosoftアプリケーション過去の試用版の期限切れのようにいきなり使用制限状態になることはなく、そのまましばらくインターネットも使えましたが、Webページを閲覧中に突然シャットダウンしたり、ライセンス切れのOSは不安定で奇妙な動きをするようになります。

正規版のライセンスを購入すれば、手持ちの古いバージョンのPCでWindows8をその後もずっと継続して使えるわけなのですが、Windows8評価版の場合は正規版にアップグレードする場合も、Win7やVista等元々のPCのバージョンに戻して使う場合も、いずれにしろ評価版をいったんアンインストールしなければならないみたいです。パソコンの再インストール‥ (C)ドライブのフォーマット、リストア作業などは丸一日かかります。そのパソコンで作ったファイルやダウンロードした画像、インターネット閲覧ブックマークや受信メール等バックアップしたり、OS再インストール後にインターネット接続設定、プリンタの設定やメール設定、自分がよく使うソフトをまたインストールしたり‥ とてもとても面倒です。

上記の「Windows8Enterprise評価版」を元に戻す手順をWeb情報検索していた際に、「評価版のライセンス有効期限を延長する」方法が掲載されていたので、そちらを試してみることにしました。評価版のライセンスをリセットする、という手順です。実際、コマンドプロンプト(管理者として実行)でコマンド1行 →PC再起動 で意外に気軽に実行できるのですが、Win8の場合リセットできるのは1度だけ、つまりあと90日ライセンスが有効にできる、ということでした。Web記事によると、過去のバージョンWin7の評価版などは6回リセットして約2年使用していた、等とありました。評価版90日×1回とリセット6回×90日で計630日‥ 2年未満ですので正確には足掛け2年間という事なのでしょうが、ともあれWindowsはこのような事も可能だというお話です。

ライセンス認証を確認するには、コンピュータのプロパティを開いてみます。「コンピュータの基本的な情報の表示」のウィンドウの一番下に「Windowsライセンス認証」Windowsは認証されています。と表示されます。右の青字(詳細を表示)をクリックすると、別ウィンドウが開いて「ライセンスの有効期限」などが記されています。

現在、自分のPCのWindowsライセンス有効期限は、2013/04/04 となっています。

Windows/拡張子でファイルが変わる

デスクトップやマイドキュメントのどれかファイルを選択して、拡張子があるかないか見てください。拡張子(かくちょうし)があると、Excelならファイル名に「.xls」「 .xlsx」が付いています。Excelのカンマ区切りcsv形式は「.csv」、メモ帳などテキストエディタは「.txt」、WORD は「.doc」 PowerPointは「.ppt」などです。

ファイル名だけで拡張子が見られないPCは、拡張子を表示する設定をあとで記します。

拡張子が表示されていればどれでも構いませんが、手始めに「テキストファイル(.txt)」が適していると思います。ファイルを1回クリックして開かず選択するだけで F2キー、名前が変更できる状態にします。あるいは右クリックメニュー「名前の変更」でも結構です。「txt」を「xls」に変更します。「拡張子を変更するとファイルが使えなくなる場合があります。変更しますか?」というダイアログが出てきますので「はい(Y)」をクリックしても大丈夫と判断できるファイルでお試し下さい。「はい(Y)」をクリックすると、ファイルのアイコンがExcelに変身していると思います。「xls」を「xlsx」にするとExcelのアイコンもバージョンアップします。

さて、ファイルの拡張子を表示させる方法です。コントロールパネルの「フォルダオプション」で「表示タブ」を開いて「詳細設定」をスクロールします。「登録されている拡張子は表示しない」にチェックが入っていると思いますので、チェックボックスを1回クリックしてオフ(空白)設定を「適用」、「OK」をクリックします。「‥表示しない」を「しない」ので「表示する」設定になります。

会社のPCでお試しの場合、フォルダオプション設定は元に戻しておくことをお勧めします。

EXCEL◇行列を入れ替えて貼付け

「行列を入れ替えて貼付け」
知ってる!
[形式を選択して貼付け]の下の方にチェックボックスがある。やったこと、ある。

でも、どういう時に使うんだろう。
「行列を入れ替えて貼付け」


横長の表を、縦長にすれば、ってときかも。

(ピボットテーブルレポートも、そうかもしれない)
データ図表の縦横は、どっちがいいのか。

実際にEXCELで[行/列の入替え]をやってみる。

縦長横長の表の体裁が目的なら、表の行数と列数が同じテーブルでは、意味ないのかどうか。

表の見出しが、縦に並ぶのと、横に並ぶのと、

表の意味がちがうかもしれない。

データの中身が結局同じならば、縦横どちらでもよいのかも。

また、実際[行/列の入替え]をやってみると、[貼付け]できる時とできない時がある。

警告[コピー領域と貼り付け領域が同じサイズかつ同じ形状でない場合は、それらの領域が重ならないようにしてください。]

コピー元の表の先頭で、表データの[行列を入替え]しようとしていたので、警告が出た。コピーした表と重なる位置で[貼り付け]することができない仕様ということ。

EXCEL◇メールアドレス帳をエクスポート

EXCELやりたい、と思って開いてみると「なにか」データないかな、と思います。EXCELで「なにかデータ」と思う時、PCメールをよく使う人は、メールソフトのアドレス帳が挙げられます。アドレス帳登録があるなら、「エクスポート」を試してみます。EXCELファイル形式かCSVデータ形式でエクスポートできます。
アドレス帳を使っていない人は、EXCELで仮のアドレス帳を作っておくと、エクセル操作を練習する時にサンプルになります。家族や友人知人の本名でなくても、買い物したお店のレシートの店名や所在地、検索した会社や店舗の情報をアドレス帳サンプルにしてもかまいません。

エクスポートしないでアドレス帳を作成する場合は、最初に1度だけ、住所情報データをEXCEL表に手入力しなければなりません。(1度入力しておけば、次回からコピー&ペーストでデータを利用することができます)

市販の参考書やWEBサイトでEXCELマスターするとき、サンプル例が載っていますので、参考書の例は理解できても、自分のPCのデータでEXCELを作ってみたい、という時に、サンプル例を自分の持っているデータに置き換えられないので、戸惑ってしまうと思います。

手持ちのデータで「なにか」EXCELで表をつくって、EXCELが思い通りに動くと、パソコンに夢中になると思います。

EXCEL◇WEBコンテンツの部品

WEB検索してブラウザに表示されたWEBページを、[全選択]して[コピー]、EXCELワークシートに[貼付け]します。WEBページのコンテンツをEXCELに貼り付けして、データ加工できるのでとても便利です。

WEBページ全体をEXCELに貼り付けすると、レイアウトは崩れてしまいますが、段落ごとに行にまとまって、多少の加工作業することでEXCEL表にすることができます。

しかし、テキストの部分以外に、様々な画像コンテンツがワークシートに一緒に貼付けされてきます。 バナーやライン・イメージ画像、検索テキストボックスとかチェックボックスの小さな四角い画像など等、画像を全選択してデリートキーで、一発で、消えなかった…

画像がある行を削除すると、消せそうだけど消えなくて、行番号がずれただけ、様々なWEBコンテンツ画像がしっかりとワークシート上に残っていて、EXCELのセルに埋め込まれている様に、しっかりと貼り付いてしまっています。

文章テキストが貼り付けられた行の方を別シートにコピーして、退避しなければなりません。

WEBページにもよりますが、WEBページから文章テキストの部分を範囲選択してコピーして、エクセル表に貼り付けした方が早かったかもしれません。

EXCEL◇ファイルに施錠 

オフィスのPCでEXCELをダブルクリックで開こうとすると、パスワードを求められることがあります。共用サーバのファイルやメール添付されているファイルですが、ファイルを作成保存した側がセキュリティ設定して送信してます。そのような時は、EXCELファイルを開く「鍵(パスワード)」を知らせてもらわなければなりません。

パスワードは、ファイル添付されているメール本文に書かれている場合、あるいは、もっと慎重に別メールでパスワード通知される場合もあります。

メール本文に、EXCELファイルを開くパスワードの「英数文字列」が書かれていれば、そのパスワードをキーボードで直接入力すればよいのですが、英字大文字小文字数字記号が混在したパスワード文字列をミスなく入力する作業は、ちょっと面倒です。

もっと簡単にファイルを開くには、メール本文のパスワード文字列の部分をマウスで[ドラッグして範囲選択]、[コピー]、EXCELを開いて出てくるパスワード画面のテキストボックスに[ペースト(貼付け)]することで、間違いなく1発で開くと思います。

EXCEL2003以前は[ツール]メニュー[オプション]の[セキュリティ・タブ][設定]にパスワード設定がありました。ファイルを保存する時に、[ツール]→[全般オプション]に[読み取りパスワード][書き込みパスワード]を入力、もう一度確認画面が出てきます。

新バージョンのパスワード設定は[ファイル]メニューにあります。[ファイル]→[情報]→[ブックの保護]

メール添付ファイルにパスワード設定するのは、当たり前になっていきていると思います。作業する際にパスワードをその都度入力しなければ開かないのは面倒ですので、設定画面の[****]を削除して空欄にすることで、パスワード解除することもできるます。

その場合、受け取って作業したEXCELファイルを共有したり納品したりする場合は、再度パスワード設定することと、設定したパスワードを通知することを忘れないようにします。

EXCELファイルのセキュリティ設定は[ブックの保護]と呼ばれ、いくつか種類があります。

[パスワードを使用して暗号化]

[シートの保護][セルロック]

[マクロ警告]EXCELを開く時に「マクロが使用できません。セキュリティレベルが高」という警告が出ることがあります。既定ですべてのマクロを無効に設定されているので、手動でツールバーの「有効化」を操作します。

EXCEL◇純正データ処理 

EXCEL で加工するデータが「純正」であるかどうか普通はあまり気にしませんが、シートのセルに直接キーボード入力したデータはたいてい正しく動作します。
「純正ではないデータ」と言うのは、別メーカーのサーバからダウンロードしたデータだったり、別ブランドのアプリケーションからエクスポートしてデータを読込みしたかったのに、ワークシートに値貼付けするしかなかった、という場合などです。EXCEL関数が正常に反応しなかったり、あるいは、セルの各データの頭に半角未満のスペースが入っていて微妙にズレていたりという障害があったりします。

表作成してEXCELでプレビューするだけならば支障ありませんが、WindowsPCのアプリケーションと相性が悪く、EXCELデータ加工に向かないデータを出力するサーバという事もあるようです。

EXCEL◇フォントを揃える 

WEBページから情報を貼付けする話を続けます。
元々Excelで作成した資料をWEBページに置換える場合もあると思いますが、ブラウザで表示したページを全選択[Ctrl + A] でページ内の文章など選択範囲が反転しますので、[Ctrl + C] でコピー、EXCELに切替えてA1をアクティブにして[Ctrl + V] でシートに貼り付けします。普通にコピペして体裁が良ければそのままEXCELで保存、収集してあとでデータ加工して比較したりできます。
普通のコピペでは見栄えがイマイチ良くないという場合は、A1で右クリック、形式を選択して貼付けで「値」貼付け、あるいは「テキスト」を選択して貼付けします。データのみ貼付けの方が加工したり運用しやすい場合も多いです。

ページ単位でなく、部分的なコピー、たとえばWEB情報で企業所在地や売上高など数行を収集した場合、WEBサイトごとに書式フォントがバラバラだったりします。値貼付けも2段階の操作で[コピー&ペースト]を単調な作業を繰返すと飽きてきますので、書式やスタイルは、ある程度データ数がたまったら一括操作すれば効率的です。一括編集の方法は「行番号1の上&列番号Aの右」シートの左上コーナーで、セルではない四角の部分をクリック、シート全体を一発で選択できますので、フォントやフォントサイズを変更して1度で設定できます。

EXCELはデータ表にカラフルな書式を設定すると、PCモニター上で資料の見栄えが良い効果がありますが、書式設定にかなりのメモリ容量を使います。ファイルサイズが大きく容量が重たくなり、書式を多用するとEXCELが壊れやすくなります。せっかく時間を費やして凝ったデザインを作ったのに、最悪の場合ファイルが開かなることもあります。データそのものに書式は不要ですから、テキスト形式で構いませんので、作業するEXCELをブックごとをコピーしておくこと、バックアップを忘れないことです。

EXCEL◇WEBページをEXCEL表にする

WEBページをEXCELに貼付けしたり、業務システムからデータ表をテキスト(.csv形式)でエクスポートしたけれど白紙の部分、空白行がとても多い。EXCELで一度開いてみると1000行くらいまでの範囲に表1-表10 のようにいくつか表題が気まぐれに書いてあるような資料の場合です。列はほとんど揃っているのですが、セクションごとの表が10行前後間隔で離れていて、表自体もタイトルだけでなく表全体に空き間隔があります。

A列に1列挿入し、1などの値を入力して追加します。オートフィルタが設定できる表の状態にしてみます。次に、オートフィルタで[空白セル]を選択したあとの状態を見ます。空白セルが真っ白でなく、どこかにまだデータがある行が見られるようなら、「空白セル」列に何か入力して「空白セルでないセル」の方にしなければなりません。再度[空白セル]選択するとシート全体が真っ白になり、なにもなければ空白行すべてを行選択して[行の削除]の操作をします。オートフィルタを解除して、全体表が整然と見えてきたらOKです。

列もずれて揃ってない部分があれば、タイトル行とデータを揃える、テーブル表にしなければなりません。

ちなみに「WEBページをEXCELに貼付けする」場合は、Webページ上で [Ctrl+A(すべて選択)]→[ Ctrl+C(コピー)] の操作で、WEBページのコンテンツをコピーしたら、EXCELワークシートに切り替え、A1セルで右クリック、値貼付けしてクリップボードのページ全体からWEBページ上のLogoや広告等のイメージを除いて、テキストデータだけを貼付けします。

EXCEL◇置換でデータ編集する

「検索と置換」を使ったデータの置き換え操作について書いたことがありましたが、「置換」の機能でデータベースのちょっとした編集ができます。
A列 月日(曜日)、 12月24日(月) など日付データとして、曜日のカッコ()が半角
B列 開始時間~、 19:00~ など時刻データと「から(~)」を表す記号

今回は日付や時刻、数値は変更しません。

まず、B列から「~」記号を消したいと思います。

表データの行数が少なければ「19:00~」のセルをクリック、[F2]キーでセルが編集可能の状態にして、Backspaceを1回でEnter で実行できますが、[置換]を使うとすると、検索「~」、置換「(未入力のまま何も入力しません~カーソルが入力ボックスの左端でOK)」でOKです。ろうそくの火を吹き消すみたいに「~」記号がスーッと連続で消えます。

A列で、(曜日) のカッコ「(半角)」を「(全角)」に編集します。

検索「(」、置換「(」でOK

閉じカッコの方も検索「)」、置換「)」でOKです。

元データが手入力でカッコが半角全角バラバラ混ざっている場合も、活用できると思います。
また、A列で(曜日)のカッコ()を消して、「日付、半角スペース、曜日」に編集します。検索「(」、置換「 (半角スペース)」でOKです。閉じカッコ「)」も、検索「)」、置換「」でOKです。半角スペース、全角スペースも各々1文字分としてEXCELが認識していますので、置換のテキストボックスが未入力に見えても、スペースが入力されていますので、カーソルの位置で確認してください。

EXCEL◇ データ区切り位置なら、空いてる右隣の列に

Webページから情報をコピーして、強引にEXCELに貼り付ける。
ワークシートに行列セルの枠線があるので表に見えますが、じつはA列しか入っていないみたいです。

EXCELメニューの[区切り文字]の要領を、一度操作して経験して頂きたいと思います。

ちゃんとしたCSVデータ形式でなくても、EXCEL「データ」メニューの[区切り位置]機能を使って、整った表の書式が得られるかもしれません。

[区切り位置]ウィザード画面に従って操作します。
1/3[カンマやタブなど‥]にチェックがある状態で[次へ]
2/3 設定をします。

A列を選択して「区切り文字」のいずれかにチェックを入れ、[プレビュー]に縦線が設定されていれば[次へ]すすみます。

データの間がスペースで区切られていれば[スペース]、文の区切りが句読点とか同じ記号や括弧で文章が区切れるなら[その他]をチェックして、目印になる記号を入力、[プレビュー]でイメージを確認します。[プレビュー]に区切り線が出ていなければ「区切り位置」は成功していません。

3/3 については、気になるようであれば詳細設定などをあとで確認します。とりあえず[完了]

つまりは[区切り文字]は、EXCELが既存データで表作成する機能です。何行かのデータの各行に同じ記号があれば、その記号を各行つないで表の縦の線を作り、2列目のデータを空いている右隣の列に移動して分割します。
1行に同じ記号があれば、2列目、3列目、4列目‥ という表になります。

スペースも1文字分の記号ですので[スペース]をチェックするとペース毎に右列を作ります。
csv(カンマ区切り)データは「,」業務システムのサーバからエクスポートされたテキストデータ等で、カンマ記号(,)で綺麗に整列しています。
[タブ区切り]データは、[スペース区切り]と同様ですが、EXCEL表でデータ入力するとき「TABキー」を使って隣のセルにカーソルを移動しますが、「区切り位置」ではその逆の操作をしているわけです。

EXCEL◇年月シート更新

EXCELは表の書式をシートごとコピーして、シート名や表のタイトルの「年月」を編集するだけで月毎のデータを累積することができます。年内に、来年用のシートや表の準備をしておくとよいと思います。
たとえば、A列-B列に「平成24年」「12月1日ー12月31日」などと入力されている12月表をコピーして、来年1月表を作成する場合、A列の「平成24年」を「平成25年」に変更するには「検索と置換」 Ctrl + H (あるいはCtrl + F から置換メニュー)で置換すればよいですが、「平成 年」は共通しているので「24」を「25」に置換すればよいし、もっといえば「20年」まで同じなので「4」を「5」に置換すればよいわけです。
A列が「2012年」になっている場合、平成24年を25年にする考え方ではうまくいきません。「2010年」まで同じだから「2」を「3」に置換するだけでは、「3013年」になってしまいます。

上記の例ではA列B列、2列に年月日が分かれているのでそれほど難しくないのですが、年月日がA列だけの表で同様に来年シートを「検索と置換」でやろうとすると、うまくいかない場合があります。和暦で「平成24年」と表示している場合「2012年を2013年に置換する」方法で編集しなければなりません。和暦なのに検索ボックスには「2012年」と入力しなければ、Excelが「平成24年」を検索できないのです。Excelで実際は元の値のシリアル値で変換して「2013年」、和暦の表示形式の設定をしているので「平成25年」が入力されてきます。

Web/ブラウザでローマ字キーワード

自分のノートPC(WindowsVista)でブラウザをInternetExplorer8から9にアップグレード試用した頃からですが、Yahooなどのサーチエンジンで検索キーワードを入力すると、日本語入力ができなくなるという症状が続き、ストレスを感じていました。もう少し詳しく説明すると、YahooなどWebページを開いて1度日本語入力→検索できるのですが、2度目以降テキストボックスに単語入力すると日本語に変換出来なくなり、テキストボックスにはローマ字表記のままプルダウンで日本語の候補一覧が出てきますので希望の日本語キーワードを選択する、という手順になってしまいます。いちおうWeb検索は可能なのですが、日本語入力→漢字変換→検索 と結果は同じ検索にたどり着いたとしても、日本語で入力する日本人ですから普通の日本語入力を求めてしまいます。、日本語をよく知らない人にとっては、聞き取った言葉をそのまま入力してみて、日本語でどんな一覧が出てきてどの単語を選べば知りたい言葉の意味が調べられるのか、わりと近道なのかもしれません。

Microsoftの電話サポートセンターに問合せして訴えてみました。電話サポート担当の方がIME設定プロパティでテキストサービスの日本語設定を再インストールや他バージョンに切替えしたり、一時的に解消されたのですが、やはりOSバージョンとブラウザのバージョン、あとPCのメーカーや型式の互換性など、ブラウザのバージョンアップ(IE9)が自分のPCと相性が悪いみたいでかなり落胆していました。「なにかまたうまくいかない事がありましたら」、親切丁寧に後日またサポセンからまたお電話戴いてフォロー、その後の経過を尋ねられたりもしました。「いつもどおりの日本語入力が出来なければストレスになりますから。」

現在、WindowsVistaをWindows8の試用版にアップグレードしていますが、日本語入力できないという症状は全然出ていません。OSバージョンアップで日本語入力のトラブルはすっかり解消されているようです。あの時の自分の訴えが少しでも伝わったようで満足しています。

EXCEL◇CSVを保存する

CSVは仕事でよく使われるEXCELのデータ形式で、メモ帳エディタのようなテキストデータです。EXCELブックは、ワークシートに行列セルがあり表に見えますが、CSV形式で保存してテキストエディタで開くと、データがきれいに整列しています。カンマ記号(,) を縦線に置き換えして整列すると表になります。

CSVでデータ加工して上書き保存の操作をした時、「この形式で保存しますか」というメッセージが出ます。「CSV形式で保存すると一部の機能が失われる可能性があります」 と書かれていますが、「はい」、で CSVを上書き保存、「いいえ」だと拡張子がEXCELブック形式(.xlsx)で、CSVファイルとはまた別のEXCELブックが保存できます。
「はい」でCSVを上書き保存しましたが、CSVはEXCELで開いたままですので、CSVファイルを閉じるボタンで閉じるとき、再びメッセージが出てきます。
「変更内容を保存しますか」
先ほど、CSVファイル保存の操作で上書きしていますので、「保存しない」をあと一度クリックしておけばダイアログが消えます。

EXCEL◇リンク貼り付けのセル参照

A1セルの値を参照する

A1の値を、同じワークシートの他のどこかのセルで見たい場合、

セルをクリックしてアクティブにして、イコール記号(=)を入力

[A1]をクリックして[Enter]

別のシートで 、A1 の値を参照したい場合、

イコール記号(=) を入力

シートの切替え

「A1」クリックして[Enter]

[= Sheet1!A1 ]となります。

「リンク貼り付け」と同じことだと思いつくかもしれません。

A1のデータ値をどこか他のセルで参照したい場所にリンク貼り付けすると「=$A$1」となります。

別のシートにリンク貼り付けしても「= Sheet1!$A$1 」です。

いずれも、セルの値は同じですが、セルの数式が違っていますので、その後の操作には要注意です。

EXCEL◇スクロールバーの位置


データが入っているEXCEL表を開いて、データがどのくらい、何行くらいあるか。
PCモニターでEXCELを全画面にして拡大縮小100%で、リボンの表示オプションをすべて表示[タブとコマンドの表示]にしている場合で、フォントサイズ11ptの場合33-4行、フォントが9ptでは55行くらい、表示されています。
それ以降は、縦方向にスクロールすることで、順次データ行を確認することができます。

縦(垂直)方向のスクロールバーは、開いたファイルの右端にあり、
画面内に収まりきらない場合は、表示領域を移動しなければ全データを見ることができません。
スクロールバーを見ると、スクロールバーの長さと位置で、データ数がだいだい予測できます。

データ数がPC画面におさまる程度の場合は、スクロールバーが長く、スクロールの必要がありません。
データ数が増えてくると、スクロールバーが短くなってきます。垂直方向に下向きにスクロールしていくと、スクロールバーの位置で、画面上のデータ行が、全データベースのどの辺りを表示しているか、データ行の終わりまであとどのくらいスクロールが必要か、などを知ることができると思います。

EXCELデータベースの全体行を見るには、ショートカットキー[Ctrl+↓(下向き矢印)]で一番下の行を表示することができますので、最下行の行番号を見ると[行数]がわかります。ですが、EXCEL表の途中に空白行があると、Ctrl+↓ では空白行で終わってしまいます。さらにそのあとにワークシートにデータがあるのを見て、さらに Ctrl+↓ を繰返すと最下行に到達するかもしれません。そのとき、画面右端の垂直方向のスクロールバーが、長さが数行位で、画面の中ほどにあるとすると、下方にデータ行が続いている状態がわかります。

EXCEL◇並べ替えの達人

EXCEL表で、昇順(降順)にデータの並べ替えをするとき、[並べ替えボタン]でワンタッチ操作でできますが、PC画面ばかりでなく、文書や帳票、カタログ冊子や保管箱など、ものの仕分けや並べ替え作業があります。番号の数字が小さい順に並べ替えするのですが、紙や物を手に取った人が、番号を見て手作業しなければなりません。

並べ替え作業は、誰にでもできる作業だと思いますが、誰かがやらなければ、自動的には出来ない仕事です。パソコンに慣れると、手作業することを怠けてしまいがちです。

並べ替え作業の達人がいて、入力が済んだ伝票の後処理、伝票ナンバーの番号順に書類を束ねてファイリングする作業中、並べ替え作業禁断症状のスタッフさんが、作業台に積まれた伝票束のナンバー印を見た途端に反応して、伝票に手が伸びて指が紙をめくる動作に動いていて、手作業で伝票番号昇順に並べ替え、すごい、速い、競争で伝票束が片付いていきます。頼もしいスタッフさん達です。作業台に次のコンテナ箱が届くまで待機状態、いつでも並べ替え準備OK..

EXCELの並べ替えボタンに負けていません。

EXCEL◇同じ値なのに FALSE

EXCELの2シートで各々計算した値が、同じ金額(True)であればOK という数式を作成したのですが、今月、その数式ツールでFalse が表示されました。

求める値は、[請求金額]=[支払金額] でシート上は同じ値なので支払金額は決定で、支払OKなのですが、作成した判定の数式 が間違っているようです。何故、同じ値でFalse が表示されてしまったのか検証しなければなりません。

請求金額シートは、請求書を転記しているだけですが、支払チェックシートの方に長い数式が入っています。合計金額は小数点以下2位の値で、条件が等しい整数値になるように加工しています。ツールバーの「小数点表示桁上げ(小数点以下の桁数を増やす)」ボタンで小数点以下を表示させると1円未満の差がありました。

つまりセル上で整数値が表示されていても、EXCELは値の差を見つけて「値がちがう」と言ってきます。

判定する数式に、小数点以下の値を処理するINT関数、TRUNC関数をネストさせてもFalseが出ます。
=INT(数式)
引数が「数式」で、結果にたまたまTrue値が出てくるのかもしれませんが、判定の数式はいつも正確でなければ意味がありません。

INT関数をWeb検索したところ、
=INT(数値)
INT関数の引数は「値」と書かれていました。

数式の結果を、セルに値貼付けするか、テンキー入力しなおさなければ、判定の数式が正しくTrueを表示できないようです。

EXCEL◇ オートフィルタ― 空白行削除

オートフィルタは、選択したデータを抽出することができますが、逆に、不要なデータ行をフィルタで抽出して、削除することができます。

たとえばデータ表に、番号だけでデータがない行がある場合に、オートフィルタで「空白セル」にチェックを入れて実行します。(すべてを選択)のチェックをはずして、一番下に(空白セル)のチェックのみ。OKすると、空白行が抽出されますので、データ表範囲の空白行を行選択して行の削除をしますと、データ表がすっきりします。

他の列のデータが表示され、データが必要な場合は、そのデータ列でさらに空白行セルをチェックして抽出します。

空白セルばかりでなく、不要なデータ行があれば、フィルタで空白セルと同様に、チェックを入れて抽出して削除することができます。

[Deleat]キーでデータ削除することと、行削除の操作することは、意味が違います。

ですが、いずれにしろ、行削除やデータ削除を操作したあとで、やっぱり消さない方がよかったと気付いたら、ショートカットで・キー Ctrl + Z(元に戻す)を試します。Ctrl キーを押しながら、Zキーを何度か押す、削除したデータが元に戻るまで、 Ctrl + Z を繰返します。

この元に戻す操作は、ショートカット・キー Ctrl + S (Save) で上書き保存しても、EXCELが開いたままの状態であれば、Ctrl + Zで元に戻すことができます。

しかしながら、いったんEXCELを終了して、閉じてしまうと、上書き保存した状態のまま元に戻らなくなります。

データベース作業の前に、念のためバックアップ(シートのコピー操作)を1回、心得ておくことが大事です。

Windowsの、いまさら 日本語キーボードについて

いまさらですが、馴染みのパソコンの日本語キーボードは確かに入力キーに「かな」が書かれてて、ひらがなが読める人は、ひらがなキーを押せばその文字が当然入力されると思うでしょう。

しかし、私たちはもうとっくに「かな(KANA)モード」を忘れています。
アルファベットで日本語を入力する「ローマ字入力」について説明しなければなりませんし、キーに書かれてある「かな文字」はなぜ使わないのか、ローマ字で画面に入力できるのは同じ「ひらがな」なのか、たとえ話は通じなくても日本語には2通りの入力方法がある、ということが伝われば充分だと思います。実際、かな入力など教わってないという人も多いのではないかと思いますが、そもそも「かな(KANA)モード」に興味がある人に、そういう話はなかなか通じにくいものです。

私自身はワープロでかな入力を覚えましたので、Windowsでローマ字入力に慣れるまでずいぶん苦悩しましたが、自分がOAインストラクターだった頃はまだ、かな入力で通用していました。ここ数年はデータ入力オペレータと競って8時間連続タイピングも大丈夫です。専門学校へ行かなくても在宅でローマ字入力練習していると入力スピードも上がり、仕事レベルで通用するようになると思います。

EXCEL◇RAND()がはたらく

RAND関数のランダム値は、サンプルデータに利用できます。
EXCELがダイナミックな働きをします。
表の値に =rand() を入力して列にコピー、ワークシートを[F9]キーで再読み込みするたびに乱数、ランダムに値が表示され、サンプル値などに使われます。

=RAND() のみでは 1未満の数値が発生しますので、数式を追加して10倍、100倍、1000倍に見せる、 また関数を組み合わると整数値にすることも可能です。

ところで、このRAND関数 =RAND() を、Microsoft Word で使用してみますと、手頃な日本語サンプル文がWORD文書の画面に出てきます。WORDの空白のどこでも構いませんので、

=rand()

と入力して、[Enter]キーを押します。

Digital/Bluetooth Wireless Headphone

1.
最近買ったモノ 「Logitec BluetoothRヘッドセット」
http://www.logitec.co.jp/products/bluetooth-logitec/head_set_home.html

まだ使いこなしていません。
携帯(mobile)の着信受信を片耳ハンズフリーで確認できます。肝心の通話はまだ試していません。
ワンセグ音声、音楽も聴けるし、音楽を聴きながら電話の着信に気付いたら、通話に切替えられると思います。
携帯(mobile)に音楽ファイルをたくさん保存しておこうと思っているのですが、
音楽データを変換してmicroSDに転送するところで時間がかかってしまいます。

2.
Bluetooth の片耳ハンズフリーヘッドホンは、クルマの運転の時にとても便利です。
先日、自分のクルマのシートベルトが故障して(チャイルドロック‥バネがはずれて伸びきってベルトが締まらず役に立たない)自宅駐車場から出掛けられなくなって「ロードサービス」を呼んだとき、来てくれたロードサービスのスタッフが、ペンキャップのような派手めなオレンジのハンズフリーヘッドホンを左耳に付けていて興味を持ちました。

Webカタログで調べて1つ3千円~8千円位の小物なのですが、ロードサービスの業務用と同じ物なのか、個人でも本当に通話や音声を聴くことが出来るものなのか、買った後に後悔しないかPCショップの店頭でしばらく見るだけで買わずに帰っていました。自分の身近で、まだ誰も使っていないし持っていない物だったからです。モバイルを手に持っていないのに歩きながらひとりで声を出して喋っていたら独り事みたいで、なんだかちょっと変じゃないですか!運転中ならあまり不自然に見えませんし、ハンズフリー通話は圧倒的に便利だと思います。

3.
携帯と無線ヘッドホンをBluetoothで接続して、ハンズフリー通話する機会がありました。
日頃自分の携帯にBluetooth接続セットして受信を待つ程の仕事もないので、携帯を片手に持って直接通話するのですが、銀行のコールセンターに問合せした時フリーダイヤルして音声ガイダンスの後ずっとお待たせメロディが流れて、今度いつ電話窓口オペレータに繋がるか、という時でしたが、Bluetooth接続したヘッドセットで再コール、お待たせメロディ中に携帯電話はデスクに置きっ放し、ほかの事をしていても大丈夫で、数分後オペレータの声が聞こえたのでそのまま通話、特に「お電話が遠いようですが」等と相手の方に聞こえづらそうな印象もなく問合せができ、ハンズフリー通話に成功しました。

EXCEL◇PHONETIC・考察

YouTube(インターネット動画共有サービス) で、自作EXCEL動画講座をグローバル配信している管理者が増えています。キーワード EXCEL、FUNCTION(関数)で検索すると、EXCELの関数に関する様々な動画レクチャーを見ることが出来ます。

検索キーワードを「PHONETIC 」に絞り込むと、、PHONETIC関数の仕様解説、チュートリアルのサイトが検索されます。日本語(Furigana)、中国語(Pinyin)、Hindi、 URDU 、等々、PHONETIC 機能をインストールする説明が見られることから、PHONETIC関数は、 Microsoft Officeの外国語版ユーザ向けのアドイン機能と思われます。Microsoft Japan の製品ソフトは、既定で日本語ふりがな機能やPHONETIC関数のフリガナがセットされているものということです。

さらに、WEBサーチで、キーワード PHONETIC を検索すると、キッズ向けアルファベット学習絵本のような学習教材の動画が多数ヒットします。動画の画面に単語や短文、文字が表示され、それを読み上げるキャラクターが登場しています。画面に描かれている文字や短文がPHONETIC なのか、読みの音声の方がPHONETIC なのかは解りません。

EXCEL◇SUBTOTAL とSUM関数

オートフィルタでデータ抽出して、表の列データを合計する場合です。
どこか空いているセルに[Σ] AutoSum (オートサム・ボタン)を使って合計を計算する数式を作ろうとすると、「=SUBTATAL」 が表示されています。オートフィルタをオフにしている時はSUMなのですが、オートフィルタが実行されているとSUBTATAL です。

#NAME?

SUBTATAL は、オートフィルタを条件でセットあるいはリセットして表示されているデータの合計を計算しています。
SUM関数の合計値は、選択範囲や選択データの合計を計算しますので、SUBTATALの場合と計算結果が異なる場合と同じ値の場合があります。SUM関数を使うときは、オートフィルタで非表示のセルも引数で選択していると合計されています。

EXCEL◇ 表計算とバーチャル損得勘定

日々の収支をEXCEL表にする場合です。「損得勘定」表を実際に作成してみるとき、毎月の給料日を「収入」データの列に設定すると、条件不足です。お財布の中身の金額をテーマにすると、毎日のように出費があるので、レシートや領収書を保管しておいて、あとでまとめてEXCEL表に入力することができますが、空っぽになりそうなお財布に資金を追加する時に、収入のデータを追加入力、「本日の予算」として、表計算で「収入ー支出」の数式を見ると、日々の収支が一見して明らかになります。

たいていは、頭の中で追加した資金分をバーチャル加算していて、「本日の予算」の金額入力は省略、日々の収支はアバウトになりがちです。まだまだある、と思っていたのに、もうお財布が空っぽになりそう。実際の数式に依存、感覚的な収支勘定よりも、EXCEL計算式の方が現実です。自分自身で作成したEXCEL表が気になって、終始使ったお金を見張られている気がすると、予算に余裕ができるかも。

EXCEL表計算は、コンピュータがやる仕事ですから。情け容赦なく、絶対に正しい。自分で作ったEXCEL表に従わざるを得なくなり、無情な事です。日報や日記より、自分の日常を自分で知る手掛かりになるかもしれません。

「本日の予算」を、「本日の賭け金」などと置き換えて表計算を活用したり、ほとんどの場合、実際にEXCEL表を作ってみなくても、頭の中で日々の収支のくらいできるはずなのに、と思ってしまいます。

EXCEL◇名刺から個人情報データベースを作成 

名刺を整理するシーズンです。Outlookなどグループウェアのアドレス帳や名刺管理ソフトなど便利なツールがありますが、最初に1度データを入力しておかなければなりません。名刺管理ソフトに一度データ入力してあれば、EXCELにエクスポートして加工管理が出来るようになります。
住所などのや個人情報データ入力を面倒に感じるのは、
・氏名(姓,名)
・郵便番号(3桁-4桁)
・住所(都道府県,市区町村,丁目番地号,建物名,室番号)
・電話番号(市外局番―市内局番―個別番号)
・モバイル(携帯)番号 (電話番号,モバイルアドレス)
・勤務先名(郵便番号,住所,電話番号,内線番号,部署名,役職名,勤務先アドレス,URL)

以上の情報がすべて揃って1人分の個人データです。ローマ字入力で人名漢字変換など、誤字が無いように入力しなければなりませんので、とても億劫に感じます。

しかも、データ入力にルールがあります。

・氏名 全角フィールド,英字は文字数制限あり
・郵便番号 半角数字
・住所「都道府県」全角フィールド

 「以下住所」全角フィールド

 「番地」全角数字フィールド、ハイフン記号等あり

 「建物名 号室」全角フィールド、アラビア数字などあり
・電話番号 半角数字、ハイフン記号あり
・メールアドレス 半角英数字

「個人情報」入力には、日本語データ入力のすべての要素があります。

機密性が高い個人情報のデータベース入力、顧客情報テーブルを作成する際に、データ入力専門の事業者や、入力専門職のスタッフさんに依頼するほどです。パソコン入力のスキルが問われます。

住所人名固有名詞漢字仮名英数字データ入力、全角半角切替え、専門があります。名刺データ入力は手近な入力練習になります。データ入力を経験すればするほど、入力が速く間違いなく上達すると思います。

EXCEL◇妄想的損得勘定を表にして見る

EXCELでシンプルな表を作成します。
列Aに本日の日付、列Bに本日の予算(概算で構いません)、列Cに本日の支出(百円以下切捨て感覚で結構です)で、D列に =B-C という数式です。次行は上行D列(前日残高)=下行A列(本日の予算)で、同額でなくて構いません。子供のお小遣い帳みたいな簡単な数式なのですが、月初には確かにお財布の中にあったお金をよく覚えていて、使ったお金は大体の金額で端数の小銭を切捨てて考えます。B-Cの値(列D)は頭の中で悲観的な勘定より、もう少し残っているはずです。また、もし小さな儲けがあった日があれば、それを何日間もよく覚えていて頭の中で、或る日「あの日得した分を今日使おう」などと良かった日の記憶を何度も呼び出して自分自身で許可していたりします。しかも、得した日のデータ結果を翌日以降の列Dに値のみコピーして、表の数式を上書きして消してしまうみたいです。数式で計算できる正確な残高より、過去の良かった結果の方が弾みになって、将来的に儲けに繋がっていくかもしれません。
実際にEXCEL表で列B,列Cに本日の収支データを入力して、列Dの値が思いがけず少なかったという場合は、日常的に期待値が高めで、頭の中のどこかで損得勘定を間違えてしまっている可能性も高いです。

EXCEL◇相対参照と 絶対参照 ふたたび


「相対参照」 と「絶対参照」 の例

 (相対参照)A1 (絶対参照) $A$1 とします。

絶対参照の参照セルの値や数式は、コピーしても、データ表を移動しても、参照元の値が変わりません。

また、
 A$1 列の相対参照、行の絶対参照

行の先頭セルの値や数式を、列方向(右方向)にコピーする

 $A1 列の絶対参照、行の相対参照

列の先頭セルの値や数式を、行方向(下方向)にコピーする

いずれか、絶対参照を逆して値や数式をコピーすると、先頭行、先頭列の値がずらっと連続でコピーされてしまいます。

もし、絶対参照が必要で、どちらか解らなくなっってしまったら、途中の適当なセルや、行の一番端のセルに、実際の値を代入してみればすぐに解ると思います。




EXCEL◇PHONETIC関数と日本語フリガナ

PHONETIC関数は、漢字をカナ読み「フリガナ(furigana)」に変換できますが、IMEやATOKなど日本語入力システムを使っていると「フリガナ」変換となる日本専用の関数で、日本語版にしかないのでしょうか。

ちなみに、日本語版WindowsOS、英語版(ベータ版)Officeで、PHONETIC関数は、日本語フリガナです。

他国の言語のEXCELで、日本語のPHONETIC関数はあるのでしょうか。

ほかにも、言語が気になるEXCEL関数がいくつかあります。

AMORLINC関数 フランスの会計システムで減価償却費を求める
AMORDEGRC関数 フランスの会計システムで減価償却費を求める

ARABIC 関数 ローマ数字をアラビア数字に変換する
ROMAN関数 数値データをローマ数字表記に変換する

BAHTTEXT(バーツ)関数 は、タイ国の通貨表記バーツテキストに変換されます。

NUMBERSTRING という関数は、数値が漢字書式に変換されます。
漢字書式は、三種類の表示方法があるようですが、

元データが 123 の場合、

1  百二十三

2 壱百弐拾参

3  一二三

EXCEL◇列範囲を絶対参照SUMIF関数

たとえば、SUMIF関数で月別データの合計を集計するとき、関数の引数の参照列範囲を絶対参照(相対参照)するのを忘れていると、当然合計値はおかしくなります。数式を作成して何らかのデータが現れると、とりあえず信用してしまいがちですが要注意です。

参照列を[F4]キーで固定しておかなければなりません。

行の参照セルの値を計算しますが、絶対参照にすると列・行の参照元の値が変わりません。

リストを固定しないと、列方向に数式をコピーするとき参照元リストが下方向にずれてきますので、データの結果をよく見て、1月よりも12月の方向に合計値があまりに少なくなるのはおかしい、ということに気付かなければなりません。

ちなみに、SUMIF関数の参照範囲は1列ですから、正確にはF4キー2回で行固定の相対参照で充分なのですが、引数の範囲選択をしてF4キーを1度たたいて絶対参照でも結果は同じですので、この場合引数の範囲選択を絶対参照、相対参照どちらでも構わないと思います。

EXCEL◇絶対参照 ドル記号($)について 

セル参照の操作例です。

A1セルに =(イコール)を入力して、そのあとB1セルを選択します。A1セルは「=B1 」と表示されていると思います。 

[F4]を1回押下、F4キー 1回目「=$B$1 」

[F4]をもう1回押下、F4キー 2回目 「=B$1 」

[F4]をもう1回押下、F4キー3回目 「=$B1 」

[F4]をさらにもう1回押下、F4キー4回目 「=B1 」

もとに戻ります。繰返しF4をたたくと、上記の参照を切替えします。

F4キーでセル番地の「B1」にドル記号($)が切り替わります。数式でセル番地を参照する場合でも、F4キーで絶対参照に切替えすることができます。

セル番地は、普通はドル記号($)が付きません。「相対参照」の状態です。

セル番地にドル記号($)付けると「絶対参照」になり、参照セルの$の部分が固定されます。

B1セル の場合、B1のBがB列のこと、B1の1が1行目のこと ですので、

$B$1 は、列も行も絶対参照

B$1 は、行のみ絶対参照(列は相対参照:複合参照)

$B1 は、列のみ絶対参照(行は相対参照:複合参照)

データ表で、列につくった数式を、下向き(行方向)にコピーするとき、相対参照では各行のセルの値に応じて計算の値が変化しますが、絶対参照に設定すると、その列・行の参照元の値が変わりません。

どこか1つのセルの値を参照元データにするとき、列にも行にもドル記号($)の絶対参照が必要になります。

EXCEL◇ITユーザサポート・デスク 2

社内PCの移行後に、アップグレードされたEXCELで困ったとき、ITサポート業者や社内ヘルプデスクの電話番号やメールアドレスに問合せするとすぐに解決してくれると思います。

パソコンはひとりで学習できます。自宅でもインターネットで調べたり、eラーニングや本を買ったりでマイペースでできると思うのですが、会社のPCの設定に関しては、社内セキュリティ、社内のポリシーで管理されていますので、独断で判断したり、頑張らない方が解決が早いです。

自分で使うパソコンだから自分で解決したい、パソコンくらい教わらなくてもわかるし、ひとりでやれたし出来たと思ったから… 等など。社内ヘルプデスクを敬遠しがちです。

パソコンが充分に得意な人は、パソコンスキルを活かして「会社のパソコンとネットワーク管理」に興味を持つことは、期待されています。「ITヘルプデスク」担当業者と積極的に業務連携して、会社PCを活用して頂けたら、社内はとても助かると思います。

社内PCがバージョンアップされる時期には、サポート担当用のマニュアルも更新されます。パソコンが新しくなっただけなのに、会社の雰囲気が変わったように感じることもあると思います。ヘルプデスクに「答えを教わる」という使い方でなく、「自分の会社のネットワーク環境を確認する」感覚で結構だと思います。

「ヘルプデスク」とは、もともと金融機関系ATMカード等の電話サポートデスク担当の通称だったそうですが、社内のどこかに社内PCを管理しているチームがあり、「ITヘルプデスク」のメンバーがいると思います。

EXCEL◇プリントプレビュー ヴァージョン

Excel Print Preview Version
Excel2003 からExcel2007 にアップグレードしたとき、Excelの操作に非常に手間取りますが、2012年まで私が勤務したほとんどの会社のPCがまだOffice2003を使っていたので、仕事であまり困ることはなくExcel2007 , Excel2010 の「リボン」を充分にマスターせず、分からない時はヘルプを使ったり、よく使うメニューがある場所くらいはマウス操作で感覚的に覚えていたのですが、そろそろWindowsXPの公式サポート終了期限を気にしてどこの会社もWindows7にバージョンアップの時期に来ているようですので、私もそろそろ、Excel2010もユーザサポートレベルになっておかなければなりません。
Excel2003とExcel2007、2010の違いで一番戸惑うのが印刷プレビューです。Excel2007では印刷プレビュー(クィックアクセスツールバー等)と改ページプレビュー(表示―ブックの表示)が別のタブにあります。デフォルトで印刷プレビューがセットされていないバージョンもありますが、 「ctrl + F2」で印刷プレビューが直接出ますので、ショートカットキーを使った方が素早いかもしれません。

EXCEL◇A列とB列は等しい

A列とB列の値が等しいことを照合する数式といえば、IF関数を使うことができます。

セルC1に
=IF ( A1=B1, ならば 〇,でなければ × ) 、という数式でよいわけですが、

もっと単純な方法があります。 

右隣りC1セルに =A1=B1

入力した数式を2行目以降にコピーします。

AとBが等しければ、数式の結果は True 、

AかBのいずれかの値がちがっている行は、False が表示されます。

EXCEL◇Excellent ? 英語版評価グレード

ご訪問ありがとうございます。今後ともどうぞヨロシクお願いします!
さて、海外からもサーチエンジンやタグクラウドで私のページを閲覧して戴いているアクセスログやコメントが励みもになるものですが、某日某WebStoreからの書込みで、冒頭に“Excellent”と書かかれていたのが目にとまり、その英文コメントをじっくり読んでみたのですが、どうやら当方のExcelの記事の評価がExcellent と書いてあったわけではなく “Excellent Article”  つまりコメント元のウェブショップが「ウチの掲載品がExcellent だよ」 と宣伝しに来られたみたいでした。タイトルが”Excel”だと類似キーワードで検索ヒットするのだと思います。 “Excellent” の語感は褒められたように感じるのですが実際商品の状態で ”Excellent Article”  の意味は「良品」「標準品」とのことです。

Excellent
Great
VeryGood

Good

順にそれぞれ、日本語翻訳で、Excellent「良品」 Great「美品」VeryGood「使用可能」Goodは「B級品」「ジャンク品」でした。 “Good”という単語は「良い」、“VeryGood”ならば「とても良い」と読んでいましたすが、英語の表現はおだて上手なのでしょうか。

常套句に惑わされず、モノを見る目を持たなければと思います。

EXCEL◇ピボットテーブルを値貼付け

EXCELデータ100行程度の集計でしたが、照合して集計が複数項目あったのでピボットテーブルを5シート分作成したところで、EXCELの動作が不具合になってしまいました。

EXCELは操作に慣れると便利ですが、万能ではありません。割当てられたメモリ容量が不足してくると、動作が鈍くなって、上書き保存されなくなったり、酷い場合は、SUM関数の合計値を正確に出せなくなる、ということもあります。

ピボットテーブルで、抽出フィールドを変更しながらデータ処理を繰返す作業で、ワークシート5シートを交互に開いて同様の作業をしていたところ、またEXCELが固まってしまいました。抽出項目のカウント結果が表示されなくなっていて、1表あたりのデータ数を考えると、無理な作業を繰返していました。


ピボットテーブルを操作した結果を全選択 →値貼付けしてデータ値だけをシートに残すようにすると、支障なく作業を継続できると思います。

Digital /TV裏番組リスト

我が家は地デジ移行の時点では古いTVにデコーダを接続していたのですが、ロンドンオリンピック直前に地デジTVをもう1台購入しました。液晶画面の地デジTVは格安でしたが、リモコンに「裏番組表」というボタンが付いていました。「裏番組表」ボタンを押すと、画面左半分に同時間帯に他チャンネルで放送中の番組タイトルが一覧表示されます。PCのマウスで右クリックメニューのような表示ですが、NHK~民放局~エリア局~JcomTVショップチャンネル~放送大学まで全15chのうちの12タイトルが一度に読めるので、次に見たいチャンネルをすぐに探してチャンネル移動することができるので、とても便利で最近は自宅でTVをよく見ます。
ただし、「裏番組表」といってもある番組を視聴中に別のチャンネルの裏番組を録画できる、という機能とは異なるようです。

Digital/TV USBポート

録画機能付き地デジTVで、「録画するにはUSB HDDが必要」と説明書きがありました。USBポートが1つだけあるTVなのですが、試しにUSB接続の外付けDVDを差してみたら「対応していません」と画面に書かれていました。DVDは再生できません。USBポートのほかに、HDMIポートもありますが、HDMIの方でDVDデッキやPC接続ができるでしょうか。
USBポートには専用の外付けHDDがなければ録画できないと思っていたのですが、手持ちのPC用のUSBメモリを差してみたら「初期化しますか?」と画面に表示されました。USBメモリを差しっぱなしでTVリモコンを使って、わりと手軽に予約録画もできるみたいです。ですが、録画時間がUSBメモリ 8Gで約1時間程度、なものです。

Digital/HDMI ケーブル

HDMI High Definition Multimedia Interface 自分のモバイル(携帯電話)にHDMIインターフェースがあり興味があるのですが、HDMI対応のテレビに接続してモバイルに保存した写真や動画をTV画面で大きくして見ることができます。肝心のHDMIケーブルは携帯電話に付属していなかったので別に購入しなければならないのですが、家電店の店頭でモバイル用HDMIケーブルが「スマホ用」ばかりで「ドコモ携帯用」はなかったので、果たしてスマホ用ケーブルが使えるのかどうか‥ ドコモ携帯、2年前のモデルなのですが。

Digital/Bluetooth Wireless Headphone2

Bluetooth の片耳ハンズフリーヘッドホンは、クルマの運転の時にとても便利です。
先日、自分のクルマのシートベルトが故障して(チャイルドロック‥バネがはずれて伸びきってベルトが締まらず役に立たない)自宅駐車場から出掛けられなくなって「ロードサービス」を呼んだとき、来てくれたロードサービスのスタッフが、ペンキャップのような派手めなオレンジのハンズフリーヘッドホンを左耳に付けていて興味を持ちました。
Webカタログで調べて1つ3千円~8千円位の小物なのですが、ロードサービスの業務用と同じ物なのか、個人でも本当に通話や音声を聴くことが出来るものなのか、買った後に後悔しないかPCショップの店頭でしばらく見るだけで買わずに帰っていました。自分の身近で、まだ誰も使っていないし持っていない物だったからです。モバイルを手に持っていないのに歩きながらひとりで声を出して喋っていたら独り事みたいで、なんだかちょっと変じゃないですか!運転中ならあまり不自然に見えませんし、ハンズフリー通話は圧倒的に便利だと思います。

Digital/Bluetooth Wireless Headphone

最近買ったモノ 「Logitec Bluetooth®ヘッドセット」
http://www.logitec.co.jp/products/bluetooth-logitec/head_set_home.html

携帯(mobile)の着信受信を片耳ハンズフリーで確認できます。サポセン問合せフリーダイヤルのお待たせメロディが長いとき、自分の部屋でもハンズフリー、通話は思いがけず声が大きくなっているかもしれません。ワンセグ音声、音楽も聴けるし音楽を聴きながら電話の着信に気付いたら、通話に切替えられるみたいです。携帯(mobile)に音楽ファイルをいくつか保存しておこうと思っているのですが、音楽データを変換してmicroSDに転送するところで時間がかかってしまいます。

Windows8発売初日! 店頭デモを見てきた

Window8 店頭デモ、WindowsPCもapple iPadのようにタッチパネルで操作できるようになりました。でも、まだ現在のところタッチパネルモニター製品の数は少ないそうで、マウスもキーボードも必要のようです。
Windows8の画面は、メトロ型とレトロ型、2種類のアプリがありどちらも使います。
「メトロ」 新登場のスタート画面です。タスクバーがありません。
「レトロ」 従来型のデスクトップ画面です。タスクバーがあります。
アプリケーションを開くスピードがとっても速いのが魅力です。Excelの起動も一瞬、7アプリ連続開ける‥とか伺いました。

私は、Windows8の新機能で、2つのアプリを同時に使う「アプリをスナップする機能」というのに興味を持ち早速、自宅PCの試用版Win8でやってみたのですが、ウチのノートPCではまだ出来ませんでした。画面解像度と関連していて「1360 x 768 以上の画面解像度が必要」のようですが、ウチのPCは1280×800 がMaxです。

デスクトップ型PCは、地デジTVも衛星放送もブルーレィディスクも内蔵されていて、リモコン式タッチパッドが付属、キーボードもワイヤレス。
パソコン作業も、デスクにずっと座りっぱなしで、という時代ではなくなるのでしょう。

EXCEL◇手順書作成の手順

既に作業手順書が準備されている、ということはそのプロジェクト現場には頼れるベテランスタッフがいるという事です。作業手順書や作業ツールは、出入りのITエンジニアスタッフばかりでなく、システム担当者や事務スタッフが各自作成します。


後任スタッフに仕事を引継ぎする時、作業手順を伝えたときのノートを、すぐにWORDかEXCELに入力してもらうようにしています。

作業手順を教わった直後に、もうオリジナルの手順書が出来上がっていて、後日新入のスタッフが加わった際に、作業手順について教えられるように準備してもらうのです。

箇条書きのメモやノートも、ファイルにしておくと便利です。

ページをレイアウトしたり、画面イメージやイラストを挿入したり、コンテンツ制作やドキュメント作成の練習になります。ファイルを保存して、毎日作業を継続していると、手順書にメモ書き、内容が追加され、作業を身につけながら、手順書の方も完成させていきます。

別シフトで作業するスタッフ達が、出来上がったオリジナル手順書を使って、作業内容が理解できれば、成果になり評価があがります。

共有フォルダに、過去に同様の作業に関わったスタッフ達のオリジナル・作業手順書が、圧縮フォルダに保存されていたりします。スタッフによって作業手順書の体裁が様々なので、参考になり、面白いと思います。

EXCEL◇ CSVデータ加工、並べ替え

CSVのデータ表が、4行組の表になっている場合、A列に 1,2,3,4,1,2,3,4 と行頭に連番を入力してフィルコピー、オートフィルタで抽出する方法を前述しましたが、

他にも方法があります。

行頭1,2,3,4,1,2,3,4 ..連番を入力したA列を、昇順で並べ替えします。

各表データの比較が、1回の操作で比較できます。

EXCEL◇CSVデータ加工、オートフィルタ抽出

共用サーバの既存システムから出力したCSVデータを、Excelのワークシートにインポートします。CSVはカンマ区切りのテキストデータです。メモ帳エディタで開くと、カンマ記号が目立ちますが、EXCELワークシートで開くと、カンマ記号が列の区切りということが解ります。EXCELと同じデータ表ですが、CSV形式のままでも、作業ができることは出来るのですが、EXCELの仕様で数式などを使うデータ操作で支障が出ることがあり、EXCEL形式(拡張子が.xlsx)で保存しておくとよいと思います。

CSVデータで、4行1組の表が、出力されている場合です。

1行目から4行目まで1表

5行目から8行目までが2表、

という連続データです。

このような場合、A列に1列挿入して、1表の1行目2行目3行目4行めの右端に1,2,3,4と連続データを入力して、4行セットで下方向にフィルコピーします。

CSVのデータは、表の書式設定に不向きなので、行頭に連番を入力することで、データ加工の手掛かりになり、オートフィルタでデータ抽出や、各表データの比較などが容易で見やすくなります。

EXCEL◇ネストした数式の列

Excelのデータ元表の右列に、数式をつくって結果のデータを作成します。

データ表の1行目で、計算式を試作します。空白セルに 直接= (イコール) を入力して、つづけて数式を入力してみます。シンプルな数式なら、数式バーに関数ボックスから検索して関数を呼び出す必要もありません。

条件分岐がある場合など、数式が複雑になりそうな時は、1列で1度に解決出来ません。1列ごとに数式を区切って、空白セルに、左隣セルを参照した数式をつくっていきます。

データ表の一番右の列に結果が出たところで、フィルのコピー、数式を最下行までコピーします。

数列に渡って参照した数式については、あとで説明が必要になりますので、さらに、1列で長い数式にしてみます。

関数を組み合わせて数式の(括弧)で関数の中に別の関数を二重三重…に入れ子にするやり方を「ネスト」と呼びます。左隣りセルを代入した数式をつくる作業を繰返して、結果が合っていたら成功です。最後につくったひと続きの数式が有効かもしれません。

EXCEL◇レポート仕上げは値貼付け

「レポートは、値貼付けで上書きして出してください」と指示をもらいました。

レポート仕上げは値貼付けでよいということは、要するにシートに作成した数式やマクロは納品に必要ないということです。

EXCELデータで納品する時は、作ったマクロを解放して、削除しておいた方がよいです。時間を掛けて仕掛けを考えて、頑張ってEXCELで数式やマクロを作ったのに、見てもらったり評価してもらうことが出来なくて、等と言うスタッフさん達がいたりします。

お客様が求めているのは、会議資料で使う図表やグラフ、データの結果だけです。「印刷して提出して下さい」とだけの場合もあります。せっかく作ったマクロまでは見てもらえないわけなのです。

EXCEL◇IF関数 (じゃない,ではなく,それ以外)

たとえば、A列参照B列数式で、IF関数の引数が
=IF (A1=0 , True , False ) 、ではなくても
=IF (A1<>0 , True , False )、でも同じ結果ですが、
TrueとFalseの中身が入れ替わります。

つまりは、
=IF(A列の値=0,1,0)、で済むところで、
=IF(A列の値<>0, “A列=0 のときの0” , ”A列=0の1” ) 、と書いて、

=IF(A列の値が”0”じゃないので, こっちがTrueなら, NotTrue)

なので、
=IF (”A1=0” じゃない ”A1<>0”ならば, Trueは”A1=0”のFalseではなく , それ以外False)

些細な事なので、Trueじゃなかったかもしれないのですが、

IF関数( じゃない,ではなく,それ以外) 

という記述をしています。
これがFalseでいいのだ!

ですが、この法則が必ずしも通用しないIF関数の例が、またあるのですが..

EXCEL◇データベース最下行までスクロール

ダウンロードしたデータ表が非常に大きく行数が多くて、マウスでドラッグしたまま最下行まで引張る操作をするとき、あとどのくらい時間がかかるか気掛かりな事があるかもしれません。その場合は右スクロールバーを見ます。スクロールバーが徐々に下方に移動していますので、その位置で操作の経過がだいたい分かると思います。

EXCEL◇データベース操作の準備

Excelデータベース操作の基本はデータ表に空白行がない状態、A列かどこか表の1列が入力済みの一連のデータで埋まっていることです。

それから、データがすべて表示されていること。

共有で、作業中のシートにオートフィルタが設定されているのに気付かない事があります。行番号が青文字になっている場合です。また「非表示」行がある場合も要注意です。

既にシートがレポート表になっていて、表のタイトルが「セル結合」などデザインされていたりして、列選択やフィルタ操作がいったん出来ない様に設定されている時もあります。

データベース操作に書式設定はほとんど必要ありません。元データのシートをコピーしてレポートのデザインイメージをとっておいて、作業するシートの表でタイトルなどの行は削除し1行目からデータ表にします。操作のエラーがあってもなくても、作業シートをコピーしてバックアップとして保存しておくと、作業に集中できると思います。バックアップは、データが消えたり元に戻せなくなったりパソコンに何か問題が起こった時にその前の時点に手順を戻すための一番良い対策です。なにごとも問題無いのがなによりで、取り越し苦労かもしれませんが、事前にシート1回コピーして保存しておく操作は、誰でも簡単に出来ることですから、億劫がらない事が肝心です。

あとは、データの1行目は各列の項目名(フィールド名)があってもなくても構いませんが、データ数をカウントするとき列の名前があればデータ数は行数-1になること等です。

EXCEL◇よく使うメニュー

仕事でよく使うExcelのメニュー、

たとえば 「データ」 →「フィルタ(オートフィルタ)」とか「並べ替え」

「区切り位置」「ウィンドウの整列」です。

「桁区切り」「桁上げ(下げ)」も経理データ処理でよく使います。

「印刷プレビュー」は、ユーザ様向けにたびたび回答したEXCELメニューです。

「書式のコピー」ボタンをダブルクリックして、コピー操作する事もよくあります。書式のコピーボタンは、シングルクリックでは1箇所だけ書式をコピーしますが、ダブルクリックで書式コピーを何度も繰返し、複数セルに書式の貼付けができます。


EXCEL操作する時、メニューやツール名と各仕事先のスタッフさんとをセットで覚えていたりします。教わった手順をそのまま、覚えたEXCELの操作で、過去の仕事経験を次の仕事で、繰り返し活用することができます。

EXCEL◇空白行を削除する

EXCEL表でデータ加工作業をする場合、まず、データ表に空白行がないかを確認します。データ表がその空白行で区切られて、上下2表に分かれてしまうからです。タイトル行と接している上表の結果しか出ません。

作業手順書など、EXCEL行に文章入力するスタッフは、セルに入力すると改行して空白行を入れる習慣があるかもしれませんし、また途中のどこかの1行を行選択、Deleatしてデータを消しただけで「行の削除」をしないと、空白行が出来てしまいます。

表全体の行数、最終行が何行目のデータ表か確認して空白行は「行を削除」します。

EXCEL◇会社のエクセル制限

プロジェクト先のデータ処理作業で、EXCEL関数がまったく使えない事があります。その理由は、オフィスのパソコンでEXCELが正常に動作しなかったからです。

オフィス・ネットワークのパソコンは、セキュリティ設定やウィルス対策ソフト、アクセス権の設定等などで様々な制限がかかっています。プライベートで自宅で使うパソコンとは使い勝手がまったく違います。通常オフィスでは、特定の関数やマクロ(VBA)を制限している事が多いです。

SUM関数が使えないオフィスでは、計算式の合計セルの値が動いて値が決まらないので、注意しなければなりません。

社内ヘルプデスクで人気の遠隔操作ツールや社内ポータル、あるいはMicrosoft以外のソフトと競合して、EXCELの動作がとても鈍くなる事があります。EXCEL関数に依存しない正確なデータ作成を推奨しているプロジェクト先では、作業が慎重になります。SUM関数の計算結果が正確かどうか、そのオフィス・ネットワーク環境でEXCEL関数が正常に使えるかどうか、なによりまず、事前に確認しなければならない事があります。

数式が正確に動作しない場合は、電卓や筆算等であらかじめ計算しておいて、数式のない空白のセルに手入力で結果の値を入力すれば、問題ありません。

EXCEL◇関数ばやりのころ

Excel関数、三百数十種、Officeバージョンが新しくなると既定の関数が更新されて、関数の種類が増えていきますが、EXCELマスターするために、たとえばEXCEL全関数を全制覇する事でも良い、有意義なわけです。

Microsoft Office Excelは元々米国の会社で開発された他国向けのアプリケーションですので実際、日本の社会でEXCEL関数は全部使わないと思います。関数のカテゴリ「数学」「財務」「統計・データベース」「エンジニアリング」は、それぞれ業界が異なりますので、全EXCEL関数をマスターするということは、業界を股掛けするような羽目になりかねません。記憶力マスター、一般教養でEXCELマスターする程度で差支えないかもしれませんが、EXCEL関数を全部記憶していても、仕事ができるとは限りません。EXCEL関数を全然知らなくても、仕事で支障はありません。

それでも、インターネットやEXCEL本で学習していて、「この関数はどういう時にどうやって使うの?」とふと思った時に、EXCELを極めて全部知っているという物知りさんがいてくれると、便利だと思います。ふと気になっちゃうので、ヘルプデスクに電話問い合わせしてみると、話し相手になってくれるたりして、連帯感を感じることでしょう。

EXCEL◇表の値の単位

シンプルな表がありました。
3 1 4
2 1 3
・・ (以下略)
3+1 =4 ,2+1 =3 なのですが、Excelでなくても、小学生でも計算できると思います。

ですが、単位が(億円)

という概算表で、

見出しもなにもなく嘘みたいな表で、千万の桁で四捨五入しているとか切上げしている表なのかもよく分かりませんでしたが、もしも、どこかで値が1 違うと言われると1億円、焦ってきますので、要確認です。

EXCEL◇合計をROUND関数で四捨五入

行の集計値を千円単位としてROUND関数で千円未満を切捨てた数値にして、この表の結果を合計行のSUM関数で計算すると、実際の残高と合わないということがよくあります。

全体の合計を計算するときは千円未満切捨てした概算とは別の列に、1の位まで正確に表示させた元データが必要で、1円まで正確なデータ列を合計した結果を、ROUND関数で千円未満切捨てしなければなりません。金額にもよりますが、前述した、切捨てして千円未満の各行を合計する、その差額分が結果に影響しているのがお解りになると思います。

EXCEL◇データのおみやげ

OAオペレータ初心者の頃、作業データを保存したFD(フロッピーディスク)を、自宅に持ち帰ったことがあります。

社外秘で、持ち出せないデータもたくさんある中で、自宅に持ち帰ることができる機会というのは希少です。

データベースの本番作業をするには、熟練といえるくらいの練習が必要だと思います。手元に手順書があっても、手順書の一連の操作に慣れて理解するのに、相当時間がかかってしまいましたので、自宅にパソコンがあるのなら練習しておきなさい、と言われたような気がしました。

機密データの持ち帰りなど本当はダメなんだと思いますが、一度アレ(データ持ち帰り)をやると何故か、次の勤務先でも、その次のプロジェクトでも、なんにも喋っていないのに、データを持ち帰ることができるようになります。

作業場から帰る時に下りのエレベーターの中で、その日に作業で使ったフロッピーディスクを、おみやげにと手渡された事がありました。

おみやげに持ち帰ったEXCELデータは、それぞれ懐かしい思い出です。

最近は、自宅PCにメールで手順書が届くことはあります。個人情報保護法やPマーク取得事業者でのプロジェクト勤務、セキュリティ・マネジメントがブームになり、USBメモリが普及してデータセキュリティ管理等が徹底され、データの持ち帰りの機会は滅多にありません。データベース管理やデータ操作に馴れてきたことで、短時間で問題解決、即日で完了できる作業など、技術面でよりスマートで恰好良い仕事ぶりが求められているのでと思います。

EXCEL◇そもそものExcelオペレータ

パソコンをはじめたばかりだった頃に、学校や公民館でOAインストラクターやIT講習講師を担当しました。

講習会テキストでEXCELを学習しましたが、テキストのサンプルデータで5行×5列の表作成、SUM関数で合計、AVERAGE関数で平均値、全体合計値と各項目の構成比、グラフ作成など。EXCELとはどんなソフトなのか、EXCEL操作を実習する講習です。

しかし、実際、オフィスワークでEXCELはどのように使われているのだろう。

EXCEL2000は65536行あるけど、5×5行の表を作成して、あと6万5千5百行余りも空白行、EXCELとは、いったい何に使うのだろう。

実際、講習会の受講生の方からの問い合わせに対応できずに、困った経験があります。「問屋さんから送信されてきた経理データ」という、色付きでキレイな表だったのですが、講習会のテキストにはそのような実例が載っていません。「実はパソコンで事務経験がないので、経理のEXCELはよく解りません」と恐縮して、パソコンの先生などと呼べないかしら、と。

その後「オフィスでEXCELがどんな風に使われているか、知りたい」と相談すると、OAオペレータの職場に案内されました。


お陰さまで、いまやパソコンで経理や決算データ処理も出来るし、EXCELで数万行以上の顧客データベースを集計したり、売上実績管理表、基幹システム等の運用管理などまで、出来るようになりました!

EXCEL◇上書き保存10分

Excelデータベースのデータ件数が数万行ともなると関数やマクロ、「保存」操作にも時間がかかります。左手でCtrlキーを押しながらSキーで上書き保存、でステータスバーに「保存しています。残り時間10分」などよくあります。せっかくの作業を失いたくないので習慣でCtrl+Sキーを無意識にたびたび操作していることがあり、その度パソコン作業が中断してしまうのです。

Windows 8 評価版インストール

Hello!
自宅PCにWindows8をインストールしてみました。

うーん。
同じパソコンなのに画面が綺麗です。思わず画面をタッチしたくなります。

マウスを思い切り右上に振ります。
右クリックなどもしてみます。

まだWindows8の操作にぜんぜん慣れてません。
せっかちな人には向かないバージョンかもしれません。

ブラウザがスライドショーみたいです。
ですが左スタート、横スクロールなんです。

無料アプリ、いくつかインストールしました。
WordPressプラグインとわりといい勝負。
自分のWordPressでまたフォントが乱れた気がします。

それでは、また。
Good Luck!

EXCEL◇紙の資料をPCファイルにする

メール添付ファイルや、ポータルでダウンロードしたPDFファイルのように、郵送された封書やペーパー冊子、専門誌、あるいはワープロ全盛期からキャビネットにある古いファイル、コピー資料等を、スキャナーで取込んで保存すると、パソコンでデータ共有やアップロード、インターネット閲覧もできるようになります。また、紙の書類を一度エクセルやワードに入力すれば、パソコンであとで編集したり何度も使える便利な電子ファイルになります。過去ファイルを部分的に引用してコピペて、年月日を「当年度」や「今月」に変更し、過去の書類も本日付で手軽に発行できるようになります。

最初に一度パソコンで文章を入力するのが少し億劫かもしれませんが、書式全部を入力する時に一度全文を丁寧に読む機会になります。なにか読みながら入力する仕事を毎日の習慣にすると、パソコンが上達すると思います。

ちなみに印刷は既定で、ワードでA4縦、パワーポイントでA4横、というのが定番ですが、Excelなら縦、横どちらでも出力できます。プリントするとき印刷プレビューを見てはみ出したページが次ページで出力されないように印刷プレビューで確認して下さい。

EXCEL◇マクロでできない仕事

Excelマクロは、繰返しの操作を登録する単純な作業に向きますが、例外的なデータが多い場合や込み入った手順、1回だけの操作の場合にはあまり使われません。

マクロを考えている時間は、EXCEL表のデータ処理する作業自体は全然進んでいませんので、マクロを作った方が効率的かどうかを、短時間で判断しなければなりません。その日の作業は、実際のデータ処理の作業が「ゼロ件完了」で、つまりぜんぜん進んでいない..
この案件はマクロではムリ、と判断したら、即座に1件ずつ入力作業したり、根気のいる照合作業に切り替えなければなりません。

マクロができる上級技術者なのに、この案件はなぜマクロで作業出来なかったのか、説明できなければなりません。

EXCEL◇ふりがな五十音昇順

PHONETIC関数・・Excel表の地名や人名のふりがな、どうしよう、ふりがなが全部合っているデータと、一部合っている、全然合ってないデータが出てくるので困ってしまいます。PHONETIC関数の法則で、漢字の読み方が、音読み訓読みが適当に組合せてあります。元データにふりがなが無い時、いちおうPHONETIC関数を使ってみるのですが、地名や人名は固有名詞なので正確なふりがなを求めてしまいます。PHONETIC関数の読みが正確かどうかを調べて、違っているふりがなをキーボードで入力修正しなければなりません。正しい地名や人名のふりがな入力する作業を考えると、あまりに時間がかかり過ぎます。

Vlookup関数でデータ抽出する場合、検索値列の地名や人名を五十音順の昇順に並べ替えしますが、ふりがなは省略できます。
表の左端列の地名や人名リストを昇順で並べ替えする場合に、ふりがなは必要ではありません。元表の市区町村名を漢字表記のまま、並べ替えの[A-Zボタン]で昇順にします。PHONETIC関数の結果と同じことで、EXCELの仕様で、昇順は固定され決定されているはずだからです。Vlookup関数で検索するわけですから、読み方が正確な五十音順でなくても、Excelが認識する昇順であれば、大丈夫です。

EXCEL◇四則計算と SUM関数

Excel関数をマスターして、様々なサンプル例を学ぶことになりますが、実際に職場では、システムツールなどで、それほどレベルの高い関数式やプログラムを使っていません。たとえば、月次決算表にしても、合計セルはSUM関数で集計をするだけです。

もともと決算書類は手書き伝票を転記して、電卓や算盤で集計していたものを、今はシステム入力するパソコンで作業しているわけで、それほど複雑な計算はしていません。足し算ならA+B+Cなど、関数も使わずに、四則計算式で充分なのです。

データが十数行以上になると、SUM関数が必須です。プラス記号(+)で各行を加算入力すると、数式が長くなりすぎるので、四則計算式だけで数式を作ると、限界を感じます。

SUM関数なら、マイナス値のセル・データでも気にせず、セル範囲を加算する計算式になるので、意外と便利です。

EXCEL◇データベースの合計行

EXCEL表の合計は、たいてい一番下の行にあります。

しかしながら、新着データが日々追加されるような表は、EXCELデータの行数が続々と増えていきます。合計行が最下行にあると、合計行の手前に新着データを追加、挿入しなければならない仕組みになってしまいます。また、データが増えて数百、数千行になると、一番下の行が集計結果では、見づらくなってくるし、数式がずれてくるかもしれません。

そこで、ワークシートの上方に、合計やデータ表の集計結果を表示するスペースを作ることを考えました。

データ表の一番上の項目行は、10行目あたりにします。次行からデータ表を下方へ追加していきますが、ワークシートには充分に余裕があります。データベースの項目行にオートフィルタ設定できますので、条件付きデータ抽出を実行することも可能です。

合計の値や、件数など、1~9行目の空白のセルどこかに、関数式を作って、集計結果が見られるように準備しておきます。データ表とは異なるフォントやフォントサイズにしたり、分かりやすくデザインすることもできます。データ管理が比較的、楽になると思います。

EXCEL◇EXCELで差込みできるかも

Excelで、Word文書の差込み印刷みたいな事ができれば便利でしょう。Excelで作成してある書類の「個別番号」や「名前」、あるいは「請求金額」のセルに、データリストをリスト順に代入する仕掛けを作っておけばよいわけです。

リストのデータを1件ずつコピペしたり入力したりする作業ばかりに時間をかけるより、数式を使って効率的な帳票にする事を考えます。

そのうち、Excelのワークシートで、リストの差し込みができるようになればいいと思います。

EXCEL◇EXCEL帳票シート試作

ここ数年の不景気から、なんとなく正気にかえってきて、バーチャル的マイナス勘定をちゃんと見直そうかと、そうしないと、節約生活を楽しめない、もっと遊びたいのに実現できない、夢を見ることしかできません。

昨日は「収入振替概算シート」をいうツールを作成してみました。私は個人で普通預金通帳を複数の銀行に作っているのですが、10数年来お給料が1社のみでなく、入金日も会社毎に違うので、銀行引落しなど残高不足で引落エラーになったり、その後のすべての支払が滞ってしまわないように気を付けています。

「振替」用の数式がうまく出来ませんでした。結局数式を使わずに、合計金額を手入力をする事で落ち着きました。

EXCEL◇EXCELで電話番号

電話番号フィールドの値は10桁の数値です。市外局番&市内局番&電話番号データ表の値をハイフンで区切りますが、例えば東京都の市外局番は(03)が2桁、それ以外の3桁以上の都市があります。
国内の電話番号リストで、ハイフンを一度に設定する数式が作れるでしょうか?

EXCEL◇EXCELで郵便番号

国内の郵便番号は7桁に統一され、郵便番号のデータ総数は14万以上です。Excel2003以前は全国郵便番号の全データを読込めませんでしたが、Office2007、2010はオフィスPCにダウンロードできます。
郵便番号だけでオフィスビルに直接郵送できる事業所用固有の郵便番号(下4桁が -8xxx)が流行りのようです。宛先の住所を書かずにオフィスに届きます。郵便番号は機能的にも進化していると思います。この場合は事業所用固有の郵便番号と所在地の郵便番号のどちらもあることになります。

Adobeコンプレックス

自分のホームページ作成がよく中断してしまう理由のひとつが、画像や動画の制作です。Adobe「Illustrator」「Photoshop」「Flash」「Premiere」などのを自宅PCにインストールして、画像や動画素材を自分で作って、以前本を読んで勉強したスクリプトを書いたりして、Webページレイアウトして、今度こそ、思い通りの自分のホームページができるはずなのですが。まず「Adobeのソフトをインストール」のところで、中断してしまいます。

Adobeのソフトを有償にできたら、気分が楽になるかもしれません。Adobe AcrobatでWORDやEXCEL資料をワンタッチでPDF化したり、PDF編集するのも便利だからです。PhotoshopやFlashを使いこなして、自作コンテンツが出せるようになるには、時間をかけてたくさん練習して、じっくり取り組まなければなりません。Adobeの30日試用版を、PCにインストールした事が何度かありますが、その度また手掛けていた古いAdobeの本を見ていたりして、ソフトのバージョンアップについていけない、また出来ない。30日経たないうちに諦めてしまいそうです。そもそも、画像や動画を制作する習慣が身についていないので、思い立ってなにか見せたいコンテンツを作るまでも至らないのです。

EXCEL◇特定被災地は督促を除外する

昨年2011年、情報研究所で省庁から依頼の企業調査、毎年数万社の事業者宛てに調査票を郵送して、回答を返送してもらいます。提出締切り期限に未提出の事業者に督促のレターを郵送するのですが、「東日本震災の被災地へ督促を送らないで下さい」と指示を受けたので、Excelリストを新規作成しなければなりません。
「1 特定被災地方公共団体」及び「2 特定被災地域市区町村」の2種類があって、いずれにも属する市区町村があります。「1」「2」どちらも送付しない、または「1」は送付しない、「2」は送る。それぞれの列で、リストの住所が「1」か「2」に含まれるかを調べて、「1」 OR「2」を抽出してから、その結果を全リストから除外します。「催促しない」住所に連絡しないように、慎重に作業して確認しなければなりません。

EXCEL◇都道府県市区町村データベース

デスクワークで非常に多いのは、住所項目を含むデータベースを取扱う作業です。データ数千件から十万件以上、もはや私達は住所情報を1件ずつデータを入力しません。CSV形式データをExcelにインポートして、住所リストを必要条件で抽出できるように加工します。

たとえば都道府県名とそれ以外、住所を2列に分割します。また、市区町村からはじまる住所リストを要求されますので、「都道府県+郡」の左列と、それ以外「市区町村名以下」列に2分割して右列を別シートに値貼付け、市区町村住所リストにします。
「郡」「市」「町」などの文字を含む地名があるので気をつけなければなりません。「郡」郡山市、「市」四日市市、市原市 等 あと「都」京都府京都市 等

EXCEL◇A列に連番

EXCEL表を加工するとき、A列に挿入して連番を入力しておくと、作業の後でA列を昇順に並べ替えして、元の表に戻れます。

When processing an EXCEL table, if you insert it into column A and enter a sequential number, you can sort column A in ascending order after the work and return to the original table.

EXCEL WORKSHOP トライアル について

私が37歳でITデビューした頃、自分のPCライフ経験がテーマの私設ホームページをはじめて、OAインストラクターを経てOAオペレータでIT系OLとして、気付けば10年以上が経ちました。
会社で毎日PCを使い、さらにPCが得意になり仕事もとても早くなったのですが、仕事で知りえた情報やデータは決して漏らさない、業務終了以降も絶対喋らない、という日本社会の常識は周知の事ですから、次第に自分の私設サイトも日記のようなPCライフの話題を避けるようになってしまいました。
せっかく世の中で通用する仕事ができるようになったというのに、自分の得意について敢えてWEB投稿しなくなったので、自分自身をアピールする機会を逸してしまっていることに気付きました。何も喋らないという事は、何もしていない事と同じではないかと悩んだ時期もあります。
自分に、声なき、リクエストの声が聞こえる事があります。また自分をWEBで探している人がいるのかもしれないし。
Excelを親身に教えてくれるWebページは数多くありますが、自分の知りたいExcelを熱心に検索している人も数多くいると思います。
たかがExcelですが、業務契約の際には機密保持契約書にサインして入職します。これまで何枚もの機密保持契約書にサインしていますので当然、機密データやExcelに入力された情報等をありのままに投稿する覚書き等は非公開にするなど回避しなければなりません。EXCELについてどのように書ければWeb投稿更新できるものか、トライアルしてみようと思います。具体的には、敢えてExcel図表サンプル例を置かない事にします。
ところで、WordPressは、東北のSOHO支援某社に教わりました。
Gucchi「私は Word、Excelができます。」
SOHO社「そうですか? 私たちは WordPress」
自分は彼らから WordPressというキーワードを戴きました。彼らはすでに、WordPressで数々の企業Webサイト構築を手掛けているに違いない。
それでは、私は、WordPress で何をやろう。
WordPress で Excel を書いてみることにしました。
Gucchiの、WordPress、Excel、トライアル、です。

Excel Workshop Trial  について

Since 25 Aug 2012

実例をプレビューしないエクセル・ワークショップ。
自分のPCでオフィスドキュメント作成やデータ加工を目指しているオフィスPCユーザ向けに配信しています。

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Here, We are not to preview the example of sample,
Excel DataTable operation, Office Documents processing, concept of Chart design,,

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インフォシークサービス終了

2012/5/20 インフォシークのホスティングサービスが2012/5/20で終了、たびたびサービス終了期限通知メール連絡がくるので、Cool OnLineに置いていたホームページコンテンツを早々に削除。アクセス解析でMyHomeのアクセス、1週間に1~2件になってしまった‥ 夢中だった頃は毎日自分のサイトにアクセス、たびたび更新して(以下略) 投稿字数オーバーのため

ADSLタイプ変更

2012/5/11 ADSLタイプ変更、40Mbpm~対応モデムに付替え、12Mbps→ 47Mbpsに速度アップ! 通信回線は無音のはずなんだけど、AirMac(無線アクセスポイント)の部屋で耳障りな感覚が気になっていた。少し快速になって気のせいか部屋の空気が静かに。