WEBページをEXCELに貼付けしたり、業務システムからデータ表をテキスト(.csv形式)でエクスポートしたけれど白紙の部分、空白行がとても多い。EXCELで一度開いてみると1000行くらいまでの範囲に表1-表10 のようにいくつか表題が気まぐれに書いてあるような資料の場合です。列はほとんど揃っているのですが、セクションごとの表が10行前後間隔で離れていて、表自体もタイトルだけでなく表全体に空き間隔があります。
A列に1列挿入し、1などの値を入力して追加します。オートフィルタが設定できる表の状態にしてみます。次に、オートフィルタで［空白セル］を選択したあとの状態を見ます。空白セルが真っ白でなく、どこかにまだデータがある行が見られるようなら、「空白セル」列に何か入力して「空白セルでないセル」の方にしなければなりません。再度［空白セル］選択するとシート全体が真っ白になり、なにもなければ空白行すべてを行選択して［行の削除］の操作をします。オートフィルタを解除して、全体表が整然と見えてきたらOKです。
列もずれて揃ってない部分があれば、タイトル行とデータを揃える、テーブル表にしなければなりません。
ちなみに「WEBページをEXCELに貼付けする」場合は、Webページ上で ［Ctrl＋A（すべて選択）］→［ Ctrl＋C(コピー）］ の操作で、WEBページのコンテンツをコピーしたら、EXCELワークシートに切り替え、A1セルで右クリック、値貼付けしてクリップボードのページ全体からWEBページ上のLogoや広告等のイメージを除いて、テキストデータだけを貼付けします。
CSVは仕事でよく使われるEXCELのデータ形式で、メモ帳エディタのようなテキストデータです。EXCELブックは、ワークシートに行列セルがあり表に見えますが、CSV形式で保存してテキストエディタで開くと、データがきれいに整列しています。カンマ記号(,) を縦線に置き換えして整列すると表になります。
CSVでデータ加工して上書き保存の操作をした時、「この形式で保存しますか」というメッセージが出ます。「CSV形式で保存すると一部の機能が失われる可能性があります」 と書かれていますが、「はい」、で CSVを上書き保存、「いいえ」だと拡張子がEXCELブック形式（.xlsx）で、CSVファイルとはまた別のEXCELブックが保存できます。
「はい」でCSVを上書き保存しましたが、CSVはEXCELで開いたままですので、CSVファイルを閉じるボタンで閉じるとき、再びメッセージが出てきます。
「変更内容を保存しますか」
先ほど、CSVファイル保存の操作で上書きしていますので、「保存しない」をあと一度クリックしておけばダイアログが消えます。
共用サーバの既存システムから出力したCSVデータを、Excelのワークシートにインポートします。CSVはカンマ区切りのテキストデータです。メモ帳エディタで開くと、カンマ記号が目立ちますが、EXCELワークシートで開くと、カンマ記号が列の区切りということが解ります。EXCELと同じデータ表ですが、CSV形式のままでも、作業ができることは出来るのですが、EXCELの仕様で数式などを使うデータ操作で支障が出ることがあり、EXCEL形式（拡張子が.xlsx)で保存しておくとよいと思います。
CSVデータで、4行1組の表が、出力されている場合です。
1行目から4行目まで1表
5行目から8行目までが2表、
という連続データです。
このような場合、A列に1列挿入して、1表の1行目2行目3行目4行めの右端に1,2,3,4と連続データを入力して、4行セットで下方向にフィルコピーします。
CSVのデータは、表の書式設定に不向きなので、行頭に連番を入力することで、データ加工の手掛かりになり、オートフィルタでデータ抽出や、各表データの比較などが容易で見やすくなります。
After ”Excel Workshop Trial”
