勤怠管理のタイムシートをEXCELで作ってみます。
1シート1ヶ月分として、表の左端列に[日付(当月1日~月末日)]を行方向に入力します。
右隣り列に[曜日]
[日付]と[曜日]は、日付書式を設定します。
[セルの書式設定]の[表示形式タブ]、[分類]リストから[日付]を選択すると、日付書式が表示されてきます。
「〇月〇日」がシンプルに使えると思います。
セルには 1/1 と日付を入力して、2013/1/1 の日付に「〇月〇日」の書式を設定します。1/1 と入力したセルを[コピー]、[書式の貼り付け]で書式を揃えます。
先に1日から月末日まで入力して、範囲選択して[セルの書式設定]を操作すると、一括で書式が変換されます。
[日付]の[種類]「〇月〇日」 を選択した状態で、[分類]リストの一番下[ユーザ定義]に切替えしてみます。[種類]の一番上に[書式]が表示されています。
m”月”d”日”
m は month(月)
d は day(日)
書式にテキスト文字列を使う場合は、半角ダブルクォーテーション記号(” ”)で囲みます。
曜日の列は、日付を入力して、ユーザ定義で書式を aaa と手入力して設定します。
曜日を括弧に入れる場合は、”(“aaa”)” 括弧の記号は文字列になりますので、はじまりの括弧と閉じる括弧どちらも半角ダブルクォーテーション記号(” ”)で囲みます。
次の列に、勤務時間の項目を作成します。
開始時刻
終了時刻
休憩時間
毎日の勤怠の時間数と、月毎の合計勤務時間数が計算できる表です。
1日6時間以上勤務の場合、休憩時間を減算します。
終了時刻 ー 開始時刻 ー 休憩時間 = 勤務時間数/日
時間の計算は、一通りではありません。
セルに 半角で 9:30 のように入力して、[セルの書式設定]の[表示形式タブ]、[分類]リストから[時刻]を選択して、時刻の書式を設定します。
h: mm
h (hour) m (minutes) です。
□時□分(□:□)コロン記号(:)で区切って時刻を表示する場合に、時間(hour) と 分(minute)を、別の列に分けて入力することもあります。コロン記号(:)に1列使う例もあります。
EXCEL関数で、勤務時間数を集計することもできます。
月末に、EXCELタイムシートの勤務時間数の合計を数式で計算して、電卓をたたいて合計した時間数と、結果が合っていれば提出できます。
節電対策、残業超勤削減、フレックス勤務やシフト勤務など、時間の計算がややっこしく複雑になりますが、パソコンで入力する勤怠システム管理が導入されています。タイムカードやタイムシートと併用する事業者もありますし、それぞれに色々な勤怠管理を実施しています。
朝9時頃出社して、社内にいるのに、PCの起動や勤怠システムにログインするのに時間がかかって、出勤時刻の朝9時を過ぎてしまうと、「遅刻」が記録されてしまいます。忙しい朝、少し早めに出勤してPC起動しなければなりません。