送信元は霞が関の省庁だったのですが、「エクセル文書」がメール添付されていました。A4縦・縦書きのEXCELワークシートです。印刷プレビューを開くと風変りな文書なのですが、文句が言えない。
縦書きの部分は書類の見本のようです。A4横で縦書き文書の「見本」で、デスクの左側に置いた書類の右半分、縦書きのタイトルから本文前半を見せているイメージです。また書類見本の下方には、横書きで注意書きが付記されています。
画面右側には、＊印やフォント太字、傍線など、書式の注釈箇所を記した図形描画の線や矢印を配置してレイアウトしています。
WORDではこのようなレイアウトは難しいと思います。
印刷プレビューで、枠線が消える状態で一見普通のA4文書に見えるのですが、EXCELの枠線を活かして、力作だったと思います。
メール添付ファイルや、ポータルでダウンロードしたPDFファイルのように、郵送された封書やペーパー冊子、専門誌、あるいはワープロ全盛期からキャビネットにある古いファイル、コピー資料等を、スキャナーで取込んで保存すると、パソコンでデータ共有やアップロード、インターネット閲覧もできるようになります。また、紙の書類を一度エクセルやワードに入力すれば、パソコンであとで編集したり何度も使える便利な電子ファイルになります。過去ファイルを部分的に引用してコピペて、年月日を「当年度」や「今月」に変更し、過去の書類も本日付で手軽に発行できるようになります。
最初に一度パソコンで文章を入力するのが少し億劫かもしれませんが、書式全部を入力する時に一度全文を丁寧に読む機会になります。なにか読みながら入力する仕事を毎日の習慣にすると、パソコンが上達すると思います。
ちなみに印刷は既定で、ワードでA4縦、パワーポイントでA4横、というのが定番ですが、Excelなら縦、横どちらでも出力できます。プリントするとき印刷プレビューを見てはみ出したページが次ページで出力されないように印刷プレビューで確認して下さい。