既存の「なにか」紙の書類や、本や雑誌のページをお手本にして、パソコンで、EXCELやWORDの新規作成を開いて、タイトルや文章を入力、レイアウトして文書作成の練習してみます。お手本と、印刷した文書が同じに見えれば、成功です。

印刷する前に、印刷プレビュー(A4)で、作成したページ全体のイメージをお手本と見比べてから、印刷ボタンを押します。

お手本は、議事録や作業手順書など仕事で使うドキュメントばかりでなく、読書中の本やマガジン、通販カタログのページ、広告チラシやパンフレットなどでも練習できます。ページに画像がある場合は、画像サイズやレイアウトまで、お手本そっくりにEXCELやWORD画面に配置して、印刷プレビューしてみます。

印刷した紙の資料の元ファイルが、EXCELかWORDか、分からなくても、どちらでもよいのですが、EXCELとWORDでまったく同じ印刷イメージを作る事は、けっこう難しいかもしれません。

EXCELの場合、行列枠線の幅を調整して構いません。セル内で中央揃えや均等割付など、書式設定の小技を試すより、ページ横幅の半分の位置とか4分の3のくらいの位置などと、入力する位置を列ごと左右に移動して調整します。表内のレイアウトはセル結合が必要な場合もよくあります。またセルの適当な位置から項目名やデータ文を配置したり行頭を揃えるために、インデントでなく、列幅で（列幅が狭い列、広い列）2列分で分割して表示する方法もあります。表罫線はワンタッチで格子にせず、印刷した時に表に見えるように、罫線を設定します。

EXCELで作成してある仕事用ツールで、白背景フォーマットのワークシートを使う事があります。以前に別のプロジェクトでも、同じような白背景のEXCELツールを使ったことがありました。システムに付属する同じEXCELツールを作っているメンバーが同じで、白背景フォーマットを信頼していて、色々な事業者で使っているのだと思います。

白背景フォーマットというのは、「枠線なし」のワークシートです。表を選択して背景色を「白」で設定すると、表の部分の枠線がなく真っ白な表になります。ワークシート全体を白背景にすることもできます。オプションの詳細設定で「枠線を表示する」のチェックボックスをオフに設定して「枠線なし」にすればよいのですが、オプション設定では「枠線の色」が設定できるので、枠線をピンクやグリーンに変えてみたりするように「枠線を白色に設定」して白背景にすることも考えられます。EXCEL2007以降は表示タブに「枠線」チェックボックスが出ていますので、もっと手軽に白背景が作成できます。

白背景フォーマットをまた見たとき、別のプロジェクトに移っても、システム環境が似通っていて、安心して作業に集中できたりします。EXCELがバージョンアップしても、白背景に期待しています。

今年2013年用シートの作成を手掛けています。「2012」シートをコピーして、シート名を「2013」に変更して、表のデータを全消しする等の方法をまず考えるかもしれません。今後毎年シートを追加していくつもりで「年」シートの表を作るつもりです。毎年同じ書式の表を使って、データ入力だけすればよいものにします。

EXCELではじめて作った表ですが、 2000年から毎年追加してPCに保存しているEXCEL表があります。2007年まで同じシートをコピーしていて、2008年シートで表のタイトルをカラーにしています。2010年にフォーマットを変更し、表自体をまったく違う形にしていて表全体がカラフルになってきました。その後2012シートで、それまで表が2段だったものを1段にして、2013も引続き2012書式をコピーして、それで2013の準備をしています。

ところで、シートをコピーする時、［同じシート名(2)］ という名前のシートが出来ますが、(2)の方がバックアップで、元のシート名の方を実際に使用するようにしています。

EXCELの差込み印刷で宛名ラベルを作成するとき、会社名とか個人名の後に「御中」「様」を付けます。アドレス帳は、宛名リストのためだけに使っているわけではないので、「御中」や「様」などの項目を載せたくないのですが、宛名には不可欠です。差し込み印刷する時に、一時的に［御中、様」の列を追加しなければなりません。

PCに新しくOFFICEをインストールする時、最初にアプリケーションを起動した際に、一度ライセンス認証手続きが必要になります。パソコンがインターネットに接続されていればライセンス認証ウィザードで、数秒で完了します。

OFFICEのライセンス認証はEXCELかWORD、POWERPOINTのいずれか、一番最初に開いたファイルの画面で実行します。一度ライセンス認証できていれば、すべてのOFFICEアプリケーションに適用されています。EXCELでライセンスが完了していれば、WORDを起動した時に、もうライセンス認証のウィザードは出てきません。

EXCELやりたい、と思って開いてみると「なにか」データないかな、と思います。EXCELで「なにかデータ」と思う時、PCメールをよく使う人は、メールソフトのアドレス帳が挙げられます。アドレス帳登録があるなら、「エクスポート」を試してみます。EXCELファイル形式かCSVデータ形式でエクスポートできます。
アドレス帳を使っていない人は、EXCELで仮のアドレス帳を作っておくと、エクセル操作を練習する時にサンプルになります。家族や友人知人の本名でなくても、買い物したお店のレシートの店名や所在地、検索した会社や店舗の情報をアドレス帳サンプルにしてもかまいません。

エクスポートしないでアドレス帳を作成する場合は、最初に１度だけ、住所情報データをEXCEL表に手入力しなければなりません。（1度入力しておけば、次回からコピー＆ペーストでデータを利用することができます）

市販の参考書やWEBサイトでEXCELマスターするとき、サンプル例が載っていますので、参考書の例は理解できても、自分のPCのデータでEXCELを作ってみたい、という時に、サンプル例を自分の持っているデータに置き換えられないので、戸惑ってしまうと思います。

手持ちのデータで「なにか」EXCELで表をつくって、EXCELが思い通りに動くと、パソコンに夢中になると思います。

WEB検索してブラウザに表示されたWEBページを、［全選択］して［コピー］、EXCELワークシートに［貼付け］します。WEBページのコンテンツをEXCELに貼り付けして、データ加工できるのでとても便利です。

WEBページ全体をEXCELに貼り付けすると、レイアウトは崩れてしまいますが、段落ごとに行にまとまって、多少の加工作業することでEXCEL表にすることができます。

文章テキストが貼り付けられた行の方を別シートにコピーして、退避しなければなりません。

WEBページにもよりますが、WEBページから文章テキストの部分を範囲選択してコピーして、エクセル表に貼り付けした方が早かったかもしれません。

オフィスのPCでEXCELをダブルクリックで開こうとすると、パスワードを求められることがあります。共用サーバのファイルやメール添付されているファイルですが、ファイルを作成保存した側がセキュリティ設定して送信してます。そのような時は、EXCELファイルを開く「鍵（パスワード）」を知らせてもらわなければなりません。

パスワードは、ファイル添付されているメール本文に書かれている場合、あるいは、もっと慎重に別メールでパスワード通知される場合もあります。

メール本文に、EXCELファイルを開くパスワードの「英数文字列」が書かれていれば、そのパスワードをキーボードで直接入力すればよいのですが、英字大文字小文字数字記号が混在したパスワード文字列をミスなく入力する作業は、ちょっと面倒です。

もっと簡単にファイルを開くには、メール本文のパスワード文字列の部分をマウスで［ドラッグして範囲選択］、［コピー］、EXCELを開いて出てくるパスワード画面のテキストボックスに［ペースト(貼付け)］することで、間違いなく1発で開くと思います。

EXCEL2003以前は［ツール］メニュー［オプション］の［セキュリティ・タブ］［設定］にパスワード設定がありました。ファイルを保存する時に、［ツール］→［全般オプション］に［読み取りパスワード］［書き込みパスワード］を入力、もう一度確認画面が出てきます。

新バージョンのパスワード設定は［ファイル］メニューにあります。［ファイル］→［情報］→［ブックの保護］

EXCEL で加工するデータが「純正」であるかどうか普通はあまり気にしませんが、シートのセルに直接キーボード入力したデータはたいてい正しく動作します。
「純正ではないデータ」と言うのは、別メーカーのサーバからダウンロードしたデータだったり、別ブランドのアプリケーションからエクスポートしてデータを読込みしたかったのに、ワークシートに値貼付けするしかなかった、という場合などです。EXCEL関数が正常に反応しなかったり、あるいは、セルの各データの頭に半角未満のスペースが入っていて微妙にズレていたりという障害があったりします。

表作成してEXCELでプレビューするだけならば支障ありませんが、WindowsPCのアプリケーションと相性が悪く、EXCELデータ加工に向かないデータを出力するサーバという事もあるようです。

WEBページから情報を貼付けする話を続けます。
元々Excelで作成した資料をWEBページに置換える場合もあると思いますが、ブラウザで表示したページを全選択［Ctrl + A］ でページ内の文章など選択範囲が反転しますので、［Ctrl + C］ でコピー、EXCELに切替えてA1をアクティブにして［Ctrl + V］ でシートに貼り付けします。普通にコピペして体裁が良ければそのままEXCELで保存、収集してあとでデータ加工して比較したりできます。
普通のコピペでは見栄えがイマイチ良くないという場合は、A1で右クリック、形式を選択して貼付けで「値」貼付け、あるいは「テキスト」を選択して貼付けします。データのみ貼付けの方が加工したり運用しやすい場合も多いです。

ページ単位でなく、部分的なコピー、たとえばWEB情報で企業所在地や売上高など数行を収集した場合、WEBサイトごとに書式フォントがバラバラだったりします。値貼付けも2段階の操作で［コピー＆ペースト］を単調な作業を繰返すと飽きてきますので、書式やスタイルは、ある程度データ数がたまったら一括操作すれば効率的です。一括編集の方法は「行番号１の上＆列番号Aの右」シートの左上コーナーで、セルではない四角の部分をクリック、シート全体を一発で選択できますので、フォントやフォントサイズを変更して1度で設定できます。

EXCELはデータ表にカラフルな書式を設定すると、PCモニター上で資料の見栄えが良い効果がありますが、書式設定にかなりのメモリ容量を使います。ファイルサイズが大きく容量が重たくなり、書式を多用するとEXCELが壊れやすくなります。せっかく時間を費やして凝ったデザインを作ったのに、最悪の場合ファイルが開かなることもあります。データそのものに書式は不要ですから、テキスト形式で構いませんので、作業するEXCELをブックごとをコピーしておくこと、バックアップを忘れないことです。

データが入っているEXCEL表を開いて、データがどのくらい、何行くらいあるか。
PCモニターでEXCELを全画面にして拡大縮小100％で、リボンの表示オプションをすべて表示［タブとコマンドの表示］にしている場合で、フォントサイズ11ptの場合33-4行、フォントが9ptでは55行くらい、表示されています。
それ以降は、縦方向にスクロールすることで、順次データ行を確認することができます。

縦(垂直)方向のスクロールバーは、開いたファイルの右端にあり、
画面内に収まりきらない場合は、表示領域を移動しなければ全データを見ることができません。
スクロールバーを見ると、スクロールバーの長さと位置で、データ数がだいだい予測できます。

データ数がPC画面におさまる程度の場合は、スクロールバーが長く、スクロールの必要がありません。
データ数が増えてくると、スクロールバーが短くなってきます。垂直方向に下向きにスクロールしていくと、スクロールバーの位置で、画面上のデータ行が、全データベースのどの辺りを表示しているか、データ行の終わりまであとどのくらいスクロールが必要か、などを知ることができると思います。

EXCELデータベースの全体行を見るには、ショートカットキー[Ctrl＋↓(下向き矢印）]で一番下の行を表示することができますので、最下行の行番号を見ると[行数]がわかります。ですが、EXCEL表の途中に空白行があると、Ctrl＋↓ では空白行で終わってしまいます。さらにそのあとにワークシートにデータがあるのを見て、さらに Ctrl＋↓ を繰返すと最下行に到達するかもしれません。そのとき、画面右端の垂直方向のスクロールバーが、長さが数行位で、画面の中ほどにあるとすると、下方にデータ行が続いている状態がわかります。

EXCEL表で、昇順（降順）にデータの並べ替えをするとき、［並べ替えボタン］でワンタッチ操作でできますが、PC画面ばかりでなく、文書や帳票、カタログ冊子や保管箱など、ものの仕分けや並べ替え作業があります。番号の数字が小さい順に並べ替えするのですが、紙や物を手に取った人が、番号を見て手作業しなければなりません。

並べ替え作業は、誰にでもできる作業だと思いますが、誰かがやらなければ、自動的には出来ない仕事です。パソコンに慣れると、手作業することを怠けてしまいがちです。

Excel2013がまた進化してます！
Microsoft Office のWebサイトから評価版無料ダウンロードできます。

名刺を整理するシーズンです。Outlookなどグループウェアのアドレス帳や名刺管理ソフトなど便利なツールがありますが、最初に1度データを入力しておかなければなりません。名刺管理ソフトに一度データ入力してあれば、EXCELにエクスポートして加工管理が出来るようになります。
住所などのや個人情報データ入力を面倒に感じるのは、
・氏名(姓,名)
・郵便番号(3桁-4桁）
・住所(都道府県,市区町村,丁目番地号,建物名,室番号)
・電話番号（市外局番―市内局番―個別番号）
・モバイル(携帯)番号　(電話番号,モバイルアドレス)
・勤務先名（郵便番号,住所,電話番号,内線番号,部署名,役職名,勤務先アドレス,URL）

以上の情報がすべて揃って1人分の個人データです。ローマ字入力で人名漢字変換など、誤字が無いように入力しなければなりませんので、とても億劫に感じます。

しかも、データ入力にルールがあります。

「個人情報」入力には、日本語データ入力のすべての要素があります。

機密性が高い個人情報のデータベース入力、顧客情報テーブルを作成する際に、データ入力専門の事業者や、入力専門職のスタッフさんに依頼するほどです。パソコン入力のスキルが問われます。

住所人名固有名詞漢字仮名英数字データ入力、全角半角切替え、専門があります。名刺データ入力は手近な入力練習になります。データ入力を経験すればするほど、入力が速く間違いなく上達すると思います。

セル参照の操作例です。

A1セルに ＝（イコール）を入力して、そのあとB1セルを選択します。A1セルは「＝B1 」と表示されていると思います。　

［F4］を1回押下、F4キー 1回目「＝＄B＄1 」

［F4］をもう1回押下、F4キー 2回目　「＝B＄1 」

［F4］をもう1回押下、F４キー３回目　「＝＄B1 」

［F4］をさらにもう1回押下、F４キー４回目　「＝B1 」

セル番地は、普通はドル記号（＄）が付きません。「相対参照」の状態です。

セル番地にドル記号（＄）付けると「絶対参照」になり、参照セルの＄の部分が固定されます。

B1セル の場合、B1のBがB列のこと、B1の１が1行目のこと ですので、

＄B＄1　は、列も行も絶対参照

B＄1　は、行のみ絶対参照（列は相対参照：複合参照）

＄B１　は、列のみ絶対参照（行は相対参照：複合参照）

データ表で、列につくった数式を、下向き(行方向）にコピーするとき、相対参照では各行のセルの値に応じて計算の値が変化しますが、絶対参照に設定すると、その列・行の参照元の値が変わりません。

どこか１つのセルの値を参照元データにするとき、列にも行にもドル記号(＄）の絶対参照が必要になります。