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EXCEL2:エクセルどころじゃない

EXCELの良いところばかりを表す、というのが私どもに求められている仕事なのかもしれませんけど、EXCELの弱み、という点を時には指摘しなければならないかもしれません。

EXCELの決定的な弱みは、やはりワークシートに最終行がある、というところだと思います。
6万5536行からEXCELは104万8576行にヴァージョンアップしましたが、取扱い得るデータ件数自体が決められています。アプリケーションに割当てられるメモリ領域やデータ保存可能な容量が割増し、WEBデータベースなどはデータ件数より、料金追加で保存容量を拡張すれば無制限、と呼ばれるご時世ですので。

その点、ACCESSなどデーターベースソフトのテーブルは、行数の制限はありませんので、サーバから年月の範囲等で抽出したデータ件数をあまり気にする事はありません。WORDなどワープロソフトはページで分割されますが、新規文書は元々罫線がなく白紙で、考えようによっては行数に制限は無いでしょうか。また、テキストエディタ、Windowsメモ帳やノートパッドなど、フォントサイズを小さめにしてデータを落とし込むとするとEXCELより大量のデータをEXCELより小サイズで出力できるかもしれません。

もっとも、データを表示させるために開いたテキストエディタで作業するだけで「保存しない」のであれば、大量データ保存に時間がかかる、保存出来ない等のトラブルまで問題にする事もないと思います。

EXCEL◇CSVデータ加工、オートフィルタ抽出

共用サーバの既存システムから出力したCSVデータを、Excelのワークシートにインポートします。CSVはカンマ区切りのテキストデータです。メモ帳エディタで開くと、カンマ記号が目立ちますが、EXCELワークシートで開くと、カンマ記号が列の区切りということが解ります。EXCELと同じデータ表ですが、CSV形式のままでも、作業ができることは出来るのですが、EXCELの仕様で数式などを使うデータ操作で支障が出ることがあり、EXCEL形式(拡張子が.xlsx)で保存しておくとよいと思います。

CSVデータで、4行1組の表が、出力されている場合です。

1行目から4行目まで1表

5行目から8行目までが2表、

という連続データです。

このような場合、A列に1列挿入して、1表の1行目2行目3行目4行めの右端に1,2,3,4と連続データを入力して、4行セットで下方向にフィルコピーします。

CSVのデータは、表の書式設定に不向きなので、行頭に連番を入力することで、データ加工の手掛かりになり、オートフィルタでデータ抽出や、各表データの比較などが容易で見やすくなります。