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EXCEL◇ オートフィルタ― 空白行削除

オートフィルタは、選択したデータを抽出することができますが、逆に、不要なデータ行をフィルタで抽出して、削除することができます。

たとえばデータ表に、番号だけでデータがない行がある場合に、オートフィルタで「空白セル」にチェックを入れて実行します。(すべてを選択)のチェックをはずして、一番下に(空白セル)のチェックのみ。OKすると、空白行が抽出されますので、データ表範囲の空白行を行選択して行の削除をしますと、データ表がすっきりします。

他の列のデータが表示され、データが必要な場合は、そのデータ列でさらに空白行セルをチェックして抽出します。

空白セルばかりでなく、不要なデータ行があれば、フィルタで空白セルと同様に、チェックを入れて抽出して削除することができます。

[Deleat]キーでデータ削除することと、行削除の操作することは、意味が違います。

ですが、いずれにしろ、行削除やデータ削除を操作したあとで、やっぱり消さない方がよかったと気付いたら、ショートカットで・キー Ctrl + Z(元に戻す)を試します。Ctrl キーを押しながら、Zキーを何度か押す、削除したデータが元に戻るまで、 Ctrl + Z を繰返します。

この元に戻す操作は、ショートカット・キー Ctrl + S (Save) で上書き保存しても、EXCELが開いたままの状態であれば、Ctrl + Zで元に戻すことができます。

しかしながら、いったんEXCELを終了して、閉じてしまうと、上書き保存した状態のまま元に戻らなくなります。

データベース作業の前に、念のためバックアップ(シートのコピー操作)を1回、心得ておくことが大事です。

EXCEL◇データベース操作の準備

Excelデータベース操作の基本はデータ表に空白行がない状態、A列かどこか表の1列が入力済みの一連のデータで埋まっていることです。

それから、データがすべて表示されていること。

共有で、作業中のシートにオートフィルタが設定されているのに気付かない事があります。行番号が青文字になっている場合です。また「非表示」行がある場合も要注意です。

既にシートがレポート表になっていて、表のタイトルが「セル結合」などデザインされていたりして、列選択やフィルタ操作がいったん出来ない様に設定されている時もあります。

データベース操作に書式設定はほとんど必要ありません。元データのシートをコピーしてレポートのデザインイメージをとっておいて、作業するシートの表でタイトルなどの行は削除し1行目からデータ表にします。操作のエラーがあってもなくても、作業シートをコピーしてバックアップとして保存しておくと、作業に集中できると思います。バックアップは、データが消えたり元に戻せなくなったりパソコンに何か問題が起こった時にその前の時点に手順を戻すための一番良い対策です。なにごとも問題無いのがなによりで、取り越し苦労かもしれませんが、事前にシート1回コピーして保存しておく操作は、誰でも簡単に出来ることですから、億劫がらない事が肝心です。

あとは、データの1行目は各列の項目名(フィールド名)があってもなくても構いませんが、データ数をカウントするとき列の名前があればデータ数は行数-1になること等です。