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EXCEL2:分数式をレイアウトする

EXCELのワークシートは分数式の入力に向かないし、EXCELでは単純に分数の計算がまったくできないならば話は簡単なのですが、セルの書式を[分数]にして、計算できるといえば出来てしまうので、エクセルで分数もできるとなると説明がかなり億劫です。
 

レポート作成するために分数式を表記しなければならないとしたら、数式テンプレートを呼び出す方法があります。[挿入]-[記号と特殊文字]-[数式] を展開すると分数式テンプレートが現れます。(これは、EXCELだけでなくWORDやPowerPointでも同様に出来ます。)この方法では、ワークシート上で分数式を計算する機能はありません。オブジェクトとして分数式をレイアウトしますので、レポートの図式をデザインできると思います。

また、[挿入]-[オブジェクト]のリストから[Microsoft数式 3.0]を選択すると、記号ツールバーと、PowerPointのプレースホルダのような枠線が出てきます。ツールバーに様々な数式入力に対応できる数学記号、分数用のボタンも見つかると思います。数式エディタを起動して、数式を作成してワークシートにコピペして配置できますが、既定で枠線の色が付くので、用途によっては枠線の色を非表示にするのが手間かもしれません。
 

もっと単純に、EXCELで分数のまま記録しておきたい場合ですが、たとえば、単純に1/2(2分の1、小数で0.5と同じ値)を入力したいのですが、2分の1 とそのまま 1/2 とベタ打ちすると1月2日になっています。

このあたりからEXCELは面倒くさいので、エクセル自体の仕様を知っていてあげなければ、という事態です。

あらためてセルに、1/2 を入力してみることにします。

セルをアクティブにして、半角スペース1回、そのあと 1/2 と入力すると、日付(1月2日)になりません。1/2 はセルの左寄り、[文字]として入力されています。もう少し分数らしく表現するには、セル書式からフォントの設定で、1を上付き、2を下付きにする、などとよく言われています。

セルをアクティブにして、0の値を入力してから、上記と同様、スペースを1回、1/2 と入力すると、1/2 が右寄りになります。計算が出来るのは、セルの右寄り、つまり数値として入力できた場合です。この場合は、上付き、下付きの設定が出来ませんのでちがいがお分かりになるかと思います。

EXCEL◇レポート仕上げは値貼付け

「レポートは、値貼付けで上書きして出してください」と指示をもらいました。

レポート仕上げは値貼付けでよいということは、要するにシートに作成した数式やマクロは納品に必要ないということです。

EXCELデータで納品する時は、作ったマクロを解放して、削除しておいた方がよいです。時間を掛けて仕掛けを考えて、頑張ってEXCELで数式やマクロを作ったのに、見てもらったり評価してもらうことが出来なくて、等と言うスタッフさん達がいたりします。

お客様が求めているのは、会議資料で使う図表やグラフ、データの結果だけです。「印刷して提出して下さい」とだけの場合もあります。せっかく作ったマクロまでは見てもらえないわけなのです。

EXCEL◇データベース操作の準備

Excelデータベース操作の基本はデータ表に空白行がない状態、A列かどこか表の1列が入力済みの一連のデータで埋まっていることです。

それから、データがすべて表示されていること。

共有で、作業中のシートにオートフィルタが設定されているのに気付かない事があります。行番号が青文字になっている場合です。また「非表示」行がある場合も要注意です。

既にシートがレポート表になっていて、表のタイトルが「セル結合」などデザインされていたりして、列選択やフィルタ操作がいったん出来ない様に設定されている時もあります。

データベース操作に書式設定はほとんど必要ありません。元データのシートをコピーしてレポートのデザインイメージをとっておいて、作業するシートの表でタイトルなどの行は削除し1行目からデータ表にします。操作のエラーがあってもなくても、作業シートをコピーしてバックアップとして保存しておくと、作業に集中できると思います。バックアップは、データが消えたり元に戻せなくなったりパソコンに何か問題が起こった時にその前の時点に手順を戻すための一番良い対策です。なにごとも問題無いのがなによりで、取り越し苦労かもしれませんが、事前にシート1回コピーして保存しておく操作は、誰でも簡単に出来ることですから、億劫がらない事が肝心です。

あとは、データの1行目は各列の項目名(フィールド名)があってもなくても構いませんが、データ数をカウントするとき列の名前があればデータ数は行数-1になること等です。

EXCEL◇四則計算と SUM関数

Excel関数をマスターして、様々なサンプル例を学ぶことになりますが、実際に職場では、システムツールなどで、それほどレベルの高い関数式やプログラムを使っていません。たとえば、月次決算表にしても、合計セルはSUM関数で集計をするだけです。

もともと決算書類は手書き伝票を転記して、電卓や算盤で集計していたものを、今はシステム入力するパソコンで作業しているわけで、それほど複雑な計算はしていません。足し算ならA+B+Cなど、関数も使わずに、四則計算式で充分なのです。

データが十数行以上になると、SUM関数が必須です。プラス記号(+)で各行を加算入力すると、数式が長くなりすぎるので、四則計算式だけで数式を作ると、限界を感じます。

SUM関数なら、マイナス値のセル・データでも気にせず、セル範囲を加算する計算式になるので、意外と便利です。

EXCEL◇データベースの合計行

EXCEL表の合計は、たいてい一番下の行にあります。

しかしながら、新着データが日々追加されるような表は、EXCELデータの行数が続々と増えていきます。合計行が最下行にあると、合計行の手前に新着データを追加、挿入しなければならない仕組みになってしまいます。また、データが増えて数百、数千行になると、一番下の行が集計結果では、見づらくなってくるし、数式がずれてくるかもしれません。

そこで、ワークシートの上方に、合計やデータ表の集計結果を表示するスペースを作ることを考えました。

データ表の一番上の項目行は、10行目あたりにします。次行からデータ表を下方へ追加していきますが、ワークシートには充分に余裕があります。データベースの項目行にオートフィルタ設定できますので、条件付きデータ抽出を実行することも可能です。

合計の値や、件数など、1~9行目の空白のセルどこかに、関数式を作って、集計結果が見られるように準備しておきます。データ表とは異なるフォントやフォントサイズにしたり、分かりやすくデザインすることもできます。データ管理が比較的、楽になると思います。