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EXCEL2:ゼロをとる

エクセルでワークシートのゼロ値を表示させない方法は、IF関数を使うなどいくつか御存じだと思いますが、ワークシート上に実際ゼロがある、と空白セルの見分けができなくなってしまいます。
実際に値があるセルなのに非表示にする場合、エクセルが消したゼロの値を忘れていない、という事をどのように知る事ができるでしょう。

たとえば、オプションの詳細設定で「ゼロ値のセルにゼロを表示する」のチェックボックスをオフにして、ワークシートのゼロ値を非表示にします。元々ゼロが入っていたセルを範囲選択すると、ステータスバーのオートカルクには、データの個数が「カウント」されています。COUNT関数を使っても同様の結果になります。

実際、ゼロ値が何処にあったのか、という場合は、「数式の表示」ボタン(ショートカットキー:Shift+Ctrl+@))で数式と同様に、ワークシートで非表示設定中のゼロ値が表示されるようになります。

別の手段でゼロ値を消す例に、条件付書式で[指定の値がゼロと等しい]場合に、フォントの色をセルの色と同色にすればよい、という考え方もあるかもしれません。この場合セル色を他の色に設定しない限りゼロ値が見えません。
通常のワークシートで、隠しておきたい数式の結果をわざわざフォント色を白に設定して、一見なにもやっていないように消してみせることが可能です。

EXCEL2:分数式をレイアウトする

EXCELのワークシートは分数式の入力に向かないし、EXCELでは単純に分数の計算がまったくできないならば話は簡単なのですが、セルの書式を[分数]にして、計算できるといえば出来てしまうので、エクセルで分数もできるとなると説明がかなり億劫です。
 

レポート作成するために分数式を表記しなければならないとしたら、数式テンプレートを呼び出す方法があります。[挿入]-[記号と特殊文字]-[数式] を展開すると分数式テンプレートが現れます。(これは、EXCELだけでなくWORDやPowerPointでも同様に出来ます。)この方法では、ワークシート上で分数式を計算する機能はありません。オブジェクトとして分数式をレイアウトしますので、レポートの図式をデザインできると思います。

また、[挿入]-[オブジェクト]のリストから[Microsoft数式 3.0]を選択すると、記号ツールバーと、PowerPointのプレースホルダのような枠線が出てきます。ツールバーに様々な数式入力に対応できる数学記号、分数用のボタンも見つかると思います。数式エディタを起動して、数式を作成してワークシートにコピペして配置できますが、既定で枠線の色が付くので、用途によっては枠線の色を非表示にするのが手間かもしれません。
 

もっと単純に、EXCELで分数のまま記録しておきたい場合ですが、たとえば、単純に1/2(2分の1、小数で0.5と同じ値)を入力したいのですが、2分の1 とそのまま 1/2 とベタ打ちすると1月2日になっています。

このあたりからEXCELは面倒くさいので、エクセル自体の仕様を知っていてあげなければ、という事態です。

あらためてセルに、1/2 を入力してみることにします。

セルをアクティブにして、半角スペース1回、そのあと 1/2 と入力すると、日付(1月2日)になりません。1/2 はセルの左寄り、[文字]として入力されています。もう少し分数らしく表現するには、セル書式からフォントの設定で、1を上付き、2を下付きにする、などとよく言われています。

セルをアクティブにして、0の値を入力してから、上記と同様、スペースを1回、1/2 と入力すると、1/2 が右寄りになります。計算が出来るのは、セルの右寄り、つまり数値として入力できた場合です。この場合は、上付き、下付きの設定が出来ませんのでちがいがお分かりになるかと思います。

EXCEL◇単位千円で加減

[単位:千円]で表示すると 

1,000円 = 1千円 なので、1,000 が1

1万円 が 10千円

10万円 が 100千円

100万円 が 1,000,000円で 1,000(千円)になります。

[単位:千円]で前年度と今年度4~12月データ比較表を作成しました。

3行×10列の表で

行が年度、2行、H23年度、H24年度の2年分

列が月別、4月~12月、9ヶ月分で「各月データ/1000」の値が列方向に並びます。

3行目、年度2行の下行に H24-H23 という数式を作成します。

[単位:千円]で表す数値は、ROUND関数(セル参照,‐3)と同じですが、 H24-H23 を計算すると、±1の誤差が出てしまいます。気付かないかもしれません。

1の位で

H24の値が0-H23の値が 1  で  0- 1= 0

H24の値が8 -H23の値が 4 で 8-4 = 3

[単位:千円]で1/1000にして表示した数値を、×1000 で[単位:円]の桁数に戻して計算してみると、実際の金額は1,000円未満のようですが[単位:千円]で1千円に切り上げされていて、EXCELが「1,000円あったよ」と言ってきます。実際の金額より増えていたり、計算上で1,000円分が消えていたり、各月でいろいろな結果が混在して出てきて、つじつまを合わせなければと困ってしまいます。EXCELがやる仕事はこんなアバウトな感じなんですけど、人間がお仕事するオペレータの方が、EXCELに振り回されてぼやいてばかりでは、お仕事になりません。このまま黙々とEXCELを認めていると嫌われてしまうと思います。千円も過不足があるなんて、会社で大問題ですから!

このような時はまず冷静に、[単位:千円]で千円未満を切り捨てしいる計算している元々の数式を撤回して、計算結果をよく観察します。

また、実際の金額は1の位まで数字があることを考えます。

さきほど、100円の位を四捨五入では計算が合わない、駄目だったので、100円の位でROUNDUP関数で切上げ、または、ROUNDDOWN関数で切捨て、などと試して結果を比較します。

それでも結果が揃わなければ、

10円の位で ROUND(金額セル,-1) にしてから

さらに

100円の位で ROUND(金額セル,-2) の結果を出して、丁寧に数式を合わせていきます。

表全体を狂わさないコツは、部分的に修正するのではなく、修正した作業状態を更新する度に、行全体(列全体)に数式をコピーして確認します。確実に正しい結果が求められる数式を、オペレータ自身が「決める」ことです。

さらに「よく見る」こと。切上げした値が入ったセルを選択して、セルの値を見ると、小数点以下の1,000円未満の値が表示されていますので、それらを改めて整数値にします。

EXCEL表で見えている数値は「表示形式」ですので、[単位:千円]の値ですが、計算式は元の金額で計算されていますので、小数点以下を消してみます。整数値だけ抜き出し、整数値のデータを右隣りの列に直接手入力で打ち直ししても、それほど時間はかかりません。関数式を使ってもできますが、それでほとんど解決していると思います。

EXCEL◇EXCELで差込みできるかも

Excelで、Word文書の差込み印刷みたいな事ができれば便利でしょう。Excelで作成してある書類の「個別番号」や「名前」、あるいは「請求金額」のセルに、データリストをリスト順に代入する仕掛けを作っておけばよいわけです。

リストのデータを1件ずつコピペしたり入力したりする作業ばかりに時間をかけるより、数式を使って効率的な帳票にする事を考えます。

そのうち、Excelのワークシートで、リストの差し込みができるようになればいいと思います。

EXCEL◇EXCEL帳票シート試作

ここ数年の不景気から、なんとなく正気にかえってきて、バーチャル的マイナス勘定をちゃんと見直そうかと、そうしないと、節約生活を楽しめない、もっと遊びたいのに実現できない、夢を見ることしかできません。

昨日は「収入振替概算シート」をいうツールを作成してみました。私は個人で普通預金通帳を複数の銀行に作っているのですが、10数年来お給料が1社のみでなく、入金日も会社毎に違うので、銀行引落しなど残高不足で引落エラーになったり、その後のすべての支払が滞ってしまわないように気を付けています。

「振替」用の数式がうまく出来ませんでした。結局数式を使わずに、合計金額を手入力をする事で落ち着きました。