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EXCEL WORKSHOP TRIAL

EXCEL：いまさら「エクセルとは」

2000～2001年、約2年OAインストラクターを初体験しました。公務公共にIT導入支援というプロジェクトは縁の下の力仕事なみ、とてもやりがいがありましたが、それ以降OAインスト職はなかなか決まりませんでした。インストラクター職にこだわって勉強を続けるよりも、EXCELを活用するオフィスワークを希望して、派遣でOAオペレータ職にエントリーして就業先を紹介してもらいました。インストラクターは、EXCELテキストのサンプル例しか知りません。お仕事でEXCEL表を使っている受講生の質問に、自信を持って対応できなかったからです。

IT講師を続けていたら、EXCELやWORD、ACCESSも、それほど理解出来なかったかもしれません。オフィスワークで使うPCは、とても貴重な経験でした。

2005年頃に再び、新宿の某ビジネススクール主催で都立校OAインストの求人情報をWEBサイト見ました。ちょっと懐かしくなって面接希望、各現場１名のスタッフが、知恵を出し合える情報交換掲示板などが用意されていると伺いました。面接担当の先生と、いろいろ思い出ばなしになりました。

2010年、都内某ビジネススクールで「職業訓練認定校」のパソコン講師募集の情報を見て、面接を受け、説明会に参加、5年に1度インストラクターの機会が巡ってくる、東京都立校でOAインスト以来10年ぶりに、いままでの自分自身を振り返る意味で、OA講師にエントリーしてみました。
面接の当日出題は「WORDかEXCELで、5分くらいのデモ講義をやって下さい」というものでした。EXCELを選んで、会議室で3人の面接担当の前に立ち、ノートPCのEXCELを立ち上げてプロジェクタに映った白紙のワークシートを見て、うまく説明できない状況だけれど、喋れなくなっている自分に気が付きました。上手に喋ろうと緊張していたのではなく、どういえばいいのか「教えたくないな」とふと思ったのです。
3名の面接担当の方々を目前に、 準備していた内容をその場で変更、その時思いついたネタを話してみました。それがEXCEL WORKSHOP の EXCELの初回タイトル「Ａ列に連番」

デモ講義で「EXCELとは、」と切り出してから、5分間がやたらと長く感じました。IT講師を引き受けた初心者の頃は、堂々と120分の講義を気持ちよく余裕でやりきれたのに、と。

実際、1ヶ月契約した職業訓練認定校のサブ講師を単発2日間出勤して、他の待機中のベテランの方に代わっていただきました。OA講師を希望して登録していて、出番を待っている先生方は大勢いらっしゃると思います。

また、就活中の職業訓練校の受講生のみなさんは、はじめてPC操作を教わるわけではないと思うのですが、初心に還って、最初からPC操作を習うように、黙々と受講しています。講師だけを続けて来られた先生方には、かなわないかなと思います。

せっかく10年ぶりにOA講師の職場に戻れたのですが、あの頃の自分に戻れる気がしなかったのです。事務職やOA職で、WindowsPCやネットワークを学んで、実践的な端末操作を身につけてしまっているので、改めて「パソコンを教科書で教える」こととはまた別の、パソコンの面白さを、教えられない職場だったと感じました。

職業訓練が、どんな雰囲気でどんな受講生が来ているのか、興味があっただけかもしれません。勤務中に、別件応募していた他社からの電話連絡を受けてしまったり、短期の案件だったので、どちらも掛け持ちでやれないかな、などと曖昧な返事をしていました。

自分の代わりは、誰でもやれるという気もします。

「EXCELとは」

Webサーチエンジンで用語の意味を調べたいとき、「何々とは」と調べたい用語のあとに「とは」と続けて入力すると、その言葉が含まれているページの中からさらに、主に用語の語彙について書かれているページが優先的に表示される、という事です。
キーワードによっては、カタログや価格表など商用ページに数多く含まれるものがあるからだと思います。

「エクセルとは」「ＥＸＣＥＬとは」で、検索された出てきた結果のページのうち、本文の１行目を書き出してみました。

＞Google
エクセル（Excel）は、Windows（基本ソフト、OS）でおなじみの米国Microsoft社が開発したアプリケーションソフト（応用ソフト）です。

＞PC玉手箱TOP
エクセルとは・・・
表を作成し、データの集計や分析を行うことができるソフトウェアです。

＞ニコニコ大百科
Excelは正式名称”Microsoft Office Excel（マイクロソフト・オフィス・エクセル）”といい、Microsoft Officeを構成する一連のアプリケーションの中でも、Microsoft Wordと並んでその中心的存在となっている。

＞Yahoo知恵袋、エクセルとワードの違い
エクセル＝表計算ソフトの事で、請求書や見積もり書 などの作成に使います。表の作成で計算式が入ります。

＞＞Yahoo知恵袋、エクセルとワードの違い
エクセルは表計算、グラフ作成、関数計などが出来、家計簿、グラフ作成、経理で役立ちます。マクロと言う機能もあり知識があれば非常に役立つソフトです。

＞できるネット　Excel（エクセル）とは
「Microsoft Excel」（マイクロソフトエクセル）は、ビジネスの現場で広く使われている表計算ソフトウェアです。データを表にまとめて関数で計算を行ったり、グラフを作成したりできます。

＞Wikipedia
Microsoft Excel（マイクロソフト・エクセル）は、マイクロソフトがWindows及びMac OS向けに販売している表計算ソフトである。

以上

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EXCEL◇手順書作成の手順

既に作業手順書が準備されている、ということはそのプロジェクト現場には頼れるベテランスタッフがいるという事です。作業手順書や作業ツールは、出入りのITエンジニアスタッフばかりでなく、システム担当者や事務スタッフが各自作成します。


後任スタッフに仕事を引継ぎする時、作業手順を伝えたときのノートを、すぐにWORDかEXCELに入力してもらうようにしています。

作業手順を教わった直後に、もうオリジナルの手順書が出来上がっていて、後日新入のスタッフが加わった際に、作業手順について教えられるように準備してもらうのです。

箇条書きのメモやノートも、ファイルにしておくと便利です。

ページをレイアウトしたり、画面イメージやイラストを挿入したり、コンテンツ制作やドキュメント作成の練習になります。ファイルを保存して、毎日作業を継続していると、手順書にメモ書き、内容が追加され、作業を身につけながら、手順書の方も完成させていきます。

別シフトで作業するスタッフ達が、出来上がったオリジナル手順書を使って、作業内容が理解できれば、成果になり評価があがります。

共有フォルダに、過去に同様の作業に関わったスタッフ達のオリジナル・作業手順書が、圧縮フォルダに保存されていたりします。スタッフによって作業手順書の体裁が様々なので、参考になり、面白いと思います。

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EXCEL◇データベース操作の準備

Excelデータベース操作の基本はデータ表に空白行がない状態、A列かどこか表の1列が入力済みの一連のデータで埋まっていることです。

それから、データがすべて表示されていること。

共有で、作業中のシートにオートフィルタが設定されているのに気付かない事があります。行番号が青文字になっている場合です。また「非表示」行がある場合も要注意です。

既にシートがレポート表になっていて、表のタイトルが「セル結合」などデザインされていたりして、列選択やフィルタ操作がいったん出来ない様に設定されている時もあります。

データベース操作に書式設定はほとんど必要ありません。元データのシートをコピーしてレポートのデザインイメージをとっておいて、作業するシートの表でタイトルなどの行は削除し1行目からデータ表にします。操作のエラーがあってもなくても、作業シートをコピーしてバックアップとして保存しておくと、作業に集中できると思います。バックアップは、データが消えたり元に戻せなくなったりパソコンに何か問題が起こった時にその前の時点に手順を戻すための一番良い対策です。なにごとも問題無いのがなによりで、取り越し苦労かもしれませんが、事前にシート1回コピーして保存しておく操作は、誰でも簡単に出来ることですから、億劫がらない事が肝心です。

あとは、データの1行目は各列の項目名(フィールド名)があってもなくても構いませんが、データ数をカウントするとき列の名前があればデータ数は行数-1になること等です。

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EXCEL◇よく使うメニュー

仕事でよく使うExcelのメニュー、

たとえば 「データ」 →「フィルタ(オートフィルタ)」とか「並べ替え」

「区切り位置」「ウィンドウの整列」です。

「桁区切り」「桁上げ(下げ)」も経理データ処理でよく使います。

「印刷プレビュー」は、ユーザ様向けにたびたび回答したEXCELメニューです。

「書式のコピー」ボタンをダブルクリックして、コピー操作する事もよくあります。書式のコピーボタンは、シングルクリックでは1箇所だけ書式をコピーしますが、ダブルクリックで書式コピーを何度も繰返し、複数セルに書式の貼付けができます。


EXCEL操作する時、メニューやツール名と各仕事先のスタッフさんとをセットで覚えていたりします。教わった手順をそのまま、覚えたEXCELの操作で、過去の仕事経験を次の仕事で、繰り返し活用することができます。

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EXCEL◇空白行を削除する

EXCEL表でデータ加工作業をする場合、まず、データ表に空白行がないかを確認します。データ表がその空白行で区切られて、上下2表に分かれてしまうからです。タイトル行と接している上表の結果しか出ません。

作業手順書など、EXCEL行に文章入力するスタッフは、セルに入力すると改行して空白行を入れる習慣があるかもしれませんし、また途中のどこかの1行を行選択、Deleatしてデータを消しただけで「行の削除」をしないと、空白行が出来てしまいます。

表全体の行数、最終行が何行目のデータ表か確認して空白行は「行を削除」します。

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EXCEL◇データのおみやげ

OAオペレータ初心者の頃、作業データを保存したFD（フロッピーディスク）を、自宅に持ち帰ったことがあります。

社外秘で、持ち出せないデータもたくさんある中で、自宅に持ち帰ることができる機会というのは希少です。

データベースの本番作業をするには、熟練といえるくらいの練習が必要だと思います。手元に手順書があっても、手順書の一連の操作に慣れて理解するのに、相当時間がかかってしまいましたので、自宅にパソコンがあるのなら練習しておきなさい、と言われたような気がしました。

機密データの持ち帰りなど本当はダメなんだと思いますが、一度アレ（データ持ち帰り）をやると何故か、次の勤務先でも、その次のプロジェクトでも、なんにも喋っていないのに、データを持ち帰ることができるようになります。

作業場から帰る時に下りのエレベーターの中で、その日に作業で使ったフロッピーディスクを、おみやげにと手渡された事がありました。

おみやげに持ち帰ったEXCELデータは、それぞれ懐かしい思い出です。

最近は、自宅PCにメールで手順書が届くことはあります。個人情報保護法やPマーク取得事業者でのプロジェクト勤務、セキュリティ・マネジメントがブームになり、USBメモリが普及してデータセキュリティ管理等が徹底され、データの持ち帰りの機会は滅多にありません。データベース管理やデータ操作に馴れてきたことで、短時間で問題解決、即日で完了できる作業など、技術面でよりスマートで恰好良い仕事ぶりが求められているのでと思います。

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EXCEL◇そもそものExcelオペレータ

パソコンをはじめたばかりだった頃に、学校や公民館でOAインストラクターやIT講習講師を担当しました。

講習会テキストでEXCELを学習しましたが、テキストのサンプルデータで5行×5列の表作成、SUM関数で合計、AVERAGE関数で平均値、全体合計値と各項目の構成比、グラフ作成など。EXCELとはどんなソフトなのか、EXCEL操作を実習する講習です。

しかし、実際、オフィスワークでEXCELはどのように使われているのだろう。

EXCEL2000は65536行あるけど、5×5行の表を作成して、あと6万5千5百行余りも空白行、EXCELとは、いったい何に使うのだろう。

実際、講習会の受講生の方からの問い合わせに対応できずに、困った経験があります。「問屋さんから送信されてきた経理データ」という、色付きでキレイな表だったのですが、講習会のテキストにはそのような実例が載っていません。「実はパソコンで事務経験がないので、経理のEXCELはよく解りません」と恐縮して、パソコンの先生などと呼べないかしら、と。

その後「オフィスでEXCELがどんな風に使われているか、知りたい」と相談すると、OAオペレータの職場に案内されました。


お陰さまで、いまやパソコンで経理や決算データ処理も出来るし、EXCELで数万行以上の顧客データベースを集計したり、売上実績管理表、基幹システム等の運用管理などまで、出来るようになりました！

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EXCEL◇マクロでできない仕事

Excelマクロは、繰返しの操作を登録する単純な作業に向きますが、例外的なデータが多い場合や込み入った手順、1回だけの操作の場合にはあまり使われません。

マクロを考えている時間は、EXCEL表のデータ処理する作業自体は全然進んでいませんので、マクロを作った方が効率的かどうかを、短時間で判断しなければなりません。その日の作業は、実際のデータ処理の作業が「ゼロ件完了」で、つまりぜんぜん進んでいない．．
この案件はマクロではムリ、と判断したら、即座に1件ずつ入力作業したり、根気のいる照合作業に切り替えなければなりません。

マクロができる上級技術者なのに、この案件はなぜマクロで作業出来なかったのか、説明できなければなりません。

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EXCEL◇データベースの合計行

EXCEL表の合計は、たいてい一番下の行にあります。

しかしながら、新着データが日々追加されるような表は、EXCELデータの行数が続々と増えていきます。合計行が最下行にあると、合計行の手前に新着データを追加、挿入しなければならない仕組みになってしまいます。また、データが増えて数百、数千行になると、一番下の行が集計結果では、見づらくなってくるし、数式がずれてくるかもしれません。

そこで、ワークシートの上方に、合計やデータ表の集計結果を表示するスペースを作ることを考えました。

データ表の一番上の項目行は、10行目あたりにします。次行からデータ表を下方へ追加していきますが、ワークシートには充分に余裕があります。データベースの項目行にオートフィルタ設定できますので、条件付きデータ抽出を実行することも可能です。

合計の値や、件数など、１～９行目の空白のセルどこかに、関数式を作って、集計結果が見られるように準備しておきます。データ表とは異なるフォントやフォントサイズにしたり、分かりやすくデザインすることもできます。データ管理が比較的、楽になると思います。